매번 고객/거래처 연락처를 이 수많은 명함들 사이에서 찾는다고..?
업무 연락처 정보를 좀 더 효율적으로 관리하는 방법이 없을까?
업무를 하다보면 고객/거래처와 주고 받은 명함이 쌓이죠.
단 한명의 연락처 정보를 확인하기 위해 매번 수십..수백장의 명함들을 한장 한장 확인하는 일도,
업무를 함께 하는 동료에게 공유하는 것도, 여간 번거로운 일이 아닌데요. 😫
오늘의 그럴싸한 공유
네이버웍스와 함께라면 이 모든 것이 가능합니다.
※ 본 게시글은 네이버웍스 v3.7 버전으로 작성되었습니다.
1. 명함 스캔으로 연락처 등록
고객/거래처로부터 받은 명함들…사무실 책상 위에, 서랍 속에 쌓여만 가지 않으신가요?
필요할 때 한눈에 확인하고, 한 번에 찾을 수 있는 방법이 여기 있습니다.
네이버웍스 명함 스캔하기 기능을 통해 필요한 연락처 정보를 단 몇 초 만에 저장할 수 있습니다.
네이버 클로바🍀의 OCR AI 기술🤖이 적용되었기 때문이요!
또한, 저장된 연락처는 언제든지 손쉽게 팀원들과 공유할 수 있고요.
✅ 고객/거래처
고객/거래처는 사내 구성원이 함께 공유하고 관리하는 연락처입니다.
고객/거래처에 저장할 수 있는 연락처의 최대 보관 개수는 회사 당 5만 개 (Lite, Basic, Premium 기준)입니다.
고객/거래처의 전화번호, 이메일, 회사, 주소 등의 항목을 입력할 수 있으며, 이 외에도 필요한 원하는 항목을 최대 100개까지 추가할 수 있습니다.
네이버웍스 [주소록] > [고객/거래처] 클릭 화면1. 네이버웍스 PC웹 상단의 ‘주소록’ 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 메뉴에서 ‘고객/거래처’ 메뉴를 클릭합니다.
3. ‘전체 연락처’를 클릭하여 저장된 고객/거래처 연락처를 확인합니다.
✅ 명함을 스캔하여 연락처 추가하기
명함 정보를 일일이 직접 한땀 한땀 입력하지 않아도, 명함을 찰칵 찍기만 하면 명함에 기재된 정보가 주소록에 쏙! 자동으로 들어옵니다.
모바일 앱에서 명함을 스캔하여 연락처 추가하는 방법을 소개해드릴게요.
[모바일 앱]
1. 하단의 ‘주소록’을 탭합니다.
2. [+] 아이콘을 탭한 후 ‘고객/거래처 추가’를 탭합니다.
3. ‘연락처 직접 입력’을 탭합니다.
4. 상단의 ‘명함 스캔하기’를 탭합니다.
5. 사각형에 명함을 맞춰 명함을 촬영합니다. ‘자동 촬영’ 또는 ‘수동 촬영’ 중 촬영 방식을 선택할 수 있습니다.
6. 스캔한 명함 이미지를 확인하고, 필요에 따라 재촬영 및 편집을 진행합니다.
7. 우측 상단의 ‘사용’을 탭합니다.
8. 필요에 따라 정보를 추가 편집하고 우측 상단의 ‘저장’을 탭합니다.
✅ 정보를 직접 입력하여 연락처 추가하기
명함이 없는 경우 또는 명함 스캔하기 기능을 사용하지 않고, 연락처 정보를 직접 입력하여 주소록에 저장할 수도 있습니다.
모바일 앱과 PC 웹에서 연락처 정보를 직접 입력하여 연락처 추가하는 방법을 소개해드릴게요.
[모바일 앱]
1. 하단의 ‘주소록’을 탭합니다.
2. [+] 아이콘을 탭한 후 ‘고객/거래처 추가’를 탭합니다.
3. ‘연락처 직접 입력’을 탭합니다.
4. 정보를 입력하고 ‘저장’ 버튼을 탭합니다.
[PC 웹]
1. 상단의 주소록 아이콘을 클릭합니다.
2. ‘연락처 추가’ 아이콘을 클릭합니다.
3. ‘고객/거래처 연락처’를 클릭합니다.
4. 고객/거래처 연락처 정보를 입력하고, 하단의 ‘저장’ 버튼을 눌러 연락처를 추가합니다.
2. 태그 설정하여 연락처 분류
저장된 연락처 정보를 좀 더 쉽게 검색하여 찾을 수는 없을까?
고객/거래처 태그를 추가하면 연락 목적 또는 고객/거래처의 특성별로, 개인/업무용별로, 연락처를 분류할 수 있습니다.
