지각, 조퇴, 외근, 퇴근 누락…
근태를 관리하다 보면 출퇴근 관리 중 한 번쯤 마주하게 되는 예기치 못한 상황들이 있을 텐데요.
술술 읽히는 업무 해설집, 이번 에피소드는 근태 담당자들이 자주 겪는 4가지의 출퇴근 예외 상황들과 네이버웍스 근태를 통해 간편하게 처리할 수 있는 해결 방법에 대해 살펴보겠습니다.
그럼 업무 해설집을 펼쳐볼까요?
체크 포인트 1. 근무 일정이 모두 다른가요?
개인별 일정
교육 시간에 따라 근무 시간이 달라지는 강사나 트레이너, 근무일이 고정되어 있지 않은 프리랜서 직원! 매일 스케줄이 다르거나 주기적인 근무 패턴 적용이 어려운 구성원의 근태 관리가 고민인가요?
네이버웍스 근태에서는 구성원마다 다른 근무 방식을 설정할 수 있는데요. ‘개인별 일정’ 근무 방식을 활용하여 유동적인 스케줄을 관리하는 방법을 살펴보겠습니다.
[네이버웍스 근태 > 근무 > 근무 방식 관리] 화면
먼저 근무 방식 관리 메뉴에서 ‘추가’ 버튼을 클릭하여 다양한 근무 방식 중 ‘개인별 일정’을 선택합니다.
선택 근무제, 시차 근무제, 탄력 근무제를 포함한 유연근무제를 적용하는 방법은 술술 읽히는 업무 해설집 ‘업무 효율을 높이는 유연근무제’에서 확인해주세요.
술술 읽히는 업무 해설집 ㅣ 업무 효율을 높이는 유연근무제
우리 회사 내규에 맞도록 근무 방식명을 입력한 후, 근로 및 휴게 시간, 근로 시간 기준을 설정합니다.
추가 설정을 펼쳐 추가 내용을 설정할 수 있으며, 추가 설정을 별도로 하지 않을 경우 아래 디폴트 값을 그대로 유지해도 무방합니다.
| 출퇴근 체크 | PC 또는 모바일/Worktalk 에서 하루 2회(출근/퇴근) 체크, 근로 시작 시간 60분 전 출근 버튼 활성화 |
| 출퇴근 위치 관리 | 모든 IP 주소에서 체크 허용, 근무 위치 설정 사용 안함 |
| 지각 / 조퇴 | 근로 시작 시간 30분 후부터 지각, 근로 종료 시간 1시간 전까지 조퇴 처리 |
| 사용자 기능 제공 | 근로일 기준 3일 전까지 변경 허용, 최소 휴게 시간을 유지하며 개인 휴게 추가 허용 |
근무 스케줄 관리
‘개인별 일정’ 근무 방식 설정을 완료하셨나요?
이제 근무 스케줄 관리 메뉴에서 개인별 일정을 적용하는 구성원의 근무 스케줄을 일괄 업로드하여, 일반 근로 시간을 관리할 수 있습니다.
[네이버웍스 근태 > 근무 > 근무 스케줄 관리] 화면
‘템플릿 파일 다운로드’ 버튼을 클릭해 샘플 파일을 다운로드하고, 구성원의 근무 스케줄 기록을 작성한 후 저장합니다.
[네이버웍스 근태 > 근무 > 근무 스케줄 관리 > 근무 스케줄 업로드] 화면
‘근무 스케줄 업로드’ 버튼을 클릭하여 업로드를 하면, 근무 스케줄 관리 메뉴에서 구성원별 근무 스케줄을 자세히 확인할 수 있습니다.
체크 포인트 2. 지각/조퇴의 경우 근로 시간을 어떻게 기록할까요?
회사를 다니다 보면 부득이한 상황이 생기기 마련이죠! 특히 구성원이 지각을 하거나 조퇴를 하는 경우가 있을 텐데요. 만약 이러한 상황이 잦다면, 구성원의 근태를 넘어 급여까지 영향을 미치기 때문에 근로 시간을 꼼꼼히 기록해야 합니다.
근무 방식 관리 메뉴에서는 특정 시간을 설정하여, 해당 시간보다 늦게 출근하거나 일찍 퇴근하는 구성원을 지각 및 조퇴로 꼼꼼히 기록할 수 있습니다.
[네이버웍스 근태 > 근무 > 근무 방식 관리] 화면
지각 및 조퇴를 한 구성원이 출퇴근을 체크하게 되면, 관리자는 출퇴근 현황 메뉴에서 근태 현황을 한눈에 파악할 수 있죠.
[네이버웍스 근태 > 근태 현황 > 출퇴근 현황] 화면
만약 구성원의 출퇴근 현황을 확인해 보니, 지각 및 조퇴가 반복적으로 일어나고 있다면 어떻게 대처해야 할까요?
