“수신 기능이 공유나 참조랑 뭐가 다른 거지?”
“서식도 만들고 결재선까지 설정했는데… 수신은 또 무슨 의미야?”
서식 만들기 과정에서 ‘결재선 설정’ 이후에 나오는 ‘수신·공유 설정’. 얼핏 비슷해 보이지만, 실제로는 각각 다른 목적을 가진 결재 기능입니다.
술술 읽히는 업무 해설집, 이번 에피소드에서는 헷갈리기 쉬운 ‘결재’, ‘수신’, ‘공유’의 세 가지 개념을 구분하고, 결재 승인 이후 이어지는 업무가 있을 때 특히 유용한 수신 기능의 활용법을 하나씩 살펴보겠습니다.
그럼 지금부터 업무 해설집을 펼쳐볼까요?
체크 포인트 1. 수신 기능은 언제 필요한가요?
네이버웍스 결재에서 ‘결재, 참조, 합의’는 모두 결재자의 역할을 구분하는 결재 구분에 해당합니다. 그런데 이와는 별개로 각 서식에는 ‘수신’ 기능을 설정할 수 있는데요. 이해를 돕기 위해 먼저 ‘수신’ 기능과 유사한 개념들의 차이점을 예시와 함께 살펴보겠습니다.
결재선에 포함되지만 승인·반려 권한은 갖지 않는, 참조
‘참조’로 지정된 구성원은 결재선에 포함되지만, 문서를 승인하거나 반려할 권한은 없습니다. 다만 결재선에 기록되므로 “이 문서를 확인했다”라는 사실은 공식적으로 남게 되죠.
따라서 문서의 결재 과정에는 직접 참여하지 않지만, 원칙적으로 진행 상황이나 결과를 확인해야 하는 상위 부서장을 지정할 때 유용합니다. 예를 들어 영업팀 사원의 부재 일정을 팀장이 결재하는 경우, 영업 본부장을 ‘참조’에 넣어 해당 문서를 확인할 수 있도록 설정할 수 있습니다.
결재선에 포함되며 외부 검토자가 승인·반려 권한을 갖는, 합의
‘합의’는 내부 결재선에는 속하지 않지만, 문서의 검토나 확인이 필요한 외부 결재자를 지정할 때 사용됩니다.
예를 들어 마케팅팀 사원이 광고 계약서 검토를 위하여 실장과 팀장에게 결재를 요청하는 경우, 법무팀에서도 해당 계약의 법적 문제 여부를 확인해야 할 수도 있습니다. 따라서 이 문서의 주된 목적은 팀장의 최종 승인을 받는 것이지만, 동시에 법무 검토가 필요하므로 법무팀장을 합의자로 지정하여 승인 및 반려 권한을 부여할 수 있습니다.
합의자의 처리 액션은 ‘결재’와 동일하나 구성원에게 ‘합의’ 상태로 라벨이 보여집니다.
결재선에 포함되지 않지만 문서 열람이 가능한, 공유
‘공유’는 결재 문서의 본문과 진행 상황을 다른 구성원이 확인할 수 있도록 권한을 주는 기능입니다. 그렇다면 승인이나 반려 권한이 없는 ‘참조’와는 어떤 차이가 있을까요?
차이는 결재선 포함 여부에 있습니다. ‘참조’는 결재 구분의 한 종류로 결재선에 공식적으로 지정되지만, ‘공유’는 결재선에 속하지 않고 단순 열람만 가능한 서식 자체의 세부 기능입니다.
예를 들어 신규 판매 프로모션 진행을 위해 기안서를 상신한다고 가정해 보겠습니다. 함께 프로모션을 기획한 팀원을 결재선에 포함하는 것은 다소 어색하겠죠. 이런 상황에서는 ‘참조’ 대신 ‘공유’ 기능을 활용해 결재 진행 상황을 함께 확인하도록 할 수 있습니다.
결재선에 포함되지 않지만 결재 이후 후속 업무를 담당하는, 수신
‘수신’ 역시 ‘공유’와 마찬가지로 결재선 설정과는 별개인 서식의 세부 기능입니다. 하지만 단순한 열람이 아니라, 지정된 시점에 문서 내용과 함께 업무 협조 요청을 할 수 있다는 점에서 차이가 있습니다.
