“팀장님은 결재자로, 회계팀은 참조로 넣으면 되죠?”
“아니요, 회계팀은 합의로 넣어야 해요! 안 그러면 문서가 그냥 넘어가요…”
결재 서류 올릴 때마다 이런 대화,
한 번쯤 나눠 보신 적 있지 않으신가요?
결재 종류는 많은데 누굴 어떻게 넣어야 할지 헷갈리는 경우가 많을 텐데요. 도대체 어떤 기준으로 설정해야 할까요?
술술 읽히는 업무 해설집 이번 에피소드에서는 결재의 개념부터, 결재 유형, 결재 방식까지 하나씩 살펴보겠습니다. 막연하게 설정하던 결재선, 이제 정확히 이해하고 자신 있게 선택해 보세요!
그럼 업무 해설집을 펼쳐볼까요?
체크 포인트 1. 결재란 무엇인가요?
결재는 결정할 권한이 있는 상급자가 하급자의 제출 안건을 검토하고 허가하는 과정을 의미합니다. 쉽게 말해 ‘이날 휴가를 가려고 하는데 승인해 주세요’, ‘워크샵을 진행하면서 이만큼 돈을 사용했어요’ 등을 보고하고 승인을 받는 것이죠. 상황에 따라 결재자는 한 사람일 수도 있고 여러 사람일 수도 있습니다.
결재 관련 주요 용어 정리
결재 문서를 올리는, 상신
상신은 결재를 받기 위해 작성한 문서를 상급자에게 제출하여 승인을 요청하는 과정을 의미합니다. 주로 ‘기안을 상신했습니다.’ 또는 ‘품의를 상신했습니다.’와 같이 사용하는 경우가 많습니다.
내용을 확인하고 허락하는, 승인
승인은 결재자가 문서의 내용을 검토한 후 허가하는 단계를 의미합니다. 이 단계에서 결재자가 승인해야만 실제로 실행 가능한 업무가 되는 것이죠.
결재 문서를 돌려보내는, 반려
결재자가 제출한 문서가 수정 또는 보완이 필요하다고 판단한 경우 처리하지 않고 되돌려주는 것을 의미합니다. 예를 들어 예산안의 예산 계획이 구체적이지 않다고 판단한 경우, 결재자가 문서를 반려하고 수정 요청을 보낼 수 있습니다.
이처럼 한 문서가 실제로 실행되려면 상신 → 승인의 과정을 거치게 되고, 중간에 문제가 발생한다면 반려될 수 있는 것이죠.
체크 포인트 2. 결재 서류가 전달되는 길, 결재선
결재선은 결재가 이루어지는 과정이나 절차를 뜻해요. 즉, 작성한 문서를 누구에게 어떤 순서로 허락을 받을지 정하는 것이죠. 팀장님께 통과 받으면 실장님께 가고, 실장님께 통과 받으면 본부장님께 가는 식으로 말이죠.
결재선을 설정할 때는 각각 결재 유형을 지정해야 하는데요.
상황 별로 사용하기 좋은 결재 유형을 살펴보며 결재가 이루어지는 절차를 확인해 보겠습니다.
1차 상급자 – 2차 상급자 순으로 승인받는 가장 일반적인, 결재
구성원이 교통비, 식비 등의 비용을 회사에 정산 요청할 경우 결재선을 어떻게 설정할 수 있나요?
회사의 비용을 사용할 때는 꼼꼼히 확인하는 것이 중요해요. 이러한 경우에는 구성원이 속한 조직의 1차, 2차 상급자에게 결재를 받는 것이 좋죠. 위 경우에는 김도훈 팀장 먼저, 그 다음으로 유화림 본부장이 결재 문서를 받게 돼요. 즉, 단계별 승인을 통해 책임을 명확하게 구분하고자 할 때에는 1차 상급자 – 2차 상급자 순으로 결재하는 형태인 일반 결재를 사용해 볼 수 있습니다.
