“네이버웍스는 업무에 꼭 필요한 소통과 의사 결정 프로세스를 명확하게 할 수 있도록 도와주기 때문이에요. 그리고 부서나 자주 협업 하는 사람들 위주로만 소통하는 ‘끼리끼리’ 문화 대신 ‘다같이’ 소통 문화가 자리 잡았습니다.”
도입 배경
카카오톡 메신저와 구글 독스 기반 전자결재 서비스를 통합 운영할 대안으로 네이버웍스 도입
활용 형태
메신저, 게시판, 캘린더, HR 기능을 주로 활용하며, 외국인 동료와도 자동번역으로 편리하게 소통
도입 효과
전자 결재로 업무를 빠르게 처리할 수 있게 되었고, 다같이 소통하는 문화가 생겨 조직 운영에 큰 도움이 됨
Q. 회사 소개 부탁드립니다.
2012년 이태원 경리단에서 공방처럼 브루샵을 오픈하며 시작했어요. 지금은 누구나 아는 맥주가 된 ‘페일 에일 (PALE ALE)’도 오픈 당시만 해도 센세이셔널 했는데요. 외국에서 오신 대표님을 비롯해서 맥파이 팀에서 다양한 수제 맥주을 만들고 알리는 데 힘써온 덕이라고 생각합니다. ‘까치(MAGPIE, 맥파이)’가 좋은 소식을 가져온다고 알려진 것처럼, 저희도 수제 맥주의 재미와 문화를 가져온다는 생각으로 일하고 있습니다.
서울 이태원 매장, 제주 탑동 매장, 제주에 위치한 양조장, 맥파이 맥주를 취급하는 전국의 펍에서 저희 맥주를 만나실 수 있어요. 또한 다양한 유통 채널을 통해서도 쉽게 만나보실 수 있도록 노력하고 있습니다.
Q. 맥파이 팀에는 어떻게 합류하게 되셨나요?
제가 일단 엄청난 맥주 팬이에요. 맥주가 일이기도 하면서 일상이기도 한데요. 이전에는 IT 회사에 있다가 맥파이가 추구하는 방향에 끌려서 합류하게 됐습니다. 입사한 지도 벌써 5년이 됐네요. 수제 맥주 시장이 커지면서 맥주의 다양성은 상당히 넓어졌지만, 프리미엄으로 향하는 ‘깊이’에 있어서는 아직 성장할 여지가 많다고 생각해요. 맥파이는 수제 맥주만의 깊이를 추구하는 브랜드라 개인적으로도 정말 좋아합니다.
Q. 어떤 일을 담당하시나요?
맥파이 브랜드 커뮤니케이션과 홍보 업무를 담당하고 있습니다. PR부터 인스타그램 등 SNS 채널 관리, 신제품 네이밍도 일부 하고 있어요. 새롭게 태어난 맥주에 생명력 불어넣는 일이죠. 그리고 네이버 스마트플레이스를 활용해서 제주 양조장 투어 예약 관리도 하고, 이태원 매장에서 특별한 맥주를 출시하면 소개 목적으로 공지를 사용하기도 합니다. 물론 이런 일들을 제가 다 하는 건 아니고 본사와 매장, 제주 양조장에 계신 동료분들과 협업하며 진행하고 있어요.
Q. 협업 구조는 어떻게 되나요? 조직 구성이 궁금합니다.
맥파이 본사는 이태원 매장과 가까운 해방촌에 있어요. 본사에는 열 명 정도 함께 일하고, 이태원에는 매장을 관리하고 운영하는 동료분들이 계세요. 제주도 양조장이랑 탭룸이 있는데, 공장장님을 비롯한 현장 생산직 분들과 영업 담당자분들이 함께 일하고 있습니다.
정리하면 사무직, 매장직, 생산직, 영업직이 각자 다른 위치에서 협업하는 구조라고 볼 수 있어요. 파트타이머 (아르바이트)로 함께 하시는 분들까지 대략 50명 정도 되겠네요. 각자 하는 일도, 근무 위치도 다르지만 네이버웍스로 소통하면서 함께 일하고 있어요.
Q. 네이버웍스를 사용하신 지는 얼마나 되셨고, 그전에는 어떤 도구를 사용하셨나요?
네이버웍스를 전사적으로 사용한 지는 2년 정도 됐습니다. 메신저, 게시판, 캘린더 기능을 주로 사용하고, 경영지원 전자결재 기능을 잘 활용하고 있어요.
이전에는 카카오톡과 구글 독스 기반 전자결재 서비스를 사용했습니다. 개인톡은 누구나 사용하는 앱이라는 점에선 편하지만, 업무와 개인 일상이 구분되지 않는 문제가 있죠. 직장인이라면 누구나 느껴봤을 스트레스일 텐데요. 업무는 네이버웍스로 진행하면서 일상과 확실하게 분리하고 업무 효율성을 높이고 싶었습니다.