지금까지 살펴본 ‘참조, 합의, 공유’가 결재 과정 속의 참고와 검토를 목적으로 한다면, ‘수신’은 결재가 완료된 이후 원문서의 본질적인 처리를 담당하는 일원과 소통하는 통로죠.
예를 들어 인사팀 사원이 사내 교육용 교재 마련을 위해 ‘구매 요청서’를 작성하고, 팀장 승인을 받았다고 가정해 봅시다.
이때 문서 승인만으로 교재가 바로 준비되는 건 아니죠. 실제 구매와 발주는 구매팀의 역할일 수 있습니다. 따라서 이러한 경우에는 ‘수신’ 기능으로 구매팀을 지정해 두면, 결재가 끝난 후 필요한 절차를 자연스럽게 이어서 처리할 수 있습니다.
병렬 결재 및 선결재 등 결재 구분과 처리 방식을 더 자세히 알고 싶다면 술술 읽히는 업무 해설집 episode 8. ‘헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기’를 참고하세요.
체크 포인트 2. 수신 기능은 어떤 절차로 진행되나요?
서식별 ‘수신 사용 여부’를 ‘사용’으로 설정하면, 관리자가 수신처를 미리 지정하거나, 구성원이 문서 작성 시 직접 추가하여 발신할 수 있습니다. 관리자의 네이버웍스 화면을 통해 과정을 살펴볼까요?
먼저 결재 관리 > 서식 관리 메뉴에서 ‘서식 만들기’ 버튼을 눌러 새 서식을 추가합니다. 이미 존재하는 서식이라면 서식 관리 메뉴 내 목록에서 원하는 서식의 ‘서식명’을 클릭합니다. 이후 ‘수신·공유 설정’ 탭으로 이동해 수신 기능을 관리할 수 있습니다.
단, 신규 생성 서식의 경우, ‘기본 설정’과 ‘서식 만들기’ 단계를 완료해야 ‘수신·공유 설정’ 탭으로 이동할 수 있습니다.
‘수신 관리’ 영역에서 ‘수신 사용 여부’를 ‘사용’으로 설정합니다.
‘수신 시점’은 두 가지 옵션 중에 선택할 수 있는데요. ‘문서 작성 시점부터 수신’을 선택하면 수신자는 문서 작성 단계나 결재가 진행되는 도중에도 문서를 받아볼 수 있습니다. 반대로 ‘완료된 후 수신’을 선택하면 결재가 모두 끝난 뒤에만 문서를 조회할 수 있습니다.
‘문서 작성 시점부터 수신’ 설정 시 반려된 문서는 수신함에서 자동으로 사라지며, ‘완료된 후 수신’으로 설정 시에는, 반려 문서가 수신되지 않습니다.
결재 관리자가 각 서식의 수신처를 사전에 설정해 두고 싶다면 ‘수신 대상’ 기능을 활용할 수 있는데요. 수신 유형은 ‘부서’ 또는 ‘사원’으로 설정할 수 있으며, 유형에 따라 문서가 전달되는 흐름이 달라집니다.
먼저 수신처가 ‘사원’으로 설정된 경우에는 해당 구성원이 직접 수신 담당자가 되어 문서를 접수합니다. 그리고 필요에 따라 처리 문서에 결재선을 설정해 후속 업무를 처리하게 되죠.
하지만, 수신처가 ‘부서’로 설정된 경우라면, 문서를 받은 부서가 담당자 한 명을 지정해 문서를 접수하게 됩니다.
수신 대상자를 추가하지 않으면, 결재 서식 작성 화면 우측에 ‘수신처’ 영역만 표시됩니다. 해당 영역을 통해 추후에 필요할 때 수신자를 추가할 수 있습니다.
마지막으로 ‘수신 대상 변경 허용’ 기능은 관리자가 설정한 수신 대상을 문서 작성자나 결재자가 변경할 수 있는지를 설정하는 옵션입니다.
‘허용’을 클릭하면 문서 작성자나 결재자가 수신처를 직접 변경할 수 있습니다. ‘허용 안 함’을 선택하면 관리자가 지정한 수신처가 그대로 유지됩니다. 각 서식의 특성과 목적에 맞게 적절한 수신 체계를 설정해 보세요.
