근로자가 부여받은 연차를 모두 사용하지 않으면, 회사에서는 필수로 연차 수당을 지급해야 할까요?
이는 회사가 ‘연차휴가 사용 촉진 제도’를 언제, 어떤 방식으로 진행했는지에 따라 다릅니다.
술술 읽히는 업무 해설집 episode 3. ‘연차의 모든 것 2편’에서는 연차 발생 기준과 연차 이월 방식에 대해 알아보았는데요. 이번 에피소드에서는 회사가 근로자에게 연차를 사용하도록 권고하는 ‘연차휴가 사용 촉진 제도’에 대해 살펴보겠습니다. 그럼 업무 해설집을 펼쳐볼까요?
체크 포인트 1. 연차휴가 사용 촉진 제도는 무엇인가요?
연차휴가 사용 촉진 제도는 근로기준법 제61조에 따라 근로자의 연차 휴가 사용을 촉진하였음에도 근로자가 연차 휴가를 사용하지 않은 경우, 미사용 연차 휴가에 대한 금전 보상 책임을 면제하는 제도입니다.
근로기준법 제61조 원문을 아래 링크에서 자세히 확인하실 수 있습니다.
즉, 회사는 근로자가 사용하지 않은 연차를 사용하도록 독려하고, 일정 기간 내에 사용하지 않으면 해당 연차는 소멸되는 것이죠. 이를 통해 회사는 근로자의 휴식권을 보장하면서도 미사용 연차 수당을 지급하는 것에 대한 부담을 덜 수 있습니다.
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체크 포인트 2. 연차휴가 사용 촉진 시기는 언제인가요?
연차휴가 사용 촉진 시기는 근속 기간에 따라 달라지는데요. 근속 연수 별 사용촉진 절차에 대해 자세히 살펴보겠습니다.
1년 이상 근로자의 경우
1년 이상 근로자를 대상으로 한 연차휴가 사용 촉진은 두 단계(통보 촉구, 지정 통보)에 걸쳐 진행됩니다.
통보 촉구(1차 촉진)
회사는 연차 종료일 6개월 전에 잔여 연차가 있는 근로자를 대상으로 미사용 연차 일수를 안내하고, 연차 사용 계획서를 제출하도록 촉진합니다.
근로자는 미사용 연차일수를 안내 받은 날로부터 10일 이내에 언제 연차 휴가를 사용할지 사용 시기를 정해 연차 사용 계획서를 회사에 제출해야 합니다. 이 과정이 완료되면 촉진이 완료됩니다.
지정 통보(2차 촉진)
만약 근로자가 연차 사용 계획서를 제출하지 않은 경우, 회사는 연차 소멸 2개월 전까지 한 번 더 근로의 연차 사용을 촉진합니다.
예시. 1년 이상 근로자의 사용 촉진 절차 (회계연도 기준으로 연차 지급 시)
예시. 1년 이상 근로자의 사용 촉진 절차 (입사일 기준으로 연차 지급 시)
- 입사일 : 2022.11.20
- 2024.11.20일자를 기준으로 15개 연차 생성
1년 미만 근로자의 경우
1년 미만 근로자는 1개월 개근 시 1일의 연차가 발생합니다. 2024년 1월 1일에 입사한 근로자가 한 달 동안 빠짐없이 근무했다면, 2월 1일에 연차가 발생하는 것이죠. 이처럼 매달 개근 시 연차가 쌓이기 때문에 1년 미만 근로자는 최대 11일의 연차를 받을 수 있습니다.
1년 미만인 근로자를 대상으로 하는 촉진 절차의 흐름 자체는 1년 이상인 근로자를 대상으로 하는 절차와 비슷하지만, 미사용 연차 일수나 연차 사용 시기를 통보해야 하는 시점 등에 차이가 있습니다.
특히 먼저 발생하는 9일의 연차(선 촉진)와 이후에 발생하는 2일의 연차(후 촉진)는 촉진 시점이 다르게 진행됩니다.
통보 촉구(1차 촉진)
- 선 촉진(9일) : 입사 1년이 되는 3개월 전 시점까지 사용하지 않은 선 연차가 남아 있는 경우, 회사는 지정된 기간(10일) 내 대상자에게 연차 사용을 촉구합니다.