결재 권한은 없지만 문서를 열람할 수 있는, 참조
영업팀 구성원이 다음 주에 연차를 신청했어요! 인사팀에게도 해당 내용을 참고 사항으로 알릴 수는 없을까요?
영업팀 구성원의 부재 승인은 영업팀 조직장이 의사결정권을 가지고 있습니다. 따라서 위 상황을 적용해보면 김지원 팀장을 결재로 설정할 수 있는 것이죠.
하지만 인사팀은 구성원의 연차를 승인 혹은 반려할 권한이 없는데요. 이럴 때는 자동으로 문서를 승인하는 참조를 활용해 볼 수 있습니다. 즉 인사팀을 별도의 의사 표현 없이 결재 처리되도록 한다면, 박영재 팀장을 참조로 설정하여 부재 현황을 파악하게 할 수 있는 것이죠.
내부 결재자가 아닌 외부인에게 확인받는, 합의
공문서 수신 신청서를 작성했는데 외부 기관으로부터 전달된 계약안이 포함되어 있어요. 먼저 법무팀에서 확인한 후 조직장에게 최종 결재를 받을 수 있도록 설정할 수 있나요?
합의는 내부 결재선에 있지 않은 외부인이 결재하는 방식을 말해요. 여기서 외부인은 실제 회사 밖의 외부인을 말하는 것이 아니라, 해당 문서의 정식 결재 흐름에 포함되지 않은 사람을 뜻하는데요.
예를 들어 총무팀 공문서 수신 신청서의 기본 결재 흐름을 김나영 대리 – 한지선 팀장으로 설정했다고 가정해 보겠습니다. 그런데 계약 내용에 법적 리스크가 있을 수 있어, 최종 결재 전 법무팀의 확인이 필요해질 수 있을 텐데요. 이때 법무팀은 총무팀 문서의 공식 내부 결재선이 아니기 때문에, 문서의 흐름상 외부인으로 간주될 수 있는 것이죠. 따라서 위와 같이 법무팀 팀장을 합의로 설정하여 법적 리스크를 확인할 수 있습니다.
여러 결재자가 동일한 단계에서 문서를 처리해야 다음 단계로 넘어가는 ‘병렬 결재’
기획, 마케팅, 개발 팀 구성원들이 공동으로 진행한 프로젝트 보고서를 효과적으로 검토할 수 있을까요?
하나의 문서가 여러 팀에 걸쳐 있는 사안일 경우, 빠르고 명확하게 각 담당자의 확인을 받는 것이 중요합니다. 병렬 결재로 진행할 경우, 세 조직장이 한 단계에서 결재를 받을 수 있어 시간을 단축할 수 있는데요. 위와 같이 이국철, 서지영, 김민수 세 팀의 팀장들을 병렬 결재로 설정할 수 있는 것이죠.
이러한 구조는 상위자 결재로 책임이 전가되는 것이 아니라, 모든 병렬 결재자가 공동 책임을 지기 때문에 협업 프로젝트 문서에서 큰 힘을 발휘할 수 있습니다. 하나의 병렬 결재 그룹 내에서는 결재 순서가 영향을 미치지 않습니다.
유관 부서들의 확인을 빠르게 받을 수 있는 ‘병렬 합의’
마케팅팀에서 5,000만 원 광고비 충전을 요청하려고 해요! 일정이 빠듯하지만, 고액 규모라 브랜드 및 회계팀의 확인도 필요할 때는 어떻게 해야 하나요?
적은 비용이 아니라면 소속된 팀뿐만 아니라 유관 부서의 확인도 필요하죠. 브랜드팀에서는 캠페인 전략을 검토해야 하고, 회계팀에서는 해당 광고 예산이 적절하게 배정되었는지를 확인해야 할 텐데요. 많은 담당자에게 결재를 받으려면 시간이 오래 걸리기 마련입니다.
