이건 메일로 오고, 저건 메시지로 오고 도저히 관리가 안되잖아!
업무 파일을 체계적으로 정리하고 공유하는 방법 어디 없나?
빠르고 안전하게 파일을 공유하며 협업하기 ?
저장 기간 만료 걱정 없이 파일 보관하기 ?
폴더에 저장된 파일 다른 곳으로 옮기기 ?
업무를 하며 한번쯤은 우리를 괴롭혔던 고민들인데요.
# 오늘의 그럴싸한 공유팁
네이버웍스와 함께라면 이 모든 것이 가능합니다.
※ 본 게시글은 네이버웍스 v3.7 버전으로 작성되었습니다.
1. 회사 공통 자료를 한 곳에서 공유하기
사업자등록증, 회사소개서, 사내 공통 문서, 로고, 취업 규칙 등 직급, 직무, 담당 업무 구분없이 전사 구성원들이 필요로한 문서들은 어떻게 효율적으로 공유할 수 있냐고요? 네이버웍스 공유 드라이브를 통해 그 모든 것이 가능합니다.
공유 드라이브는 회사의 모든 지식/업무 자료를 저장하고 공유할 수 있는 공간입니다.
공유 드라이브 내 모든 폴더가 사내 구성원과 공유되어 있으며, 업로드와 동시에 공유가 가능합니다.
공유 드라이브를 통해 중요한 파일은 더 쉽게 한 곳으로 모아 관리해보세요!
필요 시 비공개 전환을 통해 아카이빙 목적으로도 유용하게 활용할 수 있다는 점.
✅ 공유 드라이브 만들기
공유 드라이브는 드라이브 서비스 관리자가 생성/관리할 수 있습니다.
공유 드라이브는 ‘Admin > 드라이브’에 접근할 수 있는 관리자만 생성 가능하며, 목적에 따라 공유 범위를 지정할 수 있습니다.
👉 공유 드라이브 공유 범위 지정하는 법 (Click)
공유 드라이브는 무려 최대 1,000개까지 생성할 수 있으며, 공유 드라이브 내 생성 가능한 폴더 수는 제한이 없습니다.
[모바일 앱]
- 드라이브 좌측 상단 설정 아이콘을 탭합니다.
- ‘바로가기’를 탭합니다.
- [+] 아이콘을 탭합니다.
- ‘공유 드라이브 만들기’를 탭합니다.
- 공유 드라이브 이름, 설명, 폴더 마스터, 공유 범위 등을 설정합니다.
- ‘확인’을 탭해서 공유 드라이브를 만듭니다.
[PC 웹]
- 상단의 드라이브 아이콘을 클릭합니다.
- 드라이브 화면 왼쪽 상단의 ‘새로 만들기’를 클릭합니다.
- ‘공유 드라이브 만들기’를 클릭합니다.
- 공유 드라이브 이름을 입력합니다.
- 공유 드라이브를 관리할 1명 이상의 마스터를 지정합니다.
- 공유 범위를 통해 공유 할 회사 구성원을 입력합니다.
- ‘만들기’를 클릭해 공유 드라이브를 생성합니다.
♥ 그럴싸씨의 직장생활 업무팁 ♥
회사 자료/양식을 묻고 또 물어보고, 공유하고 또 공유하는 것은 이제 그만!
저장 기간 만료 걱정 없는 PC·모바일에서 모두 접속 가능한 공유 드라이브에서
사내 구성원과 손쉽게 회사 공통 자료를 공유해요 🙂
2. 메시지방에서 파일 저장 및 공유까지
같은 메시지방에 있는 멤버들과 파일을 공유하고 싶으시다고요?
네이버웍스 메시지방 폴더 사용을 통해 같은 메시지방에 있는 멤버들과 손쉽게 파일을 공유할 수 있습니다.
✅ 메시지방 폴더 사용하기
메시지방 폴더는 여러 명이 참여하는 메시지방이나 조직/그룹 메시지방의 멤버가 함께 사용할 수 있는 공간입니다.
공유 드라이브와는 달리, 메시지방 멤버만 각 메시지방 폴더를 사용할 수 있습니다.
조직이나 그룹 메시지방을 포함해 3명 이상의 멤버가 있는 메시지방에는 폴더가 자동으로 만들어집니다.
