[술술 읽히는 업무 해설집] 연차의 모든 것 2. 언제까지 쓸 수 있게 하나요?

활용팁 2024. 12. 23

내년도 연차를 올해 미리 당겨 쓸 수 없나요? 올해 남은 연차는 내년에 이어서 사용할 수 있나요?

 

연말이 다가오면 인사 담당자가 직원들로부터 가장 많이 받는 질문일텐데요. 이는 근로기준법상 정해진 내용이 없고 회사의 복지 차원에서 제공되고 있기 때문에 회사의 연차 운영 방식과 회사 내규에 따라 모두 다릅니다.

 

술술 읽히는 업무 해설집 episode 2. ‘연차의 모든 것 1편’ 에서는 연차 발생 일수에서 대해 알아보았는데요.  연이어, 회사의 재량과 복지에 맞게 회사 연차 발생 기준과 이월 방식에 대해 자세히 살펴보겠습니다. 그럼 업무 해설집을 펼쳐볼까요?

 

 

체크 포인트 1. 연차 발생 기준을 어떻게 설정해야 할까요?

 

연차 기산일

연차 기산일이란 다음 해 연차가 발생되는 날로, 이 날짜부터 다음 해 연차를 신청할 수 있는 것을 의미하는데요. 회사 내규에 따라 연차 발생 기준이 회계연도인지, 입사일인지에 따라 연차 기산일은 달라집니다.

 

  • 회계연도 기준:  통상 매년 1월 1일을 기준으로 모든 근로자의 연차를 관리 
  • 입사일 기준: 각 근로자의 개별 입사일을 기준으로 연차를 부여

 

연차 발생 기준에 따른 연차 발생 일수에 대한 정보는 ‘연차의 모든 것 1편’에서 자세히 확인하실 수 있습니다. 

 

연차의 모든 것 1편

 

 

차기 연차 신청 시작

차기 연차 신청 시작은 다음 해 사용할 연차를 미리 신청할 수 있는 시점을 의미합니다. 즉, 이 시점에 다음 해 연차가 생성되어 다음 해 사용할 연차를 미리 신청할 수 있는 셈이죠. 만약 연차 발생 기준이 회계연도이고 차기 신청 시작일을 ‘연차 기산일로부터 1개월 전’으로 설정한다면, 다음 해 연차(2025년)를 이번 연도(2024년) 12월부터 신청할 수 있는 것입니다.

 

 

위 이미지는 2025년 연차 신청 시작 시점을 2024년 1개월 (또는 2개월, 3개월 전)으로 설정한 사례인데요. 이에 따라 구성원이 2024년 남은 연차가 2개로 이 중 1개를 신청하였고, 2025년 발생 연차 17개 중에서 2025년에 사용할 연차 1개를 미리 신청한 경우입니다.

 

 

전기 연차 신청 종료

회사 내규에 따라 연차를 미리 신청하지 않고 먼저 사용한 후에 연차를 신청하는 경우도 있습니다. 이때, 구성원이 연차 사후 신청을 놓치고 해를 넘어가는 일이 빈번하게 발생하기 때문에 연차 신청 마감일을 다음 해까지 유연하게 설정하는 것이 필요합니다.

 

전기 연차 신청 종료는 기사용한 전년도 연차를 해가 바뀐 후에도 신청할 수 있는 기간을 의미합니다. 즉, 연차를 먼저 사용하고 나중에 신청하는 경우에 연차 신청 마감일을 설정하는 것이죠. 연차 발생 기준이 회계연도인 회사의 경우, 이번 연도 연차 신청은 다음번 연차 기산일인 1월 1일 전, 12월 31일까지 신청해야 합니다. 하지만 전기 연차 신청 종료일을 ‘다음번 연차 기산일 3개월 이내’로 설정할 경우, 전년도 연차(2024년)를 이번 연도(2025년) 3월까지 신청할 수 있습니다.

 

 

위 이미지는 전기 연차 신청 종료 시점을 2025년 10일 (또는 1개월, 3개월, 6개월, 1년 내)로 설정한 사례입니다.  구성원이 2024년 남은 연차가 2개이었고, 이 중 1개는 사용했으나 연차 신청을 하지 못했는데요. 전기 연차 신청 종료 시점이 2024년 12월 31일이 아닌, 2025년으로 설정하였기에 2024년에 미신청한 연차 1개를 신청할 수 있습니다.