이럴 때는 앞서 살펴본 합의에서 나아가 병렬 합의를 통해 해결할 수 있습니다. 유관 부서인 브랜드, 회계팀 담당자를 병렬 합의로 설정하여 1차로 빠르게 확인을 받고, 마케팅 팀장을 결재로 설정하여 최종 확인을 받을 수 있습니다. 이렇게 되면 시간을 단축하면서 세 부서가 꼼꼼히 검토할 수 있는 것이죠. 하나의 병렬 합의 그룹 내에서는 결재 순서가 영향을 미치지 않습니다.
체크 포인트 3. 결재 처리는 어떻게 진행되나요?
결재 단계에서 상황에 맞게 결재 처리 방식을 설정하면 결재 속도를 높이고 오류를 최소화할 수 있는데요. 실무에서 활용 가능한 결재 처리 방식에는 어떤 것이 있는지 살펴보겠습니다.
결재 순서와 무관하게 처리하는, 선결재
광고를 집행하기 위해 기안을 상신했는데 팀장님이 휴가 중이시라면 어떻게 해야 할까요? 이럴 때는 더 상위 결재자가 먼저 결재할 수 있도록 하는 선결재를 활용할 수 있어요.
선결재는 결재선에서 지정한 결재 순서와 상관없이 결재 예정 문서를 먼저 결재할 수 있도록 설정하는 방식인데요. 앞선 결재자들이 결재하지 않았더라도 다음 결재자가 미리 결재할 수 있어, 일부 결재자가 자리를 비운 상황에서 결재 지연을 막는데 유용합니다.
A → B → C 순서일 때, A와 B가 결재하지 않았더라도 C가 먼저 결재할 수 있습니다.
단계별로 처리하는, 순차 결재
순차 결재는 같은 병렬 결재(합의) 그룹 내에서 문서를 승인하는 순차 결재자를 추가해 차례대로 결재가 이뤄지도록 하는 방식인데요. 승인 순서가 중요한 문서일 경우에 주로 사용하고, 다른 병렬 결재(합의)의 결재 순서에는 영향을 주지 않아요.
병렬 결재 그룹 1과 2는 서로 영향을 주지 않고 독립적으로 이루어져요. 병렬 결재 그룹 1의 경우 병렬 결재자 1 → 순차 결재자 a → 순차 결재자 b 순서로, 그룹2의 경우 병렬 결재자 2 → 순차 결재자 c → 순차 결재자 d 순서로 결재를 진행합니다.
반복 문서를 빠르게 처리하는, 일괄 승인
일괄 승인은 결재자가 결재 대기 문서를 한 번에 승인할 수 있도록 설정하는 방식입니다. 매달 진행되는 정산 건처럼 반복적인 결재 문서나 대량 문서를 처리하는 경우 일일이 문서를 승인할 필요가 없어져 빠르게 결재할 수 있죠.
특정 결재자의 승인 단계로 되돌리는, 지정 반려
마지막 결재자가 문서를 확인하다가 중간 단계에서의 오류나 누락을 발견했다면 어떻게 해야 할까요? 이럴 때는 지정 반려를 통해 이미 승인한 결재자 중 한 명을 지정하여 결재 승인을 취소하고, 해당 결재자 이후 결재자의 승인을 다시 받도록 할 수 있어요. 이 과정에서 기존에 설정된 전체 순서는 변경되지 않습니다.
네이버웍스 결재에서는 선결재를 사용하기로 설정한 경우, 지정 반려는 사용할 수 없는데요. 선결재는 결재 순서와 관계없이 먼저 처리하는 기능이기 때문에, 지정 반려를 적용하면 결재 순서가 섞여버리는 문제가 생길 수 있어 사용을 제한하였습니다.
A → B → C 순서로 결재가 진행 중인 문서를 C가 B에게 반려하면 B 이후의 결재는 다시 진행됩니다.
결재를 잠시 멈추는, 보류
굿즈 제작 예산을 검토하는 중에 디자인 변경 논의가 필요한 상황이 생긴다면 어떻게 해야 할까요? 이처럼 추가적인 검토가 필요한 경우나 관련 부서 협의가 필요한 상황이라면, 결재 진행을 보류한 후 재개할 수 있습니다.