체크 포인트 3. 수신처로 지정되면 문서 접수는 어떤 절차로 진행되나요?
내가 ‘개인’이나 ‘부서’로 수신처에 지정되었다면, 결재 > 수신함 메뉴에서 문서를 확인하고 접수할 수 있습니다.
3-1) 수신함 조회하기
네이버웍스 결재에서는 수신처의 업무 진행에 따라 문서의 발신 상태를 여러 단계로 구분해 표시하고 있는데요. 수신함은 물론 발신함에서도 문서 목록의 첫 번째 항목인 ‘상태’를 통해 각 문서의 수신 현황을 확인할 수 있습니다.
수신 상태의 첫 단계는 결재가 아직 진행 중임을 뜻하는 ‘발신 문서 진행’입니다. 해당 단계는 서식의 ‘수신 시점’을 ‘문서 작성 시점부터 수신’으로 설정했을 때 나타납니다. 이 경우 수신처는 문서를 조회할 수는 있지만 아직 접수는 할 수 없습니다.
‘수신’ 기능은 결재 문서 이후 이어지는 후속 업무 처리를 위해 사용됩니다. 따라서 결재 절차가 끝난 후에야 수신처가 접수를 진행할 수 있도록 설정되어 있는 것이죠.
결재가 완료되면 다음 단계인 ‘수신 대기’ 상태로 바뀌게 되는데요. 이는 수신처가 문서를 접수할 수는 있지만 아직 접수하지 않은 상태를 의미합니다.
‘수신 대기’ 단계까지는 수신 접수가 이루어지지 않은 상태이기 때문에, 필요한 경우 발신자는 발신을 회수할 수 있습니다.
결재 문서에 결재선이 없어 즉시 승인된 경우, ‘수신 대기’가 첫 단계로 표시됩니다.
이후 수신처의 업무 진행에 따른 발신함 문서 상태는 하단의 테이블을 참고해 보세요.
| 상태 | 상태 설명 | 발신 회수 가능 여부 | 수신 접수 여부 |
| 발신 문서 진행 | 발신한 원문서가 결재 진행 중인 상태 | 가능 | 접수 불가 |
| 수신 대기 | 수신처가 문서를 접수하지 않은 상태 | 가능 | 미접수 |
| 수신 접수 | 수신처가 문서를 접수한 상태 | 불가 | 접수 |
| 수신 반송 | 수신처가 문서를 반송한 상태 | 불가 | 반송 |
| 수신 문서 진행 | 수신처가 문서 접수 후 처리 문서가 결재 중인 상태 | 불가 | 접수 |
| 수신 접수 후 완료 | 수신처가 문서 접수함과 동시에 완료 처리를 한 상태 | 불가 | 접수 |
| 수신 문서 완료 | 수신처가 문서 접수 후 처리 문서를 상신하여 결재가 완료된 상태 | 불가 | 접수 |
| 수신 문서 반려 | 수신처가 문서 접수 후 처리 문서를 상신했으나 결재자가 반려한 상태 | 불가 | 접수 |
3-2) 담당자 지정하기
수신처가 부서로 지정된 경우, 해당 부서 구성원들이 수신 접수 담당자를 직접 지정할 수 있습니다. 수신 목록의 ‘담당자’ 항목에서 ‘지정’을 클릭해 담당자를 선택합니다.
검색창에서 담당자를 선택한 뒤, 필요하다면 ‘메모’ 입력란에 지정 사유나 참고 내용을 남길 수 있어요. ‘메모’가 등록되면 ‘담당자’ 항목에 노트 아이콘이 표시되어 부서원들이 확인할 수 있으며, 지정이 완료되면 해당 구성원에게 자동으로 메일이 발송됩니다.
담당자를 지정하지 않고, 직접 수신 접수할 경우, ‘접수일’ 항목의 ‘접수’ 버튼을 클릭하세요. 이 경우 ‘담당자’ 항목에 자동으로 본인 이름이 표시됩니다.
