[술술 읽히는 업무 해설집] 공문서로 행정 업무 완성하기

문서는 행정 업무 수행에 있어 필수적인 요소입니다. 그중 공문서는 회사를 대표하여 공무상의 목적으로 전달하거나 접수하는 문서이므로, 더욱 신중한 작성이 요구되는데요.

이번 술술 읽히는 업무 해설집에서는 네이버웍스 결재의 공문서 기능을 통해 공문서 양식을 제작하고 수·발신하며, 문서 내역까지 손쉽게 조회하는 과정을 알아보겠습니다.

그럼 지금부터 업무 해설집을 펼쳐볼까요?

체크 포인트 1. 공문서는 언제 어떻게 작성하나요?

공문서는 공무상의 목적으로 작성하는 문서입니다. 개인 용도가 아닌 조직 내외부의 공식적인 의사소통 수단으로 활용되는 문서이죠.

따라서 일관성을 유지하기 위해 표준 양식을 갖추고, 작성자는 공문의 내용이 신뢰성을 해치거나 위법 소지가 없는지 꼼꼼히 검토해야 합니다.

공문서의 종류

공문서는 목적에 따라 외부용과 내부용으로 구분됩니다. 공식적인 업무에서 두 종류의 문서를 정확히 이해하고, 상황에 맞게 활용하는 것이 중요합니다.

공문서 작성 예시

실무에서 자주 사용되며 정확성이 요구되는 문서 중 하나는 ‘외부 업무 협조 요청 공문’인데요. 그 작성 방법을 단계별로 살펴볼까요?

1. 두문: 문서의 시작

2. 본문: 내용 전달

3. 결론: 문서의 끝

다음은 이러한 구조를 바탕으로 완성한 ‘업무 협조 요청 공문서’ 표준 양식 예시입니다.

이러한 양식을 사전에 마련해 두고 공문서 작성 시 즉시 활용할 수 있다면, 구성원들은 통일된 형식으로 공문서를 보다 빠르게 작성할 수 있습니다.

체크 포인트 2. 공문서 양식을 제작할 수 있나요?

네이버웍스 결재는 공문 업무를 위해 ‘공문서 발신 신청’ 서식을 제공하고, 조직 상황에 맞는 공문서 양식을 추가하고 관리할 수 있도록 지원합니다. 관리자가 공문서 양식을 사전에 만들어 두면, 구성원은 ‘공문서 발신 신청’ 서식에서 해당 양식을 활용해 공문서를 작성할 수 있습니다.

아울러 외부에서 받은 공문을 접수할 때 사용하는 ‘공문서 수신 신청’ 서식도 제공하죠.

공문서 수·발신 신청 서식은 기본으로 제공되는 서식으로, 서식 내 컴포넌트를 수정하는 ‘서식 만들기’ 메뉴가 존재하지 않습니다.

2-1) 공문서 사용 설정

결재를 통해 공문서를 수신 및 발신하기 위해서는 Admin > 결재 관리 > 설정 > 결재 설정 메뉴로 이동합니다. ‘공문서 수·발신’ 항목을 ‘사용’으로 설정한 후 ‘저장’을 클릭합니다. 설정이 완료되면 공문서 양식을 관리하고, 수·발신 신청 내역 또한 조회할 수 있습니다.

2-2) 공문서 양식 추가 – ‘공문서명’과 ‘공문서 제목’

관리자는 공문서 작성 시 구성원이 참고 및 활용하는 공문서 양식을 사전에 제작할 수 있는데요. 네이버웍스 화면을 통해 자세히 알아보도록 하겠습니다.

먼저 Admin > 결재 관리 > 공문서 > 공문서 관리 메뉴에서 ‘공문서 추가’ 버튼을 눌러 새 양식을 추가합니다. 화면 상단에는 ‘공문서명’과 ‘공문서 제목’ 항목을 확인할 수 있습니다. ‘공문서명’은 공문서 양식을 구분하기 위한 식별자입니다. 구성원은 ‘공문서 발신 신청’ 서식에서 관리자가 설정해둔 ‘공문서명’을 선택해 원하는 양식을 불러올 수 있습니다.

반면 ‘공문서 제목’은 실제 문서 작성 시 수신자에게 기본으로 표시될 제목을 사전에 정해두는 항목입니다. 이때, ‘문서 제목 수정 불가’를 클릭하면 관리자가 사전 설정한 제목이 고정되어 작성자가 수정할 수 없습니다.