- 후 촉진(2일) : 입사 1년이 되는 1개월 전 시점까지 사용하지 않은 연차(2일)가 남아 있는 경우, 회사는 지정된 기간(5일) 내 대상자에게 연차 사용을 촉구합니다.
통보를 받은 근로자는 통보받은 날로부터 10일 이내에 언제 연차휴가를 사용할지 그 사용 시기를 정해 연차 사용 계획서를 회사에 제출해야 합니다. 이 과정이 완료되면 촉진이 완료됩니다.
지정 통보(2차 촉진)
- 선 촉진(9일) : 회사는 기간 내 연차 사용 계획을 미제출한 근로자를 대상으로, 입사 1년이 되는 1개월 전 시점까지 다시 한번 연차 사용을 촉진합니다.
- 후 촉진(2일) : 회사는 기간 내 연차 사용 계획을 미제출한 근로자를 대상으로, 입사 1년이 되는 10일 전 시점까지 다시 한번 연차 사용을 촉진합니다.
예시. 1년 미만 근로자의 사용 촉진 절차
- 입사일 : 2025.01.01
이렇게 근로자의 근속연수별 연차 촉진 절차를 알아보았는데요.
만약 회사에서는 모든 절차를 준수했음에도 불구하고 근로자가 연차 휴가를 사용하지 않았을 경우에는 연차 휴가는 소멸되고 회사는 미사용 연차 수당을 근로자에게 지급하지 않아도 됩니다.
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체크 포인트 3. 연차휴가 미사용 수당은 어떻게 지급하나요?
만약 회사의 연차 사용 촉진 제도가 제대로 이루어지지 않았다면, 근로자에게 연차휴가 미사용 수당을 지급해야 합니다.
근로자가 연차유급휴가를 전년도에 사용하지 않았다면, 연차유급휴가청구권이 소멸된 다음날에 연차유급휴가 미사용 수당청구권이 발생하게 됩니다.
이 경우 전년도에 사용하지 않은 연차 휴가에 대하여 통상 임금 또는 평균 임금을 지급하여야 합니다.
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또한, 연차휴가 미사용 수당은 취업규칙 등으로 연차유급휴가 청구권이 소멸된 날 이후 첫 임금 지급일에 지급하는 것도 근로기준법 위반으로 볼 수 없습니다.
예를 들어, 2024년 1월 1일부터 12월 31일까지 사용하지 않은 연차는 2024년 12월 31일에 소멸됩니다. 그리고 2025년 1월 1일부터 연차 미사용 수당을 청구할 수 있는 권리가 발생합니다. 이때, 연차휴가에 대한 미사용 수당은 2025년 1월 월급날에 다른 급여들과 함께 지급될 수 있습니다.
그렇다면 연차휴가 미사용 수당은 어떻게 계산할까요?
연차휴가 미사용 수당은 미사용 연차 수 × 근로자의 일급으로 계산하는데요.
직원들의 일급은 통상시급 × 8시간으로 계산하고 있습니다.
예시. 월급, 월 소정 근로시간, 미사용 연차가 다음과 같을 때
*소정 근로시간 : 근로자와 사용자(회사)가 계약한 정규 근무 시간 |
1일 통상 임금은 (300만원 / 209시간) * 8시간 = 114,832원이며, 미사용 연차수당은 114,832원 * 5일로 574,160원을 지급하게 됩니다.
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체크 포인트 4. 연차휴가 사용 촉진 시 주의할 점이 있나요?
1. 절차와 기한을 준수해야 합니다.
모든 단계는 기한 내에 순차적으로 진행되어야 하며, 절차나 기한을 지키지 않은 경우에는 인정받을 수 없습니다.
2. 근로자별로 개별적으로 촉진 절차를 진행해야 합니다.
여러 근로자를 대상으로 한 번에 일괄 통보하는 일괄 통보 방식은 인정받을 수 없습니다.
3. 서면이나 전자 문서로 통보해야 합니다.
근로자에게 통보하는 모든 절차는 서면을 통해 이뤄져야만 합니다. 개인 이메일을 통한 서면 명시는 이메일 외에는 서면 명시를 이행하기 어려운 특별한 사정이 없는 한 서면교부 의무를 이행하였다고 보기는 어렵습니다. (근로개선정책과-1128, 2012.02.07.)