3-3) 수신 접수하기
결재 원문서를 확인하고 접수할 준비가 되었다면, 해당 문서의 ‘접수일’ 항목에서 ‘접수’를 클릭합니다. 접수 방법은 세 가지로 구분되는데요.
수신자가 수신 원문서를 근거로 업무를 처리할 때 사용하는 처리 문서는 ‘일반 기안지(수신)’ 서식으로 작성됩니다.
첫 번째 ‘접수 후 이어서 문서 작성’은 접수와 동시에 문서 작성 화면이 열리며, 처리 문서를 바로 작성할 수 있어요. 후속 업무에 대한 결재 및 처리가 즉시 가능한 경우에 적합합니다.
예를 들어 개발팀에서 신입사원을 위한 노트북 3대를 요청했고 IT팀 사원이 문서를 접수했다고 가정해 봅시다. IT팀 사원은 접수 직후 지급할 노트북 자산 번호와 세부 내역을 처리 문서에 기록하고, 이를 IT팀 팀장에게 상신해 지급 내역을 내부적으로 승인받아 지급 절차를 진행할 수 있습니다.
두 번째 ‘접수만 하고 나중에 문서 작성’은 문서가 정상적으로 접수되었다는 사실은 알리되, 실제 후속 업무 처리는 시간이 필요할 때 유용합니다.
예를 들어 영업팀에서 세미나 부스 제작을 위해 ‘구매 요청서’를 작성하고, 총무팀을 수신처로 지정했다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 총무팀 사원은 문서를 먼저 접수한 뒤, 부스 제작 물품 발주가 완료되면 ‘문서 번호’ 항목의 ‘작성’ 버튼을 눌러 처리 문서를 작성할 수 있습니다. 이때 구매 내역과 발주 예정일 등 상세 이력을 작성해 관련 구성원에게 전달할 수 있겠죠.
마지막 ‘접수 후 수신 처리 완료’는 ‘접수’ 버튼을 클릭함으로써 수신처리가 완료되는 방식입니다. 별도의 후속 결재나 보고가 필요하지 않을 때 가장 간단하게 사용할 수 있습니다. 상황에 맞게 수신 처리 유형을 활용해 보세요.
3-4) 수신 반송하기
수신처로 지정되어 문서를 담당하게 되었더라도, 발신자가 수신처를 잘못 지정했거나 해당 수신처에서 처리할 수 없는 경우가 있을 수 있습니다.
이때는 ‘반송’을 클릭하여 문서를 발신자에게 되돌려 보낼 수 있습니다. 반송 처리 시 수신자의 수신함에서는 해당 문서가 삭제되고, 발신자의 발신함에서는 ‘문서 상태’가 ‘수신 반송’으로 표시됩니다
체크 포인트 4. 수신 이력은 어떻게 조회할 수 있나요?
결재 상신을 올린 후, 문서 작성자 혹은 결재자가 수신처의 이력이나 현황을 확인하기 위해서는 결재 > 발신함 메뉴를 활용할 수 있습니다.
4-1) 발신함 조회하기
발신함에서도 수신함과 마찬가지로 ‘문서 상태, 서식, 문서 번호, 기간’ 등 상세 정보를 기준으로 원하는 문서를 검색할 수 있습니다.
다만, 발신자는 결재 작성자와 결재자 모두 해당될 수 있으므로, 문서 목록 상단의 별도 필터를 통해 내가 ‘작성자’인 문서 또는 ‘결재자’인 문서만 선택하여 조회할 수 있습니다.
4-2) 발신 회수하기
앞서 발신 회수가 가능한 ‘문서 상태’로 ‘발신 문서 진행’과 ‘수신 대기’를 함께 살펴봤습니다. 그렇다면 ‘발신 회수’란 정확히 무엇일까요?
‘발신 회수’는 결재 문서 승인은 유지하면서, 수신처로 전송된 발신 내역만 취소하는 기능입니다. 즉, 결재선에 올라간 문서는 그대로 유지되지만, 수신처에서는 더 이상 해당 문서를 수신함에서 확인할 수 없게 되는 것이죠. 따라서 수신 대상을 새로 지정해야 하거나, 수신 자체가 불필요해진 경우에 유용하게 사용할 수 있습니다.