그리고 저희는 업무에 전자결재를 많이 쓰는 편이에요. 공식적인 업무 진행과 휴가 신청 등을 모두 전자결재로 처리하는데, 승인 절차는 갖되 가볍고 빠르게 움직일 수 있어야 합니다. 그러기 위해선 수직적인 결재뿐만 아니라 수평적으로 내용을 공유하는 ‘병렬 합의’ 등 유연한 기능 지원이 필요합니다. 하지만 기존에 사용하던 솔루션은 유연한 기능 지원이 약했고, 직관성도 아쉬웠습니다. 반대로 네이버웍스 경영지원에서는 저희가 필요로 하는 다양한 결재 형태가 유연하게 제공되어 사용하기에 편리해요.
Q. 다른 서비스가 아닌 네이버웍스를 선택한 이유는 무엇인가요?
자주 협업하는 커피 브랜드에서 네이버웍스를 추천해 주셨어요. 사용해 보니 두 가지 면에서 만족스러웠습니다.
첫째는 ‘쉽다’는 점입니다.
저희처럼 빠른 조직은 많은 교육 시간 투자 없이 새로운 도구에 빠르게 적응해야 하는데, 그 점에서 네이버웍스가 정말 좋았어요. 메신저, 게시판 등 대부분 기능이 최소 한 번은 써본 LINE 메신저나 네이버 카페, 블로그와 화면이나 기능이 비슷해서 내가 하고 싶은 게 어디 있는지 직관적으로 확인하기 쉬웠습니다. 네이버가 만든 서비스이니 기업용 서비스도 특유의 편의성을 그대로 가져온 것 같았습니다. 신뢰도는 말할 것도 없고요.
둘째는 ‘자동 번역’ 기능. 정말 잘 활용하고 있습니다!
대표님이 외국인이시라 영어와 한국어를 같이 쓰는 경우가 많아요. 기존에는 한국어 밑에 영어 메시지를 같이 쓰거나, 그 과정에서 별도의 번역기 창을 띄우는 경우도 많았죠. 하지만 네이버웍스 메신저에서 자동번역 기능을 켜두면 양 방향으로 실시간 번역이 되기 때문에 언어 장벽이 사라집니다. 파파고 엔진이라 정확도도 아주 높아서 의사소통이 잘못 되는 경우도 거의 없고요.
Q. 전자결재는 어떻게 사용하시는지 구체적인 설명 부탁드립니다.
저는 다른 부서의 지원을 받아야 하는 일이 많아요. 예를 들어 신제품 마케팅을 할 때도 양조장 생산 일정과 조율이 필요하고, 아이디어 시각화에도 디자이너의 도움이 필요합니다. 한마디로 설득을 많이 해야 하는 포지션인데, 전자결재로 업무를 수월하게 진행하고 있습니다.
메신저는 서로 의견을 빠르게 나누기엔 좋지만, 공식적인 ‘확인’이나 ‘승인’ 개념을 적용하기엔 어렵죠. 시간이 지나면 지나간 내용은 스크롤 올려 확인해야 하는 불편함도 있고요. 반면에 네이버웍스 전자결재를 활용하면 ‘기안’이라는 액션 자체로 이 내용이 요청인지, 확정된 내용에 대한 공유인지 등 업무 성격을 명확하게 알릴 수 있어서 편합니다. 네이버웍스와도 연동이 되니 메시지로 결재 업데이트 현황을 받아볼 수 있어서 업무 누락을 줄일 수 있고요.
조금 더 회사 차원에서 말씀드리면, 본사와 생산, 매장이 각각 다른 위치에 있어서 연결성을 강하게 유지하면서도 업무 효율을 높일 수 있는 기능을 유연하게 활용하려 노력해요. 흔히 ‘공식적인 의사소통 수단’ 하면 가장 먼저 떠오르는 메일과 비교해도, 네이버웍스 전자결재는 일반 결재, 병렬 결재, 병렬 합의 등 다양한 결재 라인을 만들 수 있어서 ‘빨리빨리’를 구현하기에 가장 적합한 수단이라고 생각합니다. ‘메일 받으셨나요?’ ‘언제까지 확인해 주세요~’ 같은 소통 시간도 줄일 수 있고요. 그래서 공식적인 업무 진행의 상당 부분을 전자결재로 진행하고 있습니다.
