“오늘도 발품 찾아 나선다.. 빈 회의실 찾으러.”
내일 쓸 회의실 예약 해달라고? 나 외근 중인데…
작게는 줄자 같은 비품부터 크게는 회의실, 법인 차량까지, 회사의 공용 설비를 사용하기 위한 경쟁은 항상 치열하죠.
회의 한 번 하려면 회의실을 기웃기웃거리며 빈방을 찾거나 죄송해하며 양해를 구해야 하죠.
혹은 행사 지원하느라 외부에 있는데 갑작스러운 회의실 예약 요청이 들어올 때!
화이트보드로 공용 설비를 관리한다면 사무실에 있는 직원한테 부탁해야 하는 등 당혹스러울 텐데요.😦
오늘의 그럴싸한 공유팁
네이버웍스와 함께라면 이 모든 것이 가능합니다.
1. 설비 예약 현황, 한눈에 확인한다
회사에서 웨이팅이 웬 말인가요? 직원들과 함께 사용하는 공용 설비 사용 현황, 잘 공유되지 않으면 불편한 게 한두 가지가 아닙니다.
이동 중에는 상황을 확인하기도 어렵고, 당일 필요한 부품을 미리 확보하지 못하면 당장 그날 업무를 못하는데요…
이제는 핫플에 음식을 먹으러 갈 때도 웨이팅 대신 미리 예약하는 시대잖아요? (ㅇㅇ테이블, 땡큐!) 회사 공용 설비도 마찬가지입니다.
설비 사용 현황이 적혀진 화이트보드 또는 서류철에서 위치한 곳까지 찾아가거나 큰 소리로 ‘법인차량 예약하신 분?’ 외치는 프로세스는 그만!
네이버웍스에서 ‘설비 예약‘을 하면 필요한 업무 설비를 찾아 삼만리 걸을 필요 없습니다. 예약한 시간에 편안하고 쾌적하게 이용하면 끝이거든요.
❗️이동 중에도 모바일에서 쉽게 사용 현황 확인 및 예약 가능
❗️업무용 메신저에 쏙 들어간 기능이라 다른 모바일 앱 또는 타 공유파일 열 필요 없음 (ex. 스프레드시트)
❗️미리 예약하면 필요한 시간대에 편안-하게 사용 가능
✅ 설비 예약 현황 보기
설비 예약은 캘린더와 연동된 기능인데요~ 네이버웍스에 등록된 회사의 공용 설비 예약 현황을 볼 수 있어요.
누가 언제 어떤 설비를 쓰는지 바로바로 파악할 수 있으니, 번거로운 연락 시간은 쿨하게 없앨게요.
예약하기에 앞서 가능한 시간대를 찾아보아요!
설비 예약 화면에서 색깔의 의미 ▼
[모바일 앱]
3. 화면 왼쪽 상단에서 설비 예약 현황을 확인하려는 날짜를 선택합니다.
4. 화면을 누른 채 왼쪽 또는 오른쪽으로 움직여 원하는 시간대의 설비 예약 현황을 확인합니다.
[PC 웹]
1. 캘린더 왼쪽 상단의 ‘설비 예약’을 클릭합니다.
2. 날짜 오른쪽의 < 또는 > 아이콘을 클릭해 원하는 날짜로 이동합니다.
3. 설비 예약 현황 화면의 가로 스크롤을 오른쪽 또는 왼쪽으로 움직여 원하는 시간대의 설비 예약 현황을 확인합니다.
* 왼쪽의 설비 카테고리를 선택해 특정 카테고리에 포함된 설비만 확인할 수도 있습니다.
* 하위 카테고리를 포함하지 않고 선택한 카테고리의 설비만 보려면 상단의 ‘하위 카테고리 포함’을 선택 해제합니다.
4. 예약을 확인하려는 시간을 클릭해 예약 정보를 확인합니다.
* 다른 사람이 한 예약: 예약 일시, 예약자 정보만 확인할 수 있습니다.
* 내가 한 예약: 예약 일시, 예약 내용, 예약자 등의 상세한 예약 정보를 확인할 수 있습니다.
*️⃣ 즐겨찾기 설비
자주 쓰는 설비는 즐겨찾기한 뒤, ‘즐겨찾기 설비’ 탭에서 빠르게 찾아 예약할 수 있어요!
2. 예약은 쉽게 YES, 연락은 NO
참석자를 설정하고 설비를 예약하면 캘린더에도 설비예약 일정이 자동으로 등록돼요! (실시간 연동 사랑해요)
굳이 연락을 일일이 돌리지 않아도 참석자의 캘린더에 자동으로 뜨니 설비 예약 정보 공유, 이보다 쉬울 수가!
✅ 설비 예약하기
사용 가능한 시간대를 한 눈에 확인해 설비 예약 해보아요!
자동으로 캘린더 연락이 가도록 참석자 추가, 잊지 말기~
[모바일 앱]
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예약하고 싶은 설비의 빈 시간을 확인 후 오른쪽의 ‘예약’을 탭합니다.
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이미 예약된 시간은 회색 또는 파란색으로 표시됩니다.
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예약 일시를 선택하고 예약 내용, 참석자 등을 입력합니다.
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‘저장’을 탭합니다.
[PC 웹]
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예약하고 싶은 설비의 빈 시간을 확인하고 해당 영역을 클릭합니다.
-
이미 예약된 시간은 회색 또는 파란색으로 표시됩니다.
-
예약 일시를 선택하고 예약 내용, 참석자 등을 입력합니다.
-
‘저장’을 클릭합니다.
✅ 예약 수정 / 삭제하기
외근 업무가 잡혀 차량을 미리 예약해놨는데, 타사 담당자의 개인 사유로 미팅이 연기됐다!
당황하지 말고 시간을 바꾸면 된답니다. ✌️
+ 당연히 다른 팀원들 일정에도 바로 수정된 시간으로 업데이트돼요.
[모바일 앱]
1. ‘전체 설비’ 또는 ‘즐겨찾기’에서 내가 예약한 설비를 확인합니다.
2. 수정하려는 예약 시간을 클릭합니다.
3. [수정] ‘예약 수정’을 클릭한 뒤, 수정이 필요한 항목을 수정하고 ‘저장’을 클릭합니다.
* 파란색으로 표시된 내 예약인 경우에만 ‘예약 수정’이 보입니다.
3-1. [취소] ‘예약 취소’를 클릭합니다.
* 파란색으로 표시된 내 예약인 경우에만 ‘예약 취소’가 보입니다.
🏷 ‘내 예약’에서 예약 수정하기
1. ‘내 예약’에서 내가 예약한 설비를 확인합니다.
2. 수정하려는 예약의 ‘예약 관리’ 항목에 들어갑니다.
3. [수정] 수정이 필요한 항목을 수정하고 ‘저장’을 클릭합니다.
3-1. [취소] ‘취소’를 클릭합니다.
회사 생활은 혼자 하는게 아니잖아요~ 공유는 선택이 아닌 필수! 입니다.
어떻게 그럴싸하게 공유하느냐가 본인의, 조직의 업무 효율을 좌우하고 일잘러 인싸가 되는 지름길이지 않을까요?
이번 포스팅이 유익했다면 네이버웍스를 사용하는 동료에게 ‘공유’ 해주세요!
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앞으로도 [그럴싸하게 공유하기] 시리즈 많은 관심 부탁드립니다!
감사합니다. 💚
