[술술 읽히는 업무 해설집] 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리

직원들의 입사, 연금, 퇴직 등을 챙겨야 하는 인사 담당자라면 근로기준법에 대해 잘 알고 있어야 합니다.

근로기준법에는 많은 조항들이 있지만, 그 중에서도 업무에서 자주 접하게 되는 조항들을 ‘술술 읽히는 업무 해설집’에 소개해 드립니다. 근로계약서 작성부터 퇴직금 지급까지 총정리! 술술 읽히는 업무 해설집과 함께 라면 어려운 법률도 쉽게 이해할 수 있을 거예요.

1. 근로계약서 어떻게 작성해야 하나요?

근로계약서는 근로자와 회사가 체결하는 문서로, 근로자는 일을 하고 회사는 그 대가로 임금을 지급하겠다는 약속을 기록한 것입니다. 근로계약서에는 임금, 근로 시간, 휴일, 연차 유급 휴가, 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로 조건이 포함되어야 합니다. 실제 문서를 통해 살펴보겠습니다.

 네이버웍스에서 제공하는 ‘근로계약서’ 템플릿으로 쉽고 빠르게 작성할 수 있습니다.

빨간 글씨로 적힌 [필수규정]이 보이시나요? 앞서 말씀드린 꼭 포함되어야 하는 항목들이 표시된 것인데요. 이렇듯 제공되는 양식을 활용해 놓치는 부분 없이 계약서를 작성하실 수 있답니다.

근로계약서의 작성 시기에 대해 법으로 정해진 것은 없어요. 하지만 입사 전(늦어도 입사 첫 날에는)에 작성하고 교부하는 것을 권장합니다. 작성 후에는 회사와 근로자가 한 부씩 보관해야 한다는 내용이 근로기준법에 명시되어있어요. 따라서 이후에 확인할 수 있는 실물 혹은 전자 문서의 형태로 작성되어야 합니다. 근로계약서는 회사 규모, 근로 형태와 상관없이 모든 사업장이 지켜야 하는 필수 규정으로, 이를 위반할 경우, 최대 500만원의 벌금이 부과될 수 있습니다.

2. 주 52시간 근무제란 무엇인가요?

주 52시간 근무제는 일주일에 최대 52시간까지 근로할 수 있다는 규정입니다. 1주 52시간을 초과하여 근로한 경우, 사업주에게 2년 이하의 징역 또는 2,000만원 이하의 벌금이 부가될 수 있습니다. 주52시간 범위 내에서는 근무일과 근로 시간을 취업 규칙이나 개별 근로 계약으로 변경할 수 있는데요, 예를 들어, 평일에는 7시간씩, 토요일에는 5시간을 근무하는 방식도 가능한 것이죠.

주 52시간 근무제는 법정 근로시간(40시간)과 연장 근로 시간(12시간)으로 나눌 수 있습니다. 법에서 정한 근로 시간은 주 40시간이나, 회사와 근로자 간의 합의를 통해 최대 12시간까지 연장해 근로할 수 있다는 뜻이에요. 주 52시간 근무제는 결국 이 둘을 합쳐 최대 주 52시간을 초과할 수 없다는 의미인 것이죠.

2-1. 법정 근로시간: 근로 시간과 휴게 시간

법정 근로시간은 나라에서 법으로 정한 근로 시간으로, 하루 최대 8시간, 주 40시간을 법정 근로시간으로 규정하고 있어요.

휴게시간 역시 명시되어 있는데요, 근로시간이 4시간인 경우에는 30분 이상, 8시간인 경우에는 1시간 이상의 휴게시간(식사시간 포함)을 근로시간 도중에 부여하는 것을 규정하고 있습니다.

2-2. 연장근로시간

연장 근로시간은 앞서 설명한 법정 근로시간(하루 8시간, 주 40시간)을 초과하는 근로를 말해요. 하루 8시간 또는 주 40시간, 둘 중 하나만 초과해도 연장근로에 해당합니다. 회사와 근로자 간의 합의를 통해 최대 주 12시간까지 연장해 근로할 수 있습니다.

중요한 행사와 업무 등, 특별한 사정이 있을 경우에는 어떻게 할까요? 이때는 고용노동부장관의 인가와 근로자의 동의를 받아 기존 연장 근로시간보다 더 연장할 수도 있습니다.

2-3. 야간근로, 휴일근로

야간근로는 오후 10시부터 다음날 오전 6시 사이의 근로를 말해요. 만약 오후 9시까지 일을 했다면 야간근로일까요? 늦게 퇴근했다 하더라도 법에서 정한 야간근로 시간대에 있지 않기 때문에 야간근로가 아닌 연장근로에 해당합니다. 야간근로에 대해서는 통상 임금의 150%를 수당으로 지급합니다.