위 고용노동부 행정해석에 따라, 일부 기업에서는 구성원의 지각 및 조퇴 누적 시간이 8시간 이상이 되는 경우 연차 휴가 1일을 차감하는 방식으로 관리하고 있습니다.
체크 포인트 3. 기존 출퇴근 시간 외 근무를 했나요?
“프로젝트 준비 때문에 밤 11시까지 일했어요”
“주말에 출근했는데, 출퇴근 처리는 어떻게 되나요?”
“출퇴근 체크를 깜빡하고 못했어요”
구성원이 시간 외 근로 혹은 휴일 근무를 하거나 출퇴근 기록을 놓치는 경우도 있을 텐데요. 단순 출퇴근 기록 만으로는 다양한 상황에서 실근무 관리가 어려울 때가 있죠.
이럴 땐 근무 결과 신청 서식을 통해 해결할 수 있습니다.
근무 결과 신청
근무 결과 신청 서식은 기존 출퇴근 시간 외에 근무할 경우, 별도의 결재를 통해 근로를 인정받는 것이에요. 구성원이 다양한 사유로 근무 결과 신청 서식을 작성하면, 내 업무 > 근태 관리 > 근로 시간 현황 메뉴에 신청한 시간이 자동으로 반영되죠. 만약 결재가 반려될 경우, 해당 근무 시간이 인정되지 않고 다시 변경됩니다.
[네이버웍스 결재 > 문서 작성 > 근무 결과 신청] 화면
대체 휴무
그런데 기존 출퇴근 시간이 아닌 휴일 근무가 잦다면, 구성원의 입장에선 피로도가 쌓일 텐데요. 이에 대응하여 최근 여러 기업에서는 대체 휴무를 지급하는 방법을 채택하고 있습니다.
네이버웍스 근태에서는 구성원이 휴일 근무를 진행한 것에 대해 자동으로 대체 휴무를 부여할 수 있죠. 단, 단체 협약이나 취업 규칙에 대해 휴무에 대한 근거가 마련되어야 하며 사유와 방법 등의 내용이 명시되어야 합니다.
부재 항목 관리 메뉴에서 ‘수정’ 버튼을 클릭하여, ‘대체 휴무’ 부재 항목의 사용 여부를 ‘Y’로 설정합니다.
[네이버웍스 근태 > 부재 > 부재 항목 관리] 화면
이후 구성원이 근무 결과를 신청하면, 근로 시간에 맞춰 대체 휴무가 자동으로 부여되는데요. 이때 해당 구성원이 배정된 근무 방식의 일반 근로시간에서의 설정이 휴일로 설정된 날에 대해서만 대체 휴무가 부여됩니다.
[네이버웍스 결재 > 문서 작성 > 근무 결과 신청] 화면
체크 포인트 4. 외근이 잦은 부서인가요?
다양한 사유로 외근이 잦거나 영업 업무를 담당하는 구성원들에게는 ‘출근 장소’라는 개념이 유동적일 수밖에 없는데요. 고객 미팅이 있는 날에는 바로 현장으로 이동하고, 지방 출장이나 원격 근무까지 더해지면 기존의 고정된 사무실 출퇴근 방식은 어렵기 마련이죠.
그렇다고 그냥 자율에 맡기기에는 출퇴근 기록 관리가 안 되고, 위치 확인을 위해 매번 보고받는 것도 비효율적인데 어떻게 해야 할까요?
이럴 땐 근무 방식 관리 메뉴의 출퇴근 위치 관리 기능을 통해 유동적인 근무 환경에서도 정확한 출퇴근 기록과 위치를 확인할 수 있습니다.
IP 주소 설정
PC 및 모바일 IP 주소를 별도로 설정하여 거래처 및 협력사 사무실 등 업무상 정기적으로 드나드는 공간을 공식 출퇴근 장소로 등록할 수 있는데요.
이를 통해 고정된 네트워크 환경이 있는 경우에는 등록한 IP 주소를 기준으로 출퇴근을 기록할 수 있죠. 설정되지 않은 IP에서는 출퇴근 체크가 제한되기 때문에, 무단 체크나 외부 조작을 방지할 수 있습니다.
[네이버웍스 근태 > 근무 > 근무 방식 관리] 화면
위치 반경 설정
모바일 환경에서 출퇴근 체크를 하는 경우, 근무지로부터 특정 반경 내에서만 출퇴근 기록을 입력할 수 있도록 허용 위치를 선택할 수 있습니다.
[네이버웍스 근태 > 근무 > 근무 방식 관리] 화면
근무 위치 설정
출퇴근 시간뿐만 아니라 어디서 근무했는지 알고 싶으신가요? 그렇다면 근무 위치를 설정하여 구성원들의 근무 장소를 확인할 수 있습니다. 특히 출장과 이동이 많은 영업직 구성원은 업무 공간이 매번 달라지기 때문에, 근무한 장소를 투명하게 기록하는 것은 아주 중요하죠.
