회사에서 하루에도 몇 번씩 오가는 단순한 질문들.

“출장비 기준이 어떻게 되나요?”
“야근 식대 어디까지 인정되나요?”
“이 규정 최신 버전 맞나요?”

….

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누군가는 매번 답해야 하고, 조금만 헷갈려도 오류가 발생하기 마련이죠.

늘어나는 경영지원, 경리, 총무 업무가 부담이라면 사내 규정 관리 자동화가 필요한 시점입니다.

이번 글에서는 네이버웍스를 활용해 복잡한 경비 처리부터 쏟아지는 사내 규정 문의까지

스마트하게 해결한 실제 사용자들의 사례를 소개합니다.

CASE 1. “복잡한 경비 신청서 작성, 이제 5분이면 충분합니다”

“오랜 직장 생활을 통해 AI가 가장 잘할 수 있는 영역이 ‘경비 처리’가 아닐까 생각했습니다.” (25년차 직장인 A 님)

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직장인에게 가장 번거로운 업무 중 하나인 ‘경비 처리’.

영수증을 하나씩 입력하고, 매번 헷갈리는 규정을 찾아보느라 시간 허비한 경험, 한 번쯤 있으시죠?

이러한 번거로움 해소를 위해 A 님은 ‘중소기업 경비 처리 지원 앱’을 기획했습니다.

사내 경비 규정 파일을 배경지식으로 업로드하여 우리 회사의 경비 정보를 이해하고 답하는 어시스턴트를 만든 것이죠.

💡 경비 처리 지원 어시스턴트의 역할

• 영수증 자동 인식 및 분류: 날짜·금액·가맹점명을 입력하면 양식에 맞춰 자동 작성하고, 교통비·식대 등으로 자동 분류합니다.
  – 필수 항목 누락 여부도 체크해, 경비 처리 경험이 적은 직원도 규정에 맞게 신청서를 작성할 수 있습니다.

• 실시간 경비 규정 안내: “출장 식대 한도 얼마죠?”, “법인카드 사용 가능한 항목은?”, “증빙은 무엇이 필요하죠?” 등 질문에 즉시 답변합니다.

• 사전 검증: 한도 초과, 필수 정보 누락, 규정 위반 가능성을 제출 전에 미리 안내해 반려율을 낮춥니다.

🚀 도입 후 변화된 수치

A 님은 경비 처리 어시스턴트를 사용해본 결과,

경비 작성과 규정 확인에 쓰이던 시간이 크게 줄고 오류도 눈에 띄게 감소했다고 말씀 주셨습니다.

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💁‍♀️ 직원: “서류 작성과 규정 확인에 쏟던 에너지를 본업에 집중할 수 있게 됐습니다”

💁‍♂️ 경리팀: “단순 응대 리소스는 줄어들고, 데이터 정확도는 비약적으로 상승했습니다.”

직원과 경리팀 모두 반복 업무 부담을 덜고, 핵심 업무에 더 집중할 수 있겠죠?

CASE 2. “중소기업 경영지원팀의 든든한 파트너, 사내 규정 AI 전문가”

“사내 규정 관련 질문을 누구에게 물어봐도 같은 답을 받게 하고 싶었습니다.” (9년차 경영지원팀 B 대리님)

작은 규모의 조직일수록 경영지원 담당자가 맡는 업무는 방대합니다.

같은 질문에 반복 답변하다 보면 정작 중요한 업무에 집중하기 어려워지죠.

이런 현실적인 문제 해결을 위해 B 님은 네이버웍스 게시판에 정리된 사내 규정 자료를 활용하여,

게시판 내 자료를 AI 스튜디오에 연동하여 ‘회사 지침 및 규정 안내’ 어시스턴트를 만들었습니다.

💡회사 지침∙규정 안내 어시스턴트의 역할

• 데이터 연동: 네이버웍스 ‘업무 매뉴얼’ 게시판을 연동하여, 그 안에 저장된 내부 지침, 복리후생 규정, 운영 안내 공지 등을 학습시킵니다.

• 일관된 답변 제공: 담당자마다 답변이 달라질 걱정 없이, 공식 문서에 기반한 정확한 정보를 24시간 제공합니다.

• 즉각적인 응대: 담당자가 회의 중이거나 부재중이어도 임직원은 기다릴 필요가 없습니다.

   

🚀 도입 후 변화된 수치

B 님은 기존에 동료에게 일일이 물어보던 내용을 AI에게 툭 던지면 규정을 찾아주니,

경영지원팀도 임직원도 모두가 편해졌다고 말씀 주셨습니다.

• 반복 문의 감소: 경영지원팀으로 오는 단순 문의 약 40~60% 감소

• 응답 속도: 평균 30분~1시간 걸리던 답변이 1~2분 내로 해결

• 재처리 감소: 규정 숙지 오류로 인한 재처리 건수 20~30% 감소

네이버웍스 게시판 연동을 통해 만든 AI로 거둔 효과. 제법 괜찮지 않나요?

AI 도입 현실적인 첫 걸음

AI 도입이라고 하면 거창한 시스템 구축을 떠올리기 쉽습니다.

하지만 이번 사례처럼 작은 반복 업무 하나부터 시작하는 것이 가장 현실적인 접근일 수 있습니다.

경비 처리, 규정 안내, 자주 묻는 질문 대응 등의 영역은 AI가 가장 빠르게 효과를 낼 수 있는 분야거든요.

AI 스튜디오의 강점은 우리 회사 데이터 기반으로 어시스턴트를 만들 수 있다는 점입니다.

복잡한 코딩이나 개발 지식이 없어도 간단한 3단계면 어시스턴트가 완성됩니다.

1. 페르소나 설정: 어시스턴트의 이름과 목적(예: ‘친절한 경리팀장님’)을 정합니다.

2. 데이터 학습: 우리 회사가 이미 가지고 있는 가이드북, 게시판 글, PDF 파일 등을 업로드합니다.

3. 네이버웍스 연동: 평소 쓰던 메시지 창이나 메일 화면 등에서 바로 AI와 대화를 시작합니다.

사내 규정, 운영 매뉴얼, 게시판 공지, 업무 가이드 문서 등을 학습하면,

누구나 쓰는 일반적인 AI가 아닌, ‘우리 회사 업무를 아는 AI’가 되는 것이죠.

우리 팀에서 반복되는 질문은 무엇일까?

쉬운 질문부터 시작해 보세요.

‘다들 AI 쓴다는데, 우린 어떻게 쓸 수 있을까?’ 고민의 대상이 아닌,

현장의 문제를 해결하는 실질적인 해결책이 될 수 있습니다.

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AI 스튜디오, 이런 조직에 추천합니다.

✅ 경비 처리·인사·총무 등 반복 문의가 많은 조직
✅ 사내 규정이 많고 자주 변경되는 조직
✅ 온보딩에 시간이 많이 드는 조직
✅ 소규모 인력으로 운영 효율을 높이고 싶은 조직

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“일이 쉬워진다, 네이버웍스”

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