2-3) 공문서 양식 추가 – ‘발신 공문 항목’

‘발신 공문 항목’에서는 공문서에 표시할 항목들을 클릭해 추가할 수 있습니다. 우선 ‘발신 정보’는 ‘회사 정보’, ‘사업자 정보’, ‘직접 입력’ 중에서 하나를 선택하며, 선택한 정보가 공문서 상단에 기본값으로 표시됩니다.

‘회사 정보’, ‘사업자 정보’를 선택하면 경영지원 설정 > 회사 정보 > 회사 정보 관리 혹은 사업장 관리 내 기재된 회사명, 주소, 전화번호, 대표자 성명을 자동 반영할 수 있어요.

회사명 및 전화번호를 변경해야 한다면 Admin > 기본 환경 > 회사 정보에서 수정 가능합니다.

‘문서 정보’에서는 ‘공문서 번호’와 ‘시행일자’ 항목을 추가할 수 있는데요. ‘공문서 번호’는 화면 하단의 ‘공문서 번호’ 설정에 따라 결재 완료 시 문서에 자동 표시됩니다. ‘시행일자’는 공문서 신청일을 기준으로 자동 입력되며, 필요하면 작성자가 수정할 수 있습니다.

공문서는 공식 문서이기 때문에 신뢰성을 담보할 직인이 필요하죠. 따라서 ‘직인 정보’ 항목에서는 대표자 정보의 표시 형식을 선택할 수 있습니다. 이때 경영지원 설정 > 회사 정보 > 회사 정보 관리에 직인을 등록해 두었다면 ‘직인’을 선택해 대표자 이름 옆에 삽입할 수 있습니다.

또한 공동대표, 기관장, 총장 등 조직 형태에 따라 대표 직함이 달라질 수 있으므로, ‘대표 직함’에서 우리 조직에 맞는 명칭을 설정해 보세요.

2-4) 공문서 양식 추가 – ‘양식’과 ‘공문 기본 내용’

‘양식’에서는 지금까지 설정한 항목들을 조합해 완성될 공문서의 스타일을 선택할 수 있습니다. 네이버웍스 결재는 A, B, C 세 가지 양식을 제공하며, 각 양식의 우측 ‘미리보기’를 클릭하면 추가한 항목이 반영된 예시를 확인할 수 있습니다. 우리 회사에 가장 적합한 공문서 양식을 선택해 보세요.

‘공문 기본 내용’은 공문서 본문에 미리 제공되는 글 양식을 의미합니다. 공문의 내용과 형식을 갖추기 위하여 참고할 수 있는 기본 글 양식을 사전에 설정해 둘 수 있습니다. 또한 구성원은 작성 시 이를 확인하고 필요에 따라 수정할 수 있습니다.

2-5) 공문서 양식 추가 – 저장 후 사용 설정

새로운 공문서 양식 설정을 마쳤다면 하단의 ‘저장’을 클릭합니다. 저장된 서식은 Admin > 결재 관리 > 공문서 > 공문서 관리 메뉴의 공문서 목록에서 확인할 수 있습니다.

구성원이 ‘공문서 발신 신청’ 서식에서 해당 공문서 양식을 사용할 수 있도록 하려면, 해당 공문서 행 우측의 ‘사용 여부’를 ‘사용’으로 설정해 주세요.

체크 포인트 3. 공문서는 어떻게 발송하나요?

공문서 양식 설정이 끝났다면, 구성원은 ‘공문서 발신 신청’ 서식을 통해 공문서 발송을 위한 결재를 상신할 수 있습니다. 이때 ‘공문서명’을 클릭하면 ‘사용’으로 설정된 모든 공문서 양식이 표시되며, 이 중 원하는 양식을 선택해 문서를 작성합니다.

‘제목’은 결재자 및 내부 관리자가 참고하는 서식 자체의 이름이며, ‘공문서 제목’은 실제 공문서에 표시되는 제목입니다. ‘제목’은 필수 입력 항목이 아니며, 입력하지 않을 경우 ‘서식명_공문서 제목’의 형식으로 자동 표기됩니다.

‘공문 항목’에는 관리자가 지정한 항목과 함께 ‘담당자’ 및 ‘시행 일자’ 항목이 추가로 표기된 것을 알 수 있는데요. ‘담당자’에는 문서 작성자 이름이, ‘시행 일자’에는 발신 신청서 작성일이 자동 입력됩니다.

이는 해당 내용의 담당하는 사람이 누구인지 수신자에게 알리기 위한 정보들이죠. 해당 항목들은 수정 가능하며, 최종 공문서에 반영됩니다.