휴일근로는 광복절, 한글날 등의 법정 휴일이나 경조사와 같은 약정 휴일에 근로하는 것을 말해요. 휴일근로에 대해서는 8시간 이내일 경우 통상임금의 150%를, 8시간 초과일 경우 통상 임금의 200%를 수당으로 지급합니다.

[웍스 경영지원 급여 > 설정 > 계산식 관리 > 연장 근무 수당 계산식]에서 연장 근무 수당 설정 화면 

위 화면은 웍스 경영지원 급여에서 연장 근무 수당을 설정하는 화면인데요. 표에서 ‘휴일일반수당’을 보면 지급율 150% 라고 적혀있죠. 또 ‘휴일연장수당’은 지급율 200% 이고요. 앞서 휴일근로에서는 8시간 이내일 경우와 초과일 경우 각각 통상임금의 150%, 200% 를 지급한다고 말씀드렸는데요, 바로 이러한 원칙이 반영되어 있는 것입니다. 이처럼 준비되어 있는 계산식을 통해 편리하게 급여를 산정할 수 있답니다.

실제 화면을 하나 더 살펴볼까요? 아래 이미지는 웍스 경영지원 근태에서 구성원들의 근무 방식을 설정할 때 볼 수 있는 화면이에요. 어떤가요, 숫자들이 낯익지 않나요? 하루 8시간, 한 주 최대 12시간 연장, 야간 근로시간은 22:00~06:00! 다 앞에서 살펴본 내용들이죠?

웍스 경영지원 근태에는 근로기준법을 기반으로 기본값이 설정되어 있습니다. 

3. 연차, 이제 더이상 헷갈리지 마세요

직장인의 방학이라고 할 수 있는 연차에 대해 알아볼까요? 연차는 ‘연차 유급휴가’를 줄여서 부르는 말인데요. ‘유급휴가’란 휴가 기간에도 일을 한 것으로 취급하여 임금을 주는 것을 말합니다. 연차 유급휴가는 근로기준법에서 근로자의 휴식을 보장하기 위해 규정하고 있는 사항이랍니다. 5인 이상의 사업장이라면 반드시 근로자에게 연차를 지급해야 합니다.

3-1. 연차의 기준은 1년

연차라는 단어는 年(해 년)과 次(버금 차)라는 한자로 이루어져 있습니다. 말 그대로 년을 기준으로 순서가 도래하는 것이죠. 근로한 지 1년을 채우면 15일의 연차가 생깁니다. 정확히 말하자면, 입사일 기준 1년이 되는 날의 다음 날에 15일의 연차가 발생합니다. 그리고 근속 연수가 쌓이면 사용 가능한 연차의 일수도 늘어나게 되는데요, 3년 이상이면 16일, 5년 이상이면 17일 등 시간이 지남에 따라 최대 25일까지 일수가 늘어날 수 있습니다.

잠깐, 그러면 아직 일한 지 1년이 되지 않은 직원은 연차를 받지 못하는 걸까요? 1년 미만 근로자의 경우에는 지급하는 방식이 조금 다릅니다. 근로한 기간이 1년 미만인 근로자는 1개월 개근 시 1일의 유급 휴가를 주어야 합니다. 달을 기준으로 하기 때문에 예전에는 월차라고 부르기도 했습니다. 하지만 2003년 이후 월차의 개념은 근로기준법에서 삭제되었고, 이제는 연차에 포함되어 ‘1년 미만 연차’로 분류해 지급하고 있습니다.

1년을 채운다고 무조건 15일의 연차가 생기는 것은 아닙니다. 80퍼센트 이상 출근해야 해요. 그렇지 않으면 근로 기간이 1년 미만인 근로자와 같은 방법으로 계산됩니다.

3-2. 연차 발생 기준: 입사일 vs 회계연도

지금부터는 연차 발생 기준에 대해 말씀드릴게요. ‘어? 그냥 1년 채우면 15개의 연차를 주는 거 아니야?’라고 생각하실 수 있는데요. 하지만 직원들마다 입사일이 다르기에 1년이 되는 시점을 매번 챙기기 어렵잖아요. 그래서 이런 방법을 고안했습니다.

‘1월 1일날 한번에 연차를 지급해주는 게 어떨까?’

방금 말씀드린 내용이 바로 연차 발생 기준을 ‘입사일’로 할 것이냐 ‘회계연도’로 할 것인지에 대한 논의입니다.

• 입사일 기준: 각 근로자의 개별 입사일을 기준으로 연차를 부여
• 회계연도 기준:  통상 매년 1월 1일을 기준으로 모든 근로자의 연차를 관리

짚고 넘어갈 것은, 입사일을 기준으로 산정하는 것이 원칙이나, 편의를 위해 회계연도 기준으로 하는 것도 허용되고 있다는 것입니다. 회계연도 기준으로 관리하고자 한다면 근로계약서나 취업 규칙 등에 이를 명시해야 합니다.