별책부록
코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록! 이번 시간에는 네이버웍스 근태를 다루는 마지막 에피소드로, 실제 기업에서의 네이버웍스 근태를 어떻게 활용하는 지, 도입 전과 비교하여 어떤 변화가 일어났는지 자세히 살펴보겠습니다.
펠트커피
“연차 관리가 훨씬 정확하고 편해졌어요.”
펠트커피는 네이버웍스 근태를 활용하여 미리 설정해 둔 스케줄 근무 일정대로 출/퇴근을 기록하고, 결재를 활용하여 연차를 효율적으로 관리하고 있는데요. 특히 연차를 관리하는 면에서 큰 변화가 있었습니다. 이전에는 엑셀로 관리하여 누락되는 경우가 많았지만, 웍스 근태 서비스 도입 후 잔여 연차 확인 및 연차 사용 내역 관리가 훨씬 편해졌죠.
그렇다면 펠트커피는 어떻게 네이버웍스 근태를 잘 활용할 수 있었을까요? 그것은 바로 네이버웍스 영상 가이드를 통한 기능 숙지 덕분이었습니다.
스프링웍스
“우리 회사만의 유연한 근무 형태를 만들어 직원들의 만족도가 높아졌어요.”
스프링웍스는 프로젝트 단위로 업무가 진행되고 있기 때문에, 유연한 근무 제도 도입이 필요했었는데요. 네이버웍스 근태에서 제공하고 있는 유연 근무 방식 및 리프레시 휴가를 통해 직원 만족도를 높였습니다. 특히 근무 유형, 근로 시간, 시간 단위 연차 사용 등 다양한 설정을 커스터마이징하여 최적화된 근무 환경을 구축할 수 있었죠. 또한 춘천과 서울, 해외 등 사무실마다 별도로 운영해 왔던 시스템을 네이버웍스로 통합하여 소통 및 운영 효율성을 높였습니다.
스타 법무법인
“근무 형태가 달라도 한눈에 확인할 수 있어 정말 편리해요.”
스타 법무법인은 유연근무제를 기본으로 운영하고 있지만, 일부 직원은 고정 근무제로 출근하는 등 다양한 근무 형태가 혼합되어 있는데요. 네이버웍스 근태 를 통해 서로 다른 근무 유형을 개별적으로 설정할 수 있어, 직원마다 맞춤형 근태 관리가 가능해졌습니다. 또한 연차 관리도 수기로 관리할 필요 없이 연차 신청 결재를 올리면 자동으로 잔여 일수에서 차감되고, 잔여 연차도 근속 연수에 맞게 매년 업데이트되어 업무 시간을 대폭 줄일 수 있었죠.
술술 읽히는 업무 해설집 episode 7.에서는 구성원별 근무 방식 설정, 지각 및 조퇴 시 출퇴근 기록, 시간 외 근무 관리, 외근이 잦은 부서의 출퇴근 관리 방법에 대해 알아보았습니다. 마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!
근태 담당자라면 꼭 알아야 하는 것
1.네이버웍스 근태에서는 개인별 일정 근무 방식을 통해 구성원별로 근무 스케줄을 관리할 수 있습니다.
2.네이버웍스 근태의 출퇴근 현황 메뉴를 통해 구성원의 지각 및 조퇴 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
3.네이버웍스 결재의 근무 결과 신청을 통해 기존 출퇴근 시간을 벗어난 시간 외 근무 결과에 대한 근로 시간을 관리할 수 있습니다.
4.네이버웍스 근태에서는 대체 휴무 부재 항목을 통해 휴일 근무로 인한 대체 휴무를 자동으로 부여할 수 있습니다.
5.네이버웍스 근태에서는 IP주소, 위치 반경, 근무 위치 설정을 통해 유동적인 근무 환경에서도 정확한 출퇴근 기록과 위치를 확인할 수 있습니다.
지난 술술 읽히는 업무 해설집 시리즈가 궁금하다면 →
- 1편 : 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리
- 2편 : 연차의 모든 것 1. 연차는 며칠을 줘야 하나요?
- 3편 : 연차의 모든 것 2. 언제까지 쓸 수 있게 하나요?
- 4편 : 연차의 모든 것 3. 연차 촉진, 어떻게 해야 할까요?
- 5편 : 특별 휴가로 직원 만족도 끌어 올리기
- 6편 : 업무 효율을 높이는 유연근무제
- 네이버웍스를 사용 중인 기업의 도입 계기와 효과가 궁금하다면 → 도입사례 인터뷰
- 네이버웍스 도입 사례와 교육 콘텐츠를 영상으로 보려면 → 네이버웍스 유튜브
- 네이버웍스 가이드와 전문가의 도움이 필요하다면 → 네이버웍스 헬프센터