‘발신 회수’는 발신함 > 발신 목록에서 원하는 문서 행의 가장 우측에 있는 ‘관리’ 항목의 ‘발신 회수’ 버튼을 클릭해 진행할 수 있습니다.
단, 관리자가 해당 서식에 대해 ‘수신 대상 변경 허용’을 설정한 경우에만 ‘발신 회수’할 수 있습니다.
회수는 수신처 범위 따라 두 가지 옵션을 제공하는데요. ‘해당 수신처만 회수’는 현재 선택한 수신처의 발신만 회수하는 기능입니다.
반면 ‘전체 수신처 회수’는 접수 전인 모든 수신처에 대해 일괄적으로 발신을 회수합니다. 수신처가 ‘개인’이나 ‘부서’ 단위로 여러 개 지정된 경우, 발신함에는 그 수만큼 ‘문서 번호’가 생성되죠. 따라서 해당 옵션을 선택하면 발신함의 발신 문서도 전체 삭제됩니다.
4-3) 발신 문서 이력 보기
결재 문서별로 수신처의 업무 진행 상황이 궁금하다면 ‘이력 보기’를 활용해 보세요. 각 수신처의 이력을 시간 순으로 확인할 수 있으며, 수신처가 여러 개 지정된 경우에도 동일 결재 문서에 대한 처리 이력을 한눈에 모아 확인할 수 있습니다.
‘이력 보기’에서 확인할 수 있는 수신 현황은 다음과 같습니다.
| 이력 구분 | 변경자 | 설명 |
| 수신 반송 | 수신처 | 반송 시 표시 |
| 수신처 추가 | 발신처(작성자, 결재자) | 수신처 추가 시 표시 |
| 수신처 접수 | 담당자 | 접수 시 표시 |
| 발신 회수 | 발신처(작성자, 결재자) | 발신 회수 시 표시 |
| 담당자 지정 | 담당자(부서) | 담당자 지정 시 표시 |
| 수신 접수 후 완료 | 담당자 | 접수 후 수신 처리 완료 방식으로 접수 시 표시 |
| 수신 문서 완료 | 담당자 | 처리 문서 결재 완료 시 표시 |
| 수신 문서 반려 | 처리 문서의 결재자 | 처리 문서 반려될 시 표시 |
| 수신처 변경 | 결재 관리자 | 유효하지 않은 수신처(부서) 변경 시 표시 |
| 담당자 변경 | 결재 관리자, 담당자(부서 수신처) | 유효하지 않은 담당자 변경 시 표시, 담당자 변경 시 표시(담당자가 지정된 수신 대기 문서) |
별책부록
코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록!
이번 시간에는 네이버웍스 결재 기획자님을 모시고, 수신 기능의 기획 배경에 대해 이야기 나눠보겠습니다.
Q. 수신은 단순 결재를 넘어 후속 업무까지 연결되는 기능이다 보니, 기획 과정에서 복잡한 고려 요소가 있었을 것 같은데요. 수신 기능 관련하여 특히 기억에 남는 점이 있으신가요?
처음 수·발신 기능을 처음 기획할 때는 ‘수신’이라는 행위 자체에 집중했던 것 같습니다. 처음에는 문서를 수신하면 목록에서 ‘문서 번호’를 클릭해 본문을 확인할 수 있도록 설계했죠. 그래서 초기 문서 목록에는 ‘문서 제목’ 항목이 존재하지 않았는데요. 당시에는 제목이 없어도 사용자가 문서를 순차적으로 열어본다면 내용을 확인할 수 있다고 생각했기 때문이에요.
하지만 실제로는 많은 사용자분들이 수·발신함 목록에서 ‘문서 제목’을 함께 보고 싶어 하시더라고요.
그래서 이 피드백을 계기로 수발신함에 ‘제목’ 항목과 검색 필터를 추가했어요. 이제는 사용자가 문서를 일일이 열어보지 않아도 제목을 확인하여 어떤 문서인지 내용을 가늠하고, 자신이 정한 순서에 맞춰 업무를 처리할 수 있게 되었죠.
Q. 아 그렇군요. 수·발신함은 사용자와 같이 만들어 나간 기능으로 더욱 의미 있게 느껴지는데요?
네 맞아요. 수·발신함은 사용자들의 의견을 반영하며 함께 발전시켜 온 기능 중 하나라고 생각합니다.