위의 이미지는 7월 1일에 입사한 사원의 예시인데요. 먼저 입사일 기준으로 살펴볼게요. 이 사원이 입사한 지 1년이 되는 시점이 언제인가요? 다음해인 2025년 6월 30일이죠. 그럼 바로 그 다음날인 7월 1일에 15개의 연차가 생성되는 거예요.

이번에는 회계연도 기준으로 살펴볼게요. 2024년 7월 1일에 입사했건, 그 외 다른 날에 입사했건 상관없이 바로 다음해 1월 1일에 모든 직원의 연차가 생성돼요. 하지만 이 사원은15개의 연차를 받지는 못해요. 왜냐하면 1년을 다 일한 게 아니잖아요. 365일 중 184일을 일했으니, 전년도 일수에 비례하여 7개의 연차를 주는 것이죠. (정확히는 7.5일지만, 소수점 아래를 버리는 것으로 설정해 두었다면요.)

잠깐, 회계연도를 기준으로 하면 몇몇 직원들은 손해 보는 게 아닌지 걱정되시나요? 그 걱정, 내려두셔도 됩니다. 회계연도 기준으로 연차가 생성되는 직원들이 불리하지 않도록 조치하고 있습니다. 퇴사 시점에 두 연차 일수에 차이가 발생하면, 해당하는 일수만큼 수당으로 지급받을 수 있습니다.

연차, 알면 알수록 복잡하고 혼란스러운데요. 도대체 어떻게 이것들을 다 이해하고, 구성원들의 연차를 관리하는 걸까요? 실제로 연차를 설정하는 화면을 통해 인사 담당자가 마주하게 될 화면을 미리 만나보시죠!

네이버웍스 근태에서 연차 발생 기준도 선택할 수 있고, 1년 미만, 1년 이상의 연차를 한눈에 관리할 수 있어요. 일일이 다 설정할 필요 없이 근로기준법에 따라 기본값들이 채워져 있으니 그 어떤 것도 놓치지 않고 완벽하게 관리할 수 있답니다.

연차에 대한 더 자세한 내용은 앞으로 ‘연차의 모든 것’ 시리즈로 연재될 예정이니 기대해주세요.

4. 퇴직, 마지막까지 확실하게

4-1. 퇴직금 언제까지 지급해야 하나요?

퇴직 시에도 근로기준법에 따라 고려해야 할 것들이 있는데요, 우선 퇴직금입니다. 근로자가 1년 이상의 기간 동안 계속 근로를 제공하고 퇴직할 경우 지급됩니다. 근로기준법에서는 마지막 근무일의 다음날로부터 14일 이내에 퇴직금을 지급해야 한다고 명시하고 있습니다.

기간 내에 지급하지 않으면, 연 20%의 지연 이자를 부담해야 하며, 당사자 사이의 합의한 경우에 지급 기일을 연장할 수는 있지만 지연 이자는 지급해야 합니다.

4-2. 퇴사자의 서류, 언제까지 보관해야 하나요?

직원이 퇴사하면 개인정보를 정리해야 하죠. 그런데 모든 자료를 즉시 폐기해서는 안 된다는 사실, 알고 계셨나요? 근로기준법에 따라 퇴사자의 서류를 3년간 의무적으로 보관해야 하며, 위반 시 500만원 이하의 과태료가 부과됩니다.

다만 근로기준법에 따라 보존해야 하는 3년의 시작 기간이 서류별로 상이하니 아래 정보를 확인하시고 잘 보관해야 합니다.

퇴사자의 개인 정보의 경우, 근로기준법에서 정하고 있는 3년 기간이 지난 후에 파기하더라도 개인정보 보호법에 위반되지 않으니 안심하고 보관하셔도 됩니다.

술술 읽히는 업무 해설집 episode 1. 에서는 근로계약서부터 주 52시간 근무제, 연차 발생 기준, 퇴직금 지급과 서류 보존까지 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법을 짚어봤습니다. 이것만은 꼭 기억해주세요!

인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리

1. 근로계약서는 작성 후, 사용자와 근로자가 한 부씩 보관해야 합니다.

2. 주 52시간 근무제: 주 40시간 근로 가능하며, 나머지 12시간 안에서 연장할 수 있습니다.

3. 휴게시간은 4시간 근로 시 30분 이상, 8시간 근로 시 1시간 이상 부여해야 합니다.

4. 근로자 5인 이상 사업장이라면 반드시 연차를 지급해야 합니다.

5. 연차 발생 기준에는 입사일과 회계연도가 있습니다.

6. 퇴직금은 14일 이내에 지급해야 하며, 퇴사자의 서류는 3년간 보관해야 합니다.