 

 

체크 포인트 2. 올해 연차, 내년으로 이월시킬 수 있을까요?

 

회사 내규 및 복지 정책에 따라 올해 사용하지 못한 연차를 또는 초과해서 사용한 연차를 다음 해에 사용할 수 있도록 허용하는 ‘연차 이월’ 유무를 선택합니다. 연차 이월 방식을 선택할 경우 아래와 같은 방식으로 설정할 수 있습니다.

 

  • 음수인 연차만 이월
  • 모든 연차 이월 (음수 제외)
  • 모든 연차 이월 (음수 포함)

 

조금 더 자세히 살펴볼까요?

 

 

음수인 연차만 이월

“직원이 연차를 초과해서 사용했는데 내년 연차 관리는 어떻게 해야 할까?” 이런 고민, 해 보신 적 있으실 거세요. 이러한 경우, 마이너스 연차라고 불리는 ‘음수인 연차만 이월’ 방식을 통해 고민을 해결할 수 있습니다.

 

아래 사례를 통해 살펴보겠습니다.

상황

  • A회사의 연차 이월 방식 : 음수인 연차만 이월
  • 김그린 사원의 다음 연도 기본 연차 발생 일수 : 15일

 

김그린 사원은 올해 연차 15일을 부여 받았습니다. 하지만 그는 발생된 연차 15일 중 2일을 초과한 17일을 사용했습니다. 이러한 경우, 김그린 사원의 다음 연도 잔여 연차 일수는 며칠일까요?

 

13일 입니다.

 

 

‘음수인 연차만 이월’ 설정은 잔여 연차를 초과하여 사용한 연차 일수를 다음 해로 이월하는 것을 의미합니다. 즉 예상치 못한 일정으로 연차를 초과 사용했다면 다음 해에 발생되는 연차 일수에서 차감되는 것이죠. 이를 통해 직원 입장에서는 사용 부담을 덜 수 있고, 회사 입장에서도 손해 보지 않고 직원들의 연차 일정을 관리할 수 있습니다.

 

 

모든 연차 이월 (음수 제외)

‘모든 연차 이월(음수 제외)’는 초과 사용한 연차를 제외하고 미사용 잔여 연차만 다음 해로 이월하는 것을 의미합니다.  즉, 미사용 연차를 다음 해에 사용할 수 있게 하는 것이죠.

 

아래 사례를 통해 살펴보겠습니다.

상황

  • B회사의 연차 이월 방식 : 모든 연차 이월 (음수 제외)
  • 이그린 사원의 다음 연도 기본 연차 발생 일수 : 15일

 

이그린 사원은 올해 연차 15일을 부여 받았고, 그중 10일을 사용하고 5일이 남았습니다.

이러한 경우, 이그린 사원의 다음 연도 잔여 연차 일수는 며칠일까요?

 

20일 입니다.

 

 

 

모든 연차 이월 (음수 포함)

‘모든 연차 이월(음수 포함)’는 초과 사용한 연차 및 미사용 잔여 연차 모두 다음 해로 이월되는 것을 의미합니다. 즉, 내년에 부여될 연차를 올해 사용하게도, 올해 남은 연차를 내년에 사용할 수 있게도 하는 것입니다.

 

아래 사례를 통해 살펴보겠습니다.

상황

  • C 회사의 연차 이월 옵션 : 모든 연차 이월(음수 포함)
  • 박그린, 최그린 사원의 다음 연도 기본 연차 발생 일수 : 15일

 

박그린 사원은 발생한 연차 15일 중 3일을 초과한 18일을 사용하였습니다. 최그린 사원은 발생한 연차 15일 중 10일 사용하였습니다.

이러한 경우, 박그린과 최그린 사원의 다음 연도 잔여 연차 일수는 각각 며칠일까요?

 

박그린은 12일, 최그린 사원은 20일입니다.

 

 

체크 포인트 3. 네이버웍스 근태에서는 어떻게 적용할 수 있나요?

 

차기 연차 신청 시작일부터 연차 이월까지, 네이버웍스 근태에서 어떻게 적용할 수 있는지 자세히 알아보겠습니다.

 

 

STEP 1. 먼저, [연차 방식 관리]에서 ‘+추가’를 클릭하여 [연차 그룹 추가]로 이동합니다.

연차 그룹은 한 회사 내에서 다양한 연차 기준을 적용할 수 있도록 설정하는 방식입니다. 이를 통해 각 구성원의 특성에 맞는 연차가 부여되고 사용될 수 있도록 다양한 기준을 설정할 수 있습니다.