✅ 드라이브에서 메시지방 폴더 모아보기
네이버웍스 v3.7 업데이트에 따라 PC 웹, 모바일 앱 드라이브 목록에서도 개별 메시지방의 폴더가 보이도록 설정할 수 있습니다.
*모든 메시지방 폴더는 각각의 메시지방에서 별도로 설정하기 전에는 드라이브 폴더 목록에 표시되지 않습니다.
드라이브에서 특정 메시지방의 폴더를 보려면 해당 메시지방에서 드라이브에서 보기를 설정합니다.
✅ 메시지방 폴더에서 파일 내보내기
메시지방 폴더에 저장된 파일을 다운로드할 필요 없이 단번에 공유할 수도 있어요!
보내고자 하는 파일 오른쪽의 아이콘을 클릭해서 메시지/메일/노트로 바로 파일을 보내거나 첨부할 수 있습니다.
3. 사내 직원/외부인과 링크로 폴더 공유하기
사내 구성원과 파일 공유는 물론이고, 고객사·거래처·협력사들과 파일 공유는 흔한데요.
드라이브 내의 파일 및 폴더를 메일이나 메시지의 첨부파일로 보내는 대신 링크를 통해 공유할 수 있습니다.
링크 공유는 공용 용량을 추가로 사용하지 않아 대용량 파일 공유에 효과적인데요.
다수의 파일을 저장한 폴더를 공유할 때도 아주 편리합니다.
또한 링크를 공유받은 사람에게 편집 권한을 부여해 함께 파일을 업로드하거나 수정할 수 있으며,
비밀번호 등 보안 설정을 강화할 수도 있습니다.
*링크를 보내려면 해당 폴더의 링크 공유 사용 설정이 허용되어 있어야 합니다.
✅ 링크 보내기
메시지방 폴더 내 파일이나 폴더를 링크로 공유할 수 있습니다.
[모바일 앱]
- 메시지방에서 공유하려는 파일 및 폴더 오른쪽 아이콘을 탭합니다.
- ‘보내기’를 탭합니다.
- ‘링크로 보내기’를 탭합니다.
- 화면 하단의 ‘링크 보내기’를 탭합니다. (*필요 시 링크 공유 설정을 변경할 수도 있습니다.)
- 링크를 보낼 대상을 선택합니다. 다른 메시지방을 선택하려면 ‘더보기’를 탭합니다.
- ‘확인’을 탭하여 링크를 보냅니다.
[PC 웹]
- 상단의 메시지 아이콘을 클릭합니다.
- 메시지방 목록에서 원하는 메시지방을 클릭합니다.
- 메시지방 오른쪽 상단의 ‘폴더’ 탭을 클릭합니다.
- 공유하려는 파일 및 폴더의 오른쪽 아이콘을 클릭합니다.
- ‘링크로 보내기’를 클릭합니다.
- ‘링크 공유’를 선택하고 하단의 ‘링크로 보내기’를 클릭합니다.
- ‘링크 복사’를 클릭해 링크를 원하는 곳에 공유합니다.
💡 추가 TIP
폴더와 파일 링크 모두 특정 대상만 열람할 수 있도록 접근 권한을 설정하여 공유할 수도 있습니다.
회사 구성원이 아닌 외부인과 보다 안전하게 파일을 공유하고 싶으신가요?
비밀번호 설정 또는 보안 OTP 인증을 통한 링크 보내기가 가능합니다.
👉 비밀번호 설정 / 보안 OTP로 인증하는 링크 보내기 방법 (Click)
♥ 그럴싸씨의 직장생활 업무팁 ♥
고용량 파일 공유도, 여러개의 파일 공유도링크 공유만으로 간편하게!
센스있는 보안 설정까지, 업무 파일 공유를 안전하게!
회사 생활은 혼자 하는게 아니잖아요~
그렇기 때문에 공유는 선택이 아닌 필수! 입니다.
어떻게 그럴싸하게 공유하느냐가 본인의, 조직의 업무 효율을 좌우하고 일잘러 인싸가 되는 지름길이지 않을까요?
이번 포스팅이 유익했다면 네이버웍스를 사용하는 동료에게 ‘공유’ 해주세요!
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앞으로도 [그럴싸하게 공유하기] 시리즈
많은 관심 부탁드립니다! 감사합니다. 💚