A가 문서를 보류한 경우, 일반 결재에서는 이후 결재가 멈추게 되는데요. 만약 선결재일 경우, A를 제외한 결재자는 결재를 계속할 수 있습니다.
별책부록
코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록!
지금까지 결재에 대해 쭉 알아봤다면, 이제 얼마나 정확히 이해했는지 O/X 퀴즈로 간단히 확인해 볼까요?
Q1. 병렬 결재는 항상 같은 직급의 사용자끼리만 설정할 수 있다.
정답 : X
병렬 결재는 직급과 관계없이 여러 결재자가 한 단계 내에서 결재해야 할 필요가 있을 때 사용하는 방식입니다. 동등한 책임이 필요할 때 설정하는 것이지 직급과는 무관해요.
Q2. 한 문서에서 병렬 결재자 중 1명이 반려하면, 문서는 바로 종료된다.
정답 : O
병렬 결재는 모두의 결재가 필요하므로, 그중 한 명이 반려하면 문서 전체가 더 진행되지 않고 종료돼요.
Q3. 선결재를 사용하여 두 번째 순서인 내가 문서를 먼저 결재했다면, 첫 번째 순서인 결재자가 반려해도 문서는 그대로 승인된다.
정답 : X
선결재는 문서의 결재 흐름을 무시하는 것이 아니라, 단지 ‘미리 결재할 수 있는 권한’을 주는 설정일 뿐이에요. 앞 단계 결재자가 문서를 반려하면, 내가 미리 결재한 기록이 있더라도 문서는 최종적으로 반려됩니다.
Q4. 합의자는 내부 결재선에는 포함되지 않지만, 문서를 승인하거나 반려할 수 있다.
정답 :O
합의자도 ‘승인’과 ‘반려’를 선택할 수 있어요. 비록 결재선 내부에는 없지만, 실제 결재자와 유사한 검토 권한을 가진 외부 참여자로 처리되죠. 이것이 바로 ‘합의’의 실질적인 역할입니다.
Q5. 병렬 결재에서 ‘순차 결재’ 옵션을 설정하면, 결재자들이 정해진 순서대로 결재하게 된다.
정답 : O
병렬 결재자들을 그룹으로 묶되, 그 안에서 결재 순서까지 지정할 수 있도록 하는 옵션이 ‘순차 결재’예요. 즉 A-B-C 순으로 결재해야 다음 단계로 넘어갈 수 있어요.
이제 결재선, 헷갈리지 않으시겠죠?
실제 문서를 작성할 때 오늘 퀴즈의 정답과 풀이가 자동으로 떠오를 만큼 결재의 흐름과 역할을 정확히 이해하셨다면 성공입니다!
술술 읽히는 업무 해설집 episode 8.에서는 결재와 결재선에 대해 A부터 Z까지 자세히 알아보았습니다. 마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!
결재 담당자라면 꼭 알아야 하는 것
- 결재 문서는 상신 → 승인의 과정을 거치게 되고, 중간에 문제가 발생한다면 반려될 수 있습니다.
- 결재선은 결재가 이루어지는 과정이며, 유형에는 결재, 참조, 합의, 병렬 결재, 병렬 합의가 있습니다
- 활용 가능한 결재 처리 방식에는 선결재, 순차 결재, 일괄 승인, 지정 반려, 보류가 있습니다.
지난 술술 읽히는 업무 해설집 시리즈가 궁금하다면 →
- 1편 : 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리
- 2편 : 연차의 모든 것 1. 연차는 며칠을 줘야 하나요?
- 3편 : 연차의 모든 것 2. 언제까지 쓸 수 있게 하나요?
- 4편 : 연차의 모든 것 3. 연차 촉진, 어떻게 해야 할까요?
- 5편 : 특별 휴가로 직원 만족도 끌어 올리기
- 6편 : 업무 효율을 높이는 유연근무제
- 7편 : 근로 시간 어떻게 관리해야 할까요? 출퇴근 예외 상황 모음집
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