✅ 태그 유형
태그 유형은 ‘회사 태그’와 ‘MY태그’ 두 가지로 분류됩니다.
- 회사 태그는 전체 구성원이 확인할 수 있는 태그입니다.
관리자는 회사 태그의 추가, 편집, 삭제 권한을 ‘전체 멤버’에게 주거나, 또는 ‘관리자’에게만 부여할 수 있습니다.
✅ 태그 추가하기
모바일 앱과 PC 웹에서 각 연락처의 태그 추가하는 방법을 상세하게 소개해드릴게요.
[모바일 앱]
- 하단의 ‘주소록’을 탭합니다.
- 왼쪽의 ‘메뉴’ 아이콘을 탭합니다.
- ‘고객/거래처’ 하단의 ‘태그 관리’ 메뉴를 탭합니다.
- ‘회사 태그 관리’ 또는 ‘MY태그 관리’ 중 관리할 태그 유형을 탭합니다.
- 우측 상단 태그 추가 아이콘을 탭합니다.
- 태그 이름을 입력하고, ‘저장’ 버튼을 클릭합니다.
[PC 웹]
3. 환경설정 화면에서 ‘회사 태그/MY태그’ 중 관리할 태그 유형을 선택합니다.
* 회사 태그 관리의 경우, 사내 네이버웍스 관리자에 의해 회사 태그의 편집, 삭제 권한이 있는 경우에만 버튼이 노출됩니다.
* MY태그의 경우, 사내 네이버웍스 관리자에 의해 MY태그가 ‘사용함’으로 설정된 경우에만 노출됩니다.
👉 관리자 태그 생성 권한 설정 자세히 보기 (Click)
4. ‘회사/MY태그 관리’ 화면에서 오른쪽 상단 ‘태그 추가’ 버튼을 클릭합니다.
* 태그 이름은 최대 30자까지 입력 가능합니다.
* 동일한 태그 유형에 같은 이름의 태그는 추가할 수 없습니다.
♥ 그럴싸씨의 직장생활 업무팁 ♥
이 기능은 정말 찐이다!
등료들이 손쉽게 연락처 정보를 검색할 수 있도록 연락처에 태그를 설정해 그럴싸하게 공유해요.
3. 연락처별 공개 범위 설정
조직 내에서도 특정 담당자끼리만 연락처를 공유해야 하는 경우, 어떻게 해야할 지 곤란한 경우 있으셨죠?
네이버웍스 주소록에서는 각 연락처별 공개 범위 설정이 가능합니다.
공개 범위에 속한 구성원이나 그룹만 해당 연락처를 볼 수 있습니다.
또한 공개 범위에 다른 구성원을 추가하지 않을 경우, 나만 볼 수 있는 연락처가 됩니다.
✅ 공개 범위 설정하기
모바일 앱과 PC 웹에서 연락처 공개 범위 설정하는 방법을 상세하게 소개해드릴게요.
[모바일 앱]
- 하단의 ‘주소록’을 탭합니다.
- 왼쪽 상단의 三 아이콘을 탭합니다.
- ‘고객/거래처’의 ‘전체 연락처’를 탭합니다.
- 수정할 연락처의 이름을 탭합니다.
- 우측 상단 아이콘을 탭한 후, ‘수정’을 탭합니다.
- 하단의 ‘연락처 공개 범위’를 탭합니다.
- 공개 범위를 ‘전체’ 또는 ‘멤버’로 변경합니다.
- ‘저장’ 버튼을 탭합니다.
[PC 웹]
- 네이버웍스 PC웹 상단의 ‘주소록’ 아이콘을 클릭합니다.
- 왼쪽 메뉴에서 ‘고객/거래처’ 를 클릭합니다.
- 수정할 연락처가 있는 태그를 클릭합니다.
- 우측 상단 아이콘 클릭 후, ‘수정’을 클릭합니다.
- 공개 범위를 ‘전체 공개’ 또는 ‘멤버 공개’로 변경합니다.
- ‘저장’ 버튼을 클릭합니다.
♥ 그럴싸씨의 직장생활 업무팁 ♥
연락처 정보를 필요한 구성원들에게만 그럴싸하게 공유하면 일잘러 인싸되기 완료 ✔
회사 생활은 혼자 하는게 아니잖아요~ 공유는 선택이 아닌 필수! 입니다.
어떻게 그럴싸하게 공유하느냐가 본인의, 조직의 업무 효율을 좌우하고 일잘러 인싸가 되는 지름길이지 않을까요?
이번 포스팅이 유익했다면 네이버웍스를 사용하는 동료에게 ‘공유’ 해주세요!
–
앞으로도 [그럴싸하게 공유하기] 시리즈 많은 관심 부탁드립니다!
감사합니다. 💚
