“네이버웍스 도입은 단순히 IT 시스템을 구축하는 것이 아니라, 궁극적으로 구성원의 일하는 방식과 문화를 변화시키는 Process Innovation 과정이었다고 생각합니다.”
도입 배경
전사적으로 통일된 메신저가 없어 업무 효율 저하, 업무 이력 검색 어려움, 보안 위협 등의 문제 발생
활용 형태
‘이전 메시지 공개’로 업무 연속성 유지, Bot으로 인사 관련 문의 신속 대응, API로 기존 그룹웨어 연동
도입 효과
기존 대비 약 47% 비용 절감, 일하는 방식과 문화를 변화시키는 Process Innovation 달성
Q. “공인중개사는 에듀윌!” 회사 소개 부탁 드립니다.
지난 30년간 447만 고객이 꿈을 이룰 수 있도록 진심을 다해 돕는 성인 대상 교육 기업입니다. 주요 사업 영역은 온라인 교육, 직영학원, 종합출판, 학점은행제 등 교육 서비스입니다. 광고를 통해 공무원 시험과 공인중개사에 대해 많이 들어오셨죠? 그 외에도 다양한 기술 자격증 과정과 입시, 어학, 취업 관련 교육 서비스도 폭넓게 제공하고 있습니다.
Q. 기업의 조직 구성, 그리고 규모가 궁금합니다.
경영지원, IT, 마케팅, 콘텐츠 등 부서 구성은 일반 교육 기업과 비슷합니다. 영상 제작 업무가 중요하다 보니 영상 콘텐츠 기획, 촬영, 제작을 전담으로 하는 부서가 별도로 있다는 점이 특이하다고 할 수 있겠네요. 사업별로 살펴보면 온라인, 학원, 출판, B2B, 평생교육 등으로 나뉩니다. 규모 면에서는 어느덧 약 9백 명 가까운 임직원이 함께하는 기업으로 성장했네요.
Q. 네이버웍스 도입을 고민하게 된 계기는 무엇인가요?
회사가 급속도로 성장하면서 겪는 성장통이 진행되고 있다고 생각했어요. 조직별로 다른 소통 도구 사용과, 그로 인해 협업이 원활하게 진행되지 않는 사일로(silo)가 대표적 현상이었습니다.
소통 도구에 관해 구체적으로 설명해 드리면, 전사적으로 통일된 메신저가 없었습니다. 구축형 메신저를 사용했으나, 기능 면에서 부족함이 많아 구글챗, 카카오톡, 밴드 등을 업무용으로 사용하는 경우가 많았습니다. 부서별로 업무 성격과 호흡이 달라서, 각자 선호하는 소통 도구를 사용한 거죠. 당연히 업무 효율이 떨어지고, 업무 이력 검색이 어렵고, 담당자가 추가되거나 변경되는 경우 업무 연속성이 떨어졌습니다. 조직 차원의 관리와 추적이 어려운 개인 메신저에 업무 내용이 남는 보안 위협도 있었고요.
Q. 네이버웍스를 도입한 이유는 무엇인가요?
앞서 언급한 pain points 극복이 목표였습니다. 기존 분산된 도구들을 얼마나 효율적으로 통합하여 업무 방식과 문화에 혁신을 가져올 수 있을 지에 초점을 맞추었는데요. 네이버웍스를 포함하여 메일, 메신저, 드라이브 등 기능을 가진 협업툴 3개를 비교 검토하여 네이버웍스를 선택했습니다.
Q. 네이버웍스 선택 시 ‘통합’ 외에 다른 고려사항도 있었나요?
단일 협업툴과 자체 그룹웨어. 이렇게 딱 두 개만 쓰자는 것을 목표로 했습니다. 따라서 두 시스템이 API 방식으로 잘 연동되는지 살펴보았는데요. 예를 들어 그룹웨어 결재 알림이 메신저로 오거나, 그룹웨어에 입력한 휴가 일정이 네이버웍스 캘린더에 나타나는 등의 방식인데, 네이버웍스 Developer 사이트가 잘 구축되어 있고 기술 지원 또한 빨라서 그룹웨어를 원활하게 연동할 수 있었습니다.
그리고 기본 기능 외 생산성을 올려줄 수 있는 기능들을 살펴보았어요. 가령 챗봇을 예로 들 수 있는데, 네이버웍스에서 제공하는 Bot 기능을 활용한 ‘에듀위키’‘라는 챗봇 개발로, 자주 묻는 인사 관련 문의 대응에 활용하고 있습니다. 잔여 연차 일수, 상조 프로세스, 육아휴직 신청 문서 등 문의 빈도가 높은 것들을 키워드만 넣으면 유사 사례나 규정이 나오도록 하는 방식이에요.
마지막으로 가격입니다. 네이버웍스 도입으로 기존 외산 메일 솔루션과 구축형 메신저를 사용할 때에 비해 약 47% 비용을 절감하고 있습니다. 이렇게 양질의 기능과 가치를 제공하면서 가격까지 만족스러운 도구. 역시 네이버웍스가 아닐까 합니다.
Q. 특히 만족하는 기능은 어떤 것이 있나요?
그리고 메시지 방에서는 새롭게 들어온 사람이 이전 기록을 확인할 수 있도록 선택할 수 있는 점이 편리합니다. 새롭게 들어온 사람도 히스토리 파악이 쉽고, 기존에 있던 사람도 이전 대화 내용을 따로 요약해 주지 않아도 되어서 편리합니다. 그룹 메시지 방에서 이용할 수 있는 ‘폴더’가 곧 드라이브라서, 업무 진행에 필요한 파일들이 분산되지 않고 한 곳에 모여 이력 확인이 쉽습니다.
Q. 도입 과정에서 어려움은 없었나요?
경영진을 설득하는 일은 “왜 바꿔야 해?” 라는 질문에 대한 답에서 출발합니다. 저희는 현재의 문제점이 무엇이고, 우리의 핵심가치와 어떤 점에서 맞지 않으며, 이를 해결할 때 어떤 기대효과가 있을 지 철저하게 로드맵으로 그렸습니다. 그리고 검토 대상 모든 제품을 4개월 간 테스트 (POC) 하며 기대효과를 잘 거둘 수 있을지 분석했습니다.
그 다음은 새로운 툴을 사용하게 될 임직원을 설득하는 일이었습니다. 어쩌면 경영진 설득보다 더 어려울 수 있는 ‘변화관리’ 단계입니다. 저희는 사용자의 ‘마음을 얻는 것’이 가장 중요하다고 생각하여 우수한 기능이나 사용 Tip을 지속해서 홍보하고, 고충 해결 게시판을 오픈하여 문의사항에 즉각 대응하였습니다. 그 덕분에 900명 가까운 임직원이 빠르게 적응한 모습입니다.
Q. 네이버웍스 도입을 통해 느낀 점을 말씀해 주신다면?
이번 네이버웍스 도입은 단순히 IT 시스템을 구축하는 것이 아니라, 궁극적으로 구성원의 일하는 방식과 문화를 변화시키는 Process Innovation 과정이었다고 생각합니다. 앞으로도 더 나은 네이버웍스 활용 방법을 꾸준히 연구하고 내부에 적극 공유해서, 모든 구성원들이 Wow! 할 수 있는 서비스를 제공하겠습니다.