다만, 회사가 전자결재 체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무를 기안, 결재, 시행과정을 관리하는 경우 예외적으로 전자문서 통보도 가능하다고 볼 수 있습니다. (근로개선정책과‒1128, 2012.2.7.)
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체크 포인트 5. 네이버웍스 근태의 연차 휴가 사용 촉진 절차는 어떻게 되나요?
근로자의 연차 휴가를 촉진하기 위해서는 네이버웍스 관리자, 구성원이 각각 수행해야 하는 절차가 있는데요. 네이버웍스 근태 서비스 화면을 통해 어떻게 진행되는지 자세히 알아보겠습니다.
STEP 1. 대상자 촉진 메일 발송(관리자)
1-1. ‘연차 사용 촉진제 적용’ 옵션 설정
[네이버웍스 경영지원 근태 > 설정 > 근태 설정] 화면
네이버웍스 경영지원의 근태 서비스 초기 화면에는 연차 사용 촉진 관련 메뉴가 노출되어 있지 않습니다. 그렇기 때문에 먼저 위 화면과 같이 ‘연차 사용 촉진제 적용’ 옵션을 ‘사용’으로 설정해야 합니다.
1-2. 연차 촉진 대상 조회 및 촉진
[네이버웍스 경영지원 근태 > 부재 > 연차 촉진 대상 관리] 화면
메뉴에서 연차 촉진이 필요한 대상자를 조회합니다. 그다음 ‘통보 촉구/지정 통보란’의 메일 발송 버튼을 눌러, 대상자에게 연차 사용 기한 및 연차 사용 계획서 작성을 안내합니다.
통보 촉구/지정 통보란 상단의 ‘메일 발송 All 버튼’을 누르면, 현재 조회된 대상자 모두에게 메일을 한 번에 발송할 수 있습니다.
STEP 2. 연차 사용 계획 상신(구성원)
회사로부터 연차 사용 촉진 메일을 안내받은 구성원은 ‘작성하러 가기’ 버튼을 눌러 연차 사용 계획서를 작성합니다.
구성원은 메일 수신 후 10일 이내에 연차 사용 계획서를 제출해야 하며, 연차 사용 계획서를 제출하더라도 실제 연차는 차감되지 않습니다.
STEP 3. 촉진 후 관리(관리자)
3-1. 연차 촉진 대상 관리 현황 조회
[네이버웍스 경영지원 근태 > 부재 > 연차 촉진 대상 관리] 화면
메뉴에서 연차를 촉진한 대상자의 현황을 파악합니다.
이때 ‘구분, 상태, 촉구/통보 기간’ 조건을 설정하면 해당 조건에 부합하는 대상자들을 한눈에 파악할 수 있으며, 연차 촉진이 미완료 된 대상자를 쉽게 챙길 수 있습니다.
3-2. 연차 사용 예정 내역 조회
[네이버웍스 경영지원 근태 > 부재 > 연차 촉진 대상 관리] 중 연차 사용 예정 내역 탭 화면
[연차 사용 예정 내역] 탭에서 연차 사용 예정 내역을 조회합니다.
해당 화면에서는 연차 촉진 대상자의 연차 사용 계획 문서 및 연차 사용 예정일을 확인할 수 있으며, ‘다운로드’ 버튼 클릭 시 대상자의 연차 사용 예정 내역을 엑셀 파일로 관리할 수 있습니다.
별책부록
코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록! 이번 시간에는 네이버웍스의 근태 기획자님을 모셔보았는데요. ‘연차의 모든 것’ 시리즈의 마지막인 만큼 네이버웍스 근태의 연차 기능을 더 잘 활용할 수 있는 꿀팁들을 한가득 모았습니다.
부서별 부재 현황을 한눈에 확인하는 방법부터 연차 기능을 잘 활용한 사례까지! 지금 바로 시작해 보겠습니다.
Q. 네이버웍스 근태의 연차 기능을 다른 기능과 연계하여 효과적으로 사용할 수 있는 방법이 있을까요?
네이버웍스의 ‘내 업무’ 서비스 중 매니지먼트 기능을 말씀드리고 싶네요. 매니지먼트 조회 권한이 부여된 관리자는 매니지먼트의 부서 부재 현황 기능을 통해 부서의 부재 및 근무 현황을 한눈에 볼 수 있는데요. 쉽게 말해 어느 부서에서, 어떠한 항목의 휴가를, 몇 명이 사용하는지 빠르게 파악할 수 있는 것이죠.