네이버웍스 메시지로 받아보는 전자결재 진행 현황 (WorkNoti 봇)
Q. 또 잘 활용하시는 기능이 있다면?
‘게시판’입니다. 제품 정보 등 누구나 알면 좋을 만한 정보들을 올려 공유해요. 예를 들어 2~3주에 한 번 주기로 신제품이 나오는데, 신제품 정보를 개인만 가지고 있거나 1:1 커뮤니케이션을 통해서만 주고받으면 모두가 알기 어렵겠죠. 중요 정보를 게시판에 정보를 올려두면 서로 궁금한 내용도 댓글로 물어볼 수 있고 정보 공유에 매우 효과적입니다. 게시판 글마다 ‘읽음’ 확인도 가능하니, 읽지 않은 사람들에게 개별 메시지를 보내서 확인을 유도할 수도 있고요.
그리고 ‘캘린더’도 잘 사용하고 있어요. 일정에 장소를 비롯한 디테일한 내용들을 적어 두고 알림을 받을 수 있어서 업무 누락을 방지할 수 있습니다. 네이버웍스 경영지원서 연차 기안을 올리면 자동으로 캘린더에 등록되고, 그 일정을 부서 팀원들과 바로 공유할 수 있는 점도 편리합니다. 서로 일정 확인에 드는 시간을 줄일 수 있어서 좋은데, 특히 휴가 결재를 올리고 일정에 등록 되면 네이버웍스 프로필에 자동으로 ‘느낌표’ 표시가 떠서 부재 중에도 마음이 편해요. (웃음)
Q. 일하는 방식 측면에서 변화된 점이 있나요?
부서끼리, 혹은 자주 협업하는 사람들 위주로 소통하는 ‘끼리끼리’ 문화가 아닌 ‘다 같이’ 소통 문화가 생겼습니다. 여기에 게시판이 매우 큰 도움이 됐어요. 일부가 아닌 전체를 대상으로 소통을 하다 보니 처음에는 ‘이런 것까지 공유해도 괜찮을까?’ 하는 어색함도 있었던 게 사실입니다. 지금은 모두들 익숙해졌고, 조직이 커질수록 더 큰 효용감을 느끼게 될 것 같습니다.
또 한 가지는 프린트 절약이에요. 중요한 내용은 출력해서 보며 소통하는 것도 그 나름의 아날로그 감성은 있지만, 저희처럼 여러 부서가 멀리 떨어져 일하는 회사에겐 시간과 비용 측면에서 비효율일 수 있습니다. 이런 요소들을 디지털화하는 것이 회사 전체적으로 불필요한 요소를 줄이는 길이라 보고, 메시지, 전자결재, 게시판 기능을 적극적으로 활용하면서 기존 아날로그 요소들을 디지털화하고 있습니다.
Q. 다른 구성원분들의 활용도는 어떤가요?
PC 앱이나 웹 화면뿐만 아니라 모바일 완성도가 워낙 높아서 전반적으로 잘 사용하고 있어요. 메시지, 게시판, 캘린더 등 대부분 기능의 모바일 사용성이 정말 높습니다. 흔히 아시는 해외 협업툴과 견주어도 전혀 뒤지지 않고, 오히려 더 나은 요소들이 많습니다. 본사뿐만 아니라 생산이나 영업 현장에 계신 분들의 활용성을 높이는 방법도 계속해서 고민 중입니다.
영업 현장 : 세일즈팀 심태훈 님 :
팀/그룹/부서 간의 메세지 방에서 편리한 소통을 위해 노트를 잘 활용하고 있습니다. 게시판은 노트보다 조금 더 큰 조직의 개념으로 사용하고요.
노트나 게시판처럼 다양한 기능을 활용하면서 커뮤니케이션을 편리하게 관리할 수 있다는 점이 매력적입니다. 소소하게 바라는 점이 있다면, 노트에서 표를 자주 활용하는 편인데 정교한 편집이 필요할 때 100% 원하는 형태로 되지 않을 때가 있습니다. 이런 부분들도 계속해서 개선될 것이라 생각합니다.
Q. 네이버웍스를 한 마디로 표현한다면?
‘업무를 원활하게 도와주는 동료’입니다. 업무에 꼭 필요한 소통이나 의사 결정 프로세스를 명확하게 할 수 있도록 도와주는 점이 매우 크기 때문이에요. 네이버웍스 Basic과 경영지원을 같이 쓰는데, 기능의 다양성과 실용성에 비하면 비용은 매우 합리적이라고 생각해요. 조직 운영 관리 부서의 만족도도 매우 높습니다.
메신저, 전자결재, 이메일 등 필수 업무 기능을 하나의 앱으로 사용하고 싶은 기업, 별다른 트레이닝 없이 누구나 쉽게 사용할 수 있는 협업 도구를 찾는 기업, 외국인과의 소통이 많은 기업에 네이버웍스를 추천합니다.
네이버웍스로 협업하는 맥파이 본사(사무실) 모습