UI 측면에서도 변화가 있었습니다. 예전에는 문서 목록에서 ‘문서 번호’가 중심이었다면, 업데이트를 거치며 ‘문서 제목’을 더 강조하게 되었는데요. 특히 이번 9월에 개편된 모바일 수·발신함에서는 각 문서 목록의 첫 부분에 ‘문서 번호’ 대신 ‘문서 제목’이 가장 크게 표시되도록 개선됐습니다.
Q. 말씀해 주신 대로 모바일은 PC에 비해 화면과 표현 공간이 제한적이다 보니, 기획 단계에서 신경 써야 할 부분이 많을 것 같습니다. 그렇다면 모바일에서 수·발신 기능을 더 편리하게 쓰실 수 있도록, 추가로 신경 쓰신 기능이 있을까요?
문서 읽음 표시 기능을 말씀드리고 싶어요. 수·발신함에서 문서 제목을 클릭해 읽으면 제목 색상이 검은색에서 회색으로 바뀌도록 기획했어요.
수신 즉시 문서를 순차적으로 접수하는 경우도 있지만, 우선순위에 따라 문서를 처리하고 싶어 하는 니즈도 있더라고요. 읽음 표시로 처리한 문서와 남은 문서를 쉽게 구분할 수 있게 하여, 사용자가 누락 없이 업무를 이어갈 수 있도록 했습니다.
술술 읽히는 업무 해설집 episode 14.에서는 결재 문서를 통해 후속 업무 처리를 체계적으로 관리할 수 있는 수·발신 기능에 대해 살펴보았습니다. 이제는 결재와 수신의 개념을 구분하여, 문서 흐름을 더 똑똑하게 관리할 수 있을 거예요. 마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!
결재 담당자라면 꼭 알아야 하는 것
- 수신 기능은 결재선에는 포함되지 않지만, 결재 문서 이후 후속 업무를 담당할 사람이 있을 때 활용하기 적합합니다.
- 수신 기능을 사용하려면 결재 관리자가 결재 관리 서비스 > 서식 관리에서 해당 서식의 ‘수신 사용 여부’를 ‘사용’으로 설정해야 합니다.
- 수신처로 지정된 사람은 결재 > 수신함 메뉴에서 해당 문서를 확인할 수 있습니다.
- 수신처가 ‘부서’로 지정된 경우에는 부서 내에서 한 명을 담당자로 지정해 문서를 접수해야 합니다.
- 문서 작성자나 결재자는 결재 > 발신함 메뉴에서 문서의 수신 이력을 확인할 수 있습니다.
지난 술술 읽히는 업무 해설집 시리즈가 궁금하다면 →
- 1편 : 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리
- 2편 : 연차의 모든 것 1. 연차는 며칠을 줘야 하나요?
- 3편 : 연차의 모든 것 2. 언제까지 쓸 수 있게 하나요?
- 4편 : 연차의 모든 것 3. 연차 촉진, 어떻게 해야 할까요?
- 5편 : 특별 휴가로 직원 만족도 끌어 올리기
- 6편 : 업무 효율을 높이는 유연근무제
- 7편 : 근로 시간 어떻게 관리해야 할까요? 출퇴근 예외 상황 모음집
- 8편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 개념편
- 9편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 실전편
- 10편 : 결재 서식의 모든 것 1. 우리 회사
첫 결재 서식
만들기 A to Z - 11편 : 결재 서식의 모든 것 2. 실무에 꼭 필요한 결재 서식 제작 기능 총정리
- 12편 : 결재 서식의 모든 것 3. 기본 제공 결재 서식 200% 활용법
- 13편 : 결재 문서 리포트로 필요한 문서 내용만 쏙
- 네이버웍스를 사용 중인 기업의 도입 계기와 효과가 궁금하다면 → 도입사례 인터뷰
- 네이버웍스 도입 사례와 교육 콘텐츠를 영상으로 보려면 → 네이버웍스 유튜브
- 네이버웍스 가이드와 전문가의 도움이 필요하다면 → 네이버웍스 헬프센터