만약 다양한 근무지에서 아르바이트 구성원을 관리하고 계신 기업이라면, 근무지별로 아르바이트 구성원의 휴가 사용 현황에 대해서도 파악해야 할 때가 있을 텐데요. 이러한 경우, 매니지먼트의 근무지별 휴가 현황 기능을 통해 알아보실 수 있습니다.
이렇듯 매니지먼트 기능을 통해 구성원들이 연차를 잘 소진하고 있는지 챙길 수 있고, 근태의 연차 관련 데이터를 요약하여 볼 수 있는 것이 큰 장점으로 꼽을 수 있을 것 같습니다.
위에 소개된 기능은 헬프센터에서 자세히 확인할 수 있습니다.
Q. 네이버웍스 근태의 연차 기능을 잘 활용한 기업이 있다면 알려주세요!
법무법인 기업에서 네이버웍스 근태의 연차 기능을 굉장히 잘 활용하고 있어요. 법무법인 특성상 출장이 잦은 변호사분들도 계시고, 아르바이트 및 계약직으로 근무하며 업무를 지원하시는 분들도 많은데요. 이렇듯 다양한 근무 형태로 인해, 연차를 제공하는 방식도 구성원별 차이가 있는 것 같습니다.
그렇기 때문에 네이버웍스 근태의 특별 휴가 혹은 연차 조정 기능을 활용하여, 구성원에게 약속된 특정 연차 일수만 부여하시기도 하는데요. 특별 휴가 및 연차 조정 기능은 특정 구성원에게 제한 없이 자유도 높게 연차를 부여할 수 있는 기능입니다.
특히 특별 휴가는 부여할 대상자를 지정한 후, 매달 반복적으로 휴가를 발생시킬 수도 있어서 굉장히 편리하답니다. 이처럼 다양한 근무 형태를 지닌 기업이라면, 특별 휴가 및 연차 조정 기능을 통해 구성원들의 연차를 관리해 보는 것도 좋을 것 같습니다.
위에 소개된 기능은 헬프센터에서 자세히 확인할 수 있습니다.
Q. 이번 에피소드가 연차 관련 마지막 시리즈인데요. 네이버 웍스 근태 도입을 고민하는 기업에게 한마디 해주신다면?
근태 관련 분야는 법이나 규제가 빠르게 바뀌는 편이에요. 그렇기 때문에 변경 사항이 생기면, 서비스 내에 빠르게 적용되는 것이 가장 중요하죠. 이러한 점이 회사가 근태 서비스를 도입하는 데에 있어, 가장 우선적으로 고려하는 부분일 것이라고 생각하는데요.
네이버웍스 근태 서비스는 법과 규제에 변경 사항이 생기는 경우, 발 빠르게 반영하여 새롭게 적용된 근태 기능을 사용할 수 있는 환경을 제공하고 있습니다. 이를 통해 회사가 본래 업무에만 집중할 수 있도록 근태 관리에 도움을 드릴 수 있을 것 같습니다.
이렇게 연차 기능 부분을 자세히 알아보았는데요. 네이버웍스 기능을 더욱 명확히 알아가는 술술 읽히는 업무 해설집의 별책부록, 앞으로도 많은 기대 부탁드립니다.
술술 읽히는 업무 해설집 episode 4. 에서는 연차의 모든 것, 그 세 번째 주제로 연차 촉진 시기와 절차에 대해 알아보았습니다. 마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!
근태 담당자라면 꼭 알아야 하는 연차의 모든 것, 그 세 번째
- 연차휴가 사용 촉진은 통보촉구(1차 촉진), 지정통보(2차 촉진)으로 진행됩니다.
- 근속 연수에 따라 1년 이상 근로자와 1년 미만 근로자로 나누어 촉진합니다.
- 1년 미만 근로자는 선 연차(9일)와 후 연차(2일)로 나누어 각각 촉진을 해야 합니다.
- 촉진을 통보받은 근로자는 10일 이내에 연차 사용 계획서를 제출해야 합니다.
- 연차휴가 사용 촉진이 이루어지지 않았을 경우, 회사는 근로자에게 연차휴가 미사용 수당을 지급해야 합니다.