공문서 내용을 모두 입력했다면, 구성원은 ‘공문서 미리보기’ 버튼을 클릭하여 제작될 공문서 최종본을 미리 확인해 볼 수 있습니다. 이외에도 결재 시 참고할 ‘증빙 자료’나 ‘연관문서’가 있다면 함께 첨부해 보세요.

문서 상신 후 결재가 완료되면 문서 우측에 ‘공문서 인쇄’ 버튼이 생성됩니다. 해당 버튼으로 공문서를 다운로드하거나 인쇄하여 배포할 수 있습니다.

체크 포인트 4. 수신한 공문서를 문서함에 저장할 수 있나요?

‘공문서 수신 신청’ 서식을 사용하면 결재를 통해 수신한 공문서를 저장할 수 있습니다.

공문서 원본은 보관 부서에서 관리하지만, 해당 서식은 ‘우리 기관이 해당 문서를 접수했다’는 사실을 남기기 위해 발신처, 공문서 번호와 같은 메타데이터를 기록합니다. 이렇게 저장된 정보는 추후 문서를 검색하고 추적하는 데 활용되는 기록 창구 역할을 하게 되는 거죠.

‘공문서 수신 신청’은 외부에서 받은 공문서를 저장하는 데 의의를 두는 기능이기에, ‘공문서 발신 신청’과는 달리 별도의 양식 설정이 필요하지 않습니다. 따라서 통일된 하나의 서식을 통해 공문서의 기본 정보를 기재하고 상신하면, 결재 완료 후 결재 > 공문서함의 ‘수신’ 탭에서 해당 공문서를 조회할 수 있습니다.

공문서 ‘인쇄’ 버튼 클릭 시 PDF 형태로 공문서의 기본 정보가 조회되며, 파일로 저장하거나 결재 본문을 인쇄할 수 있습니다.

체크 포인트 5. 수·발신한 공문서는 어떻게 조회하나요?

5-1) 공문서함 (사용자)

공문서 수·발신 작성자 또는 결재자는 결재 > 공문서함에서 수·발신 내역을 ‘수신’ 및 ‘발신’ 탭에서 각각 조회할 수 있습니다. 공문서함의 검색 필터를 활용하여 원하는 신청 공문서를 손쉽게 찾아 보세요.

‘발신’ 탭의 발신 신청 공문서 우측에는 ‘인쇄’ 항목이 있어 신청 서식으로 돌아가지 않아도, 자동으로 제작된 공문서를 저장하거나 인쇄할 수 있습니다. 인쇄가 완료되면 발신 신청 목록의 ‘발급일’ 항목에 최종 인쇄 날짜가 표시됩니다.

관리자가 해당 공문서를 마지막으로 인쇄한 경우, ‘발급일’이 최종 인쇄일로 변경될 수 있습니다.

5-2) 공문서 신청 내역 조회 (관리자)

관리자는 우리 조직의 전체 공문서 수·발신 신청 내역을 조회할 수 있으며, 신청 목록을 엑셀 파일로 다운로드할 수 있습니다.

결재 > 공문서함이 구성원이 직접 작성하거나 결재한 공문서 신청 내역을 조회할 수 있는 메뉴라면, Admin > 결재 관리 > 공문서 > 공문서 신청 내역은 관리자 권한을 가진 일원이 조직에서 발생한 모든 공문서 신청 내역을 확인하고 저장할 수 있는 기능입니다.

따라서 공문서 신청 내역에서는 공문서함에서는 제공하지 않는 ‘상태’ 필터를 사용할 수 있는데요. 해당 필터를 활용하면 결재가 완료된 공문서 신청 문서뿐 아니라 결재 진행 중이거나 반려된 문서까지도 구분해 조회할 수 있습니다.

필요한 경우, 필터를 통해 원하는 조건에 맞는 신청 내역만 ‘검색’한 뒤 ‘다운로드’합니다. 문서가 많아 한눈에 내역을 파악하기 어렵거나, 데이터를 사내 시스템에 별도로 보관하고 싶을 때 유용합니다.

다운로드된 파일은 Downloads 폴더에 ‘history.xlsx’파일명으로 저장됩니다.

별책부록

코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록!

공문서는 정확한 의사소통을 위해 작성 시 반드시 고려해야 할 점들이 있는데요. 이번에는 공문서를 올바르게 작성하기 위해 유의해야 할 사항들을 몇 가지 짚어보겠습니다.

육하원칙에 따라 작성해 공문의 정확성을 갖추자

BEFORE) 가급적 빨리 제출 바랍니다.

AFTER) 2025년 9월 15일 (월) 18시까지 20명 이내의 참가자 명단 (성명, 소속, 연락처 포함)을 admin@naver.com으로 제출해 주시기 바랍니다.

