[그럴싸하게 공유하기] #2. 프로젝트용 공유 캘린더 만들기

활용팁 2023. 06. 05

“이번 프로젝트 관련  주요 마일스톤과 미팅 일정을 한눈에 확인할 수 없을까?

“이번 프로젝트는 하루에 미팅만 3-4갠데, 참석 가능 시간 묻고 또 물어서 인비 보내야 한다고…?”

프로젝트 관련 주요 마일스톤과 미팅 일정을 파워포인트/엑셀에 입력해서 멤버들에게 공유하는 과정

정말 이 방법 말고는 없는 것인가? 생각 들죠.  🤔

 

유관부서 동료들과 함께 진행하는 프로젝트.

프로젝트 관련 주간회의와 같은 정기 미팅과 수시 미팅이 여러 개인데…

프로젝트 멤버 한 명 한 명에게 (전화로, 메신저로, 메일로든) 묻고 물어 참석 가능한 요일과 시간을 확인해

모두가 가능한 일정과 회의실을 찾는 과정. 생각만 해도 고난한데요. 😥

 

오늘의 그럴싸한 공유팁

✔ 프로젝트 캘린더로  마일스톤과 미팅 일정을 간편하게 작성하고 그럴싸하게 공유하기

 

네이버웍스와 함께라면 이 모든 것이 가능합니다.

 

※ 본 게시글은 네이버웍스 v3.7 버전으로 작성되었습니다.

1. 프로젝트 멤버 only 캘린더를 만든다

프로젝트 관련 마일스톤과 일정을 기록·공유하기 위해  따로 엑셀이나 파워포인트에 템플릿을 만들고 기록하고 공유하고…수시로 업데이트하고…

이러다 보면  퇴근 시간 후울쩍 넘어갑니다. 

 

이때 네이버웍스에 ‘공유 캘린더‘ 하나만 만들어두면 미팅 일정 잡는 시간을 단 1분 미만으로 줄일 수 있습니다!!

심지어 리마인드 시간은 0분, 프로젝트 마일스톤 및 일정 관리 시간 0분.

 

*️⃣ 공유 캘린더

‘공유 캘린더’라는 이름처럼 다른 구성원들과 함께 사용하는 캘린더로, 내가 캘린더를 만들어 공유하거나 공유 받은 캘린더 유형입니다.

공유 캘린더는 네이버웍스가 제공하는 3가지 타입의 캘린더 – 내 캘린더, 회사 캘린더, 팀 및 그룹 캘린더 – 중에 ‘내 캘린더’에 아래에서 확인할 수 있어요.

 

그럼 공유 캘린더를 만들어볼까요?

 

✅ 공유 캘린더 만들기

[모바일 앱]

  1. 캘린더에서 三 아이콘을 탭한 후 ‘개인 일정’을 탭합니다.
  2. 三  아이콘을 탭해 ‘캘린더 추가 및 설정’을 탭합니다.
  3. 오른쪽 상단의 ‘캘린더 추가’ 아이콘을 탭합니다.
  4. ‘캘린더 추가’에서 ‘캘린더명’에 이름을 입력합니다.
  5. ‘공유 멤버’를 탭한 후 캘린더를 공유할 멤버를 검색하거나 조직도에서 선택해 추가합니다.

 

[PC 웹]

  1. 캘린더 ‘개인 일정 보기‘의 왼쪽 메뉴에서 ‘내 캘린더’ 오른쪽의 + 아이콘을 클릭합니다.
  2. ‘캘린더 추가’를 클릭합니다.
  3. ‘캘린더 추가’에서 ‘캘린더명’에 이름을 입력합니다.
  4. ‘공유 멤버‘에 캘린더를 공유하고 싶은 멤버를 검색해 추가합니다.
  5. 기타 설정 후 ‘저장’을 클릭합니다.

 

[모바일 앱]

1. 캘린더에서 [+] 아이콘을 탭합니다.

2. 일정 ‘제목’, ‘시간’ 등을 입력합니다.

3. 참석자 또는 설비를 지정하면 ‘빈 시간 확인‘ 기능이 활성화되어, 빈 시간을 자동으로 찾을 수 있습니다.

(★ 미팅이 아닌, ‘계획서 작성’, ‘중간점검’, ‘현장감리’ 등과 같이 특정 일자의 업무 현황을 공유하고 싶다면 참석자를 지정하지 않아도 됩니다.)

4. 일정을 등록할 ‘공유 캘린더의 이름‘을 선택합니다. (기본값은 나의 기본 캘린더 입니다)

5. ‘저장’을 탭합니다.

 

[PC 웹]

  1. 캘린더 왼쪽 상단의 ‘일정쓰기‘를 클릭합니다.

  2. 일정 ‘제목’, ‘시간’ 등을 입력합니다.

  3. 일정을 등록할 공유 캘린더의 이름‘을 선택합니다. (기본값은 나의 기본 캘린더 입니다)

  4. 참석자 또는 설비를 지정하면, 화면 오른쪽 참석자들과 설비의 빈 시간을 자동으로 찾을 수 있습니다. (★ 미팅이 아닌, ‘계획서 작성’, ‘중간점검’, ‘현장감리’ 등과 같이 특정 일자의 업무 현황을 공유하고 싶다면 참석자를 지정하지 않아도 됩니다)

  5. ‘저장’을 클릭합니다.

2. 반복 일정 & 화상회의 설정하기

프로젝트 기간 내내 반복적으로 월요일마다 진행하는 주간회의, 하루 종일하는 1-Day 워크샵, 일회성 실무 미팅 등

특정 요일의 시간에 반복되는 일정인 경우에 반복 일정으로 설정할 수 있습니다.

매일, 매주, 매월, 매년 등의 반복 조건을 지정할 수 있습니다.

 

[PC 웹]

  1. 캘린더 왼쪽 상단의 ‘일정쓰기‘를 클릭합니다.

  2. 일정 ‘제목’, ‘시간’ 등을 입력합니다.

  3. 일시에서 ‘반복 안 함‘을 클릭해, ‘상세 설정’ 또는 ‘매일’, ‘매주’, ‘매월’, ‘매년’ 등의 반복 조건을 설정합니다.

  4. 참석자 지정, 설비 예약, 메모 등을 입력합니다.

  5. ‘저장’을 클릭합니다.

회사 생활은 혼자 하는게 아니잖아요~ 공유는 선택이 아닌 필수! 입니다.

어떻게 그럴싸하게 공유하느냐가 본인의, 조직의 업무 효율을 좌우하고 일잘러 인싸가 되는 지름길이지 않을까요?

 

이번 포스팅이 유익했다면 네이버웍스를 사용하는 동료에게 ‘공유’ 해주세요!

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앞으로도 [그럴싸하게 공유하기] 시리즈 많은 관심 부탁드립니다!

감사합니다. 💚

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