 

STEP 2. 회사 내규에 맞게 연차 발생 기준을 설정합니다.

 

STEP 3. 근속 연수별 연차 일수 옵션에서 ‘연차 이월 여부’ 중, ‘이월 안 함/ 음수인 연차만 이월/ 모든 연차 이월(음수 제외)/ 모든 연차 이월 (음수 포함)’ 옵션을 선택합니다.

 

STEP 4. 사용 기준에서 ‘차기 연차 신청 시작’ 중, ‘연차 기산일/ 연차 기산일 1개월 전/ 2개월 전/ 3개월 전’ 옵션을 선택합니다.

 

STEP 5. 사용 기준에서 ‘전기 연차 신청 종료’ 중, ‘다음번 연차 기산일 직전/ 다음번 연차 기산일 10일 이내/ 1개월 이내/ 3개월 이내/ 6개월 이내/ 제한 없음’ 옵션을 선택합니다.

 

STEP 6. ‘저장’을 클릭합니다.

 

 

별책부록

 

코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록! 이번 시간에는 네이버웍스 연차 기능 설정 시, 어려울법한 포인트를 살펴보며 네이버웍스 근태 중 연차 기능을 꼼꼼히 이해하는 시간을 가져보겠습니다.

 

Q. 기존에 만들어 둔 연차 그룹에서 이월 여부 옵션이 수정되지 않는데 어떻게 해야 하나요?

 

 

연차 그룹 수정은 그룹명 또는 사용 기준(차기 연차 신청 시작, 전기 연차 신청 종료, 연차 사용 한도)만 수정할 수 있습니다. 따라서 연차 이월 여부 옵션을 수정해야 할 경우에는 별도의 새로운 연차 그룹을 추가로 만드셔야 합니다.

 

새로운 연차 그룹을 만들고 기존 구성원을 해당 그룹에 배정하시는 경우, 과거 연차 데이터는 사라지고 새롭게 배정하는 시점을 기준으로 연차가 새롭게 발생하게 됩니다. 만약 과거 연차 데이터의 기록이 필요한 경우, ‘과거 배정 내역’을 통해 확인하실 수 있습니다. 즉 구성원들의 연차 그룹이 변경되더라도, 관리자는 기존 방식의 사용 내역을 확인하면서 구성원들의 연차를 조정 및 부여할 수 있습니다.

 

Q. 차기 연차 신청 시작일을 설정한 그룹을 기본 그룹으로 지정했는데, 구성원의 결재(부재) 작성 화면에서는 적용이 되지 않아요. 이럴 때는 어떻게 해야 하나요?

 

 

‘연차 방식 관리’ 중 기본으로 지정된 연차 그룹은 모든 구성원이 초기 배정되는 연차 그룹임을 의미합니다. 따라서 이러한 경우에는 ‘연차 대상자 관리’에서 해당 구성원이 속해있는 연차 그룹을 확인해야 합니다. 만약 ‘연차 대상자 관리’에서 기본 그룹 외 타 연차 그룹에 구성원을 별도로 배정해 놓았다면, 해당 연차 그룹이 해당 구성원의 연차 발생 기준이 됩니다.

 

이렇게 연차 기능 부분을 자세히 알아보았는데요. 네이버웍스 경영지원을 더욱 명확히 알아가는 술술 읽히는 업무 해설집의 별책부록, 앞으로도 많은 기대 부탁드립니다.


술술 읽히는 업무 해설집 episode 3. 에서는 연차의 모든 것, 그 두 번째 주제로 연차 신청 시작 및 마감 기간과 연차 이월에 대해 알아보았습니다. 마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!

 

근태 담당자라면 꼭 알아야 하는 연차의 모든 것, 그 두번째

 

  1. 차기 연차 신청 시작 기간을 설정하면, 연차 기산일 전에 다음 해 연차를 신청할 수 있습니다.
  2. 전기 연차 신청 종료 범위를 설정하면, 기사용한 전년도 연차를 해가 바뀌어도 신청할 수 있습니다.
  3. 연차 이월 여부 옵션에는 ‘음수인 연차만 이월/모든 연차 이월(음수 제외)/모든 연차 이월 (음수 포함)’이 있고, 이를 설정하면 지난해 잔여 연차를 이월하여 사용할 수 있습니다.