위의 BEFORE공문 내용을 보면 표현이 불명확합니다. ‘빨리’라는 기준이 언제인지, 그리고 어떤 문서를 어떤 방식으로 제출해야 하는지도 알 수 없습니다. 따라서 공문의 정확성을 갖추기 위해서는, 육하원칙을 활용하여 기안이 전달하고자 하는 내용을 명확히 해보세요.

공공 언어로 작성하여 공문의 용이성을 갖추자

BEFORE) 이번 사업은 B/F 계획에 근거해 진행됩니다.

AFTER) 이번 사업은 OO기관의 2025년도 예산편성지침에 따라 추진됩니다. 본 사업의 총예산은 3천만 원이며, 세부 내역은 아래와 같습니다. 해당 예산은 25년 12월 31일(수)까지 사용 가능합니다.

공문서는 쉽게 읽고 이해할 수 있어야 합니다. 따라서 ‘B/F 계획’처럼 조직 내부에서만 통용되는 전문 용어나 일반적으로 쓰이지 않는 약어는 사용하지 않는 것이 좋습니다. 수신자 입장에서 어려운 표현은 피하고, 누구나 이해할 수 있는 공용어로 작성해 보세요.

위압적인 표현은 피하여 공문의 협조성을 갖추자

BEFORE) 각 부서 담당자는 OO사업 추진 실적 보고서를 admin@oo.go.kr로 작성할 것

AFTER) 각 부서 담당자는 2025년 9월 15일 (월)까지 OO사업 추진 실적 보고서를 admin@oo.go.kr로 제출해 주시기 바랍니다.

공문서는 업무 협조나 행정 업무에 따른 협업을 위해 작성되는 경우가 있습니다. 따라서 수신자를 존중하는 표현을 갖추는 것이 중요합니다. 조직 내 상하 관계가 있더라도 원활한 업무 수행을 위하여 상호 존중의 의미를 담아 협조적인 표현을 사용해 보세요.

술술 읽히는 업무 해설집 episode 15.에서는 공문서의 정의부터 시작해, 네이버웍스 결재의 공문서 신청 서식으로 문서를 수·발신하고 내역을 조회하는 방법까지 살펴보았습니다. 조직 상황에 맞춘 통일된 공문서 양식과 신청 서식을 활용하면, 기관 간 의사소통을 보다 일관되고 체계적으로 관리할 수 있을 거예요. 마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!

결재 담당자라면 꼭 알아야 하는 것

1. 공문서는 직무상 작성하고 처리한 문서를 의미합니다.
2. ‘공문서 발신 신청’ 서식은 공문서 발송 전 조직 내부에서 결재를 받기 위해 사용하며, 관리자는 구성원들이 활용할 공문서 양식을 추가·관리할 수 있습니다.
3. ‘공문서 수신 신청’ 서식을 작성하면 결재 과정을 거쳐 수신한 공문서를 저장할 수 있습니다.
4. 결재 완료된 공문서 수·발신 신청 목록은 결재 > 공문서함에서 확인할 수 있습니다.
5. 관리자는 Admin > 결재 관리 > 공문서 > 공문서 신청 내역 메뉴를 활용하여 우리 조직의 전체 공문서 수·발신 신청 내역을 조회하거나 다운로드할 수 있습니다.

지난 술술 읽히는 업무 해설집 시리즈가 궁금하다면 →

• 1편 : 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리
• 2편 : 연차의 모든 것 1. 연차는 며칠을 줘야 하나요?
• 3편 : 연차의 모든 것 2. 언제까지 쓸 수 있게 하나요?
• 4편 : 연차의 모든 것 3. 연차 촉진, 어떻게 해야 할까요?
• 5편 : 특별 휴가로 직원 만족도 끌어 올리기
• 6편 : 업무 효율을 높이는 유연근무제
• 7편 : 근로 시간 어떻게 관리해야 할까요? 출퇴근 예외 상황 모음집
• 8편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 개념편
• 9편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 실전편
• 10편 : 결재 서식의 모든 것 1. 우리 회사
  첫 결재 서식
  만들기 A to Z
• 11편 : 결재 서식의 모든 것 2. 실무에 꼭 필요한 결재 서식 제작 기능 총정리
• 12편 : 결재 서식의 모든 것 3. 기본 제공 결재 서식 200% 활용법
• 13편 : 결재 문서 리포트로 필요한 문서 내용만 쏙
• 14편: 수신 기능으로 결재 문서 바통터치 하기

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