“네이버웍스는 비용 이상의 효율과 만족을 주는 ‘복지’입니다. 업무 협업툴 도입을 검토하는 조직이나 기업이라면, 가장 먼저 최종 결정권자, 즉 임원들이 사용해 보길 적극 권장합니다.”
도입 배경
개인용 메신저인 카카오톡과 LINE(라인) 메신저를 거쳐 업무 소통 플랫폼으로 네이버웍스 도입
활용 형태
‘할 일’을 활용한 임직원 간의 명확한 업무 전달, 법인카드 연동으로 비용 정산 프로세스 간소화
도입 효과
수평적 업무 진행과 결재 프로세스로 불필요한 업무 요소 제거, 본연의 업무에 더욱 집중할 수 있게 됨
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“메신저 중심의 협업툴로 네이버웍스가 제일 만족스럽습니다.”
처음엔 개인용 메신저를 업무에 활용했습니다. 카카오톡에서 라인(LINE)을 거쳐, 지난해부터 네이버웍스를 전사에 도입하여 사용하고 있어요. 네이버웍스 도입 전에 메신저 중심의 여러 협업툴을 면밀히 검토, 비교했습니다. 프로젝트 관리 중심의 툴의 경우, 프로젝트/업무 단위로 기능이 구성되어 편집부 업무 방식에 적응하기가 어렵겠더라고요.
네이버웍스는 결정적으로 카카오톡이나 라인처럼 메신저 중심으로 업무를 처리하니, 모든 직원이 이질감과 거부감 없이 금세 적응하고 활용할 수 있었습니다. 라인과 기본 UI/UX가 거의 유사하니까요. 전 직원이 개인용 메신저에서 완전히 벗어나, 네이버웍스에 원활하게 적응하는데 한 달도 채 걸리지 않았습니다.
“무료 서비스는 분명 한계가 있어요.”
개인용 무료 메신저는 개인과 소통을 위한 도구라면, 네이버웍스는 전적으로 업무 효율을 위한 도구예요. 무료 서비스는 분명 한계가 있습니다. 업무 효율을 제공하는 여러 기능을 경험하고 보니, 개인용 메신저를 업무에 사용했던 방식으로는 절대 못 돌아가겠더라고요. 네이버웍스의 주요 기능에 완벽하게 동화됐습니다. 되돌아보면 그동안 어떻게 카카오톡이나 라인으로 업무 소통을 했나 싶을 정도입니다. 이제는 네이버웍스가 없으면 편집부 운영을 비롯해 전사 업무가 제대로 돌아가지 않습니다.
전사 적용/도입 때도 협업툴 관련 전문가가 없었지만, 기본 설정 및 활용에 큰 어려움은 없었습니다. 궁금한 사항은 네이버웍스 ‘헬프센터’를 통해 도움을 받을 수 있었고, 고객센터 웹 문의로 문의하면 원하는 답변을 바로 받을 수 있었어요. 물론 IT전문가/개발자 등이 있는 조직이라면 훨씬 수월하게 도입, 적용할 수 있을 겁니다.
“네이버웍스 ‘할 일’을 사용하고 나서부터 업무가 보다 명확해졌어요.”
네이버웍스 주요 기능 중 ‘할 일’을 가장 잘 활용하고 있어요. ‘할 일’ 기능에 적응하니, 임직원들 간의 업무 전달과 현황 파악이 훨씬 명확하고 빨라졌습니다. 기존에는 메시지를 보내더라도 일일이 전화로 메시지 읽음 확인, 내용 전달 여부 등을 확인해야 했어요. 그럼에도 상황에 따라 업무 요청자도 업무 담당자도 쉽게 잊어버리곤 했죠. 요청자와 담당자가 업무 내용을 서로 다르게 인지하는 때도 많았습니다. 여러 메신저 대화방의 수많은 업무 내용 중에서 제대로 찾기도 어려웠고요.
지금은 모든 임직원이 조직 구조와 상하 관계의 제한 없이, 네이버웍스 ‘할 일’을 통해 자유롭게 할 일을 요청, 전달합니다. 바람직한 직장 문화라 하는 ‘수평적 업무 진행’을 유지하는 데로 필요해 보입니다. 서로 요청/전달한 할 일 모두 각자의 ‘할 일’에 저장되고, 메시지 알림으로 즉각 확인할 수 있습니다.
또한, ‘할 일’과 ‘캘린더’는 서로 연동되기 때문에, ‘캘린더’에서도 할 일 기한 일자 기준으로 할 일을 일목요연하게 표시되니 편리합니다. 할 일이 완료되거나 변경될 때 요청자에게도 메시지 알림이 뜨니 전화로 일일이 확인할 필요도 없어졌습니다.
네이버웍스 ‘할 일’은 개인용 메신저와는 본질적으로 다른 기능이라 모든 직원들이 만족해합니다. ‘누군가에게 일을 받아서’가 아니라, ‘자신이 해야 할 일을 놓치지 않기’ 때문입니다. 저 역시 마찬가지입니다. 편집장으로서 할 일을 기자들이 ‘할 일’로 전달해 주니 정말 편리합니다.
네이버웍스의 ‘읽음’ 기능도 업무 운영에 참 유용합니다. ‘메시지’뿐만 아니라, ‘그룹 메시지방’의 ‘노트’와 ‘게시판’에도 누가 글을 읽었는지 읽지 않았는지 확인할 수 있는데, 중요 공지나 전달사항을 읽지 않은(혹은 읽지 못한) 직원에게 전화로 확인 요청을 할 수 있기 때문이죠. 이는 ‘감시’, ‘모니터링’의 의미보다는, 업무 처리에 빈틈, 공백이 없도록 하는데 그 가치가 있습니다. 직장인이 흔히 사용하는 ‘메일 수신/열람 알림’ 기능과 같은 가치입니다.
“직원들이 회사 사규를 보기 시작했어요.”
게시판에는 회사 사규, 편집부 운영 기조, 기사 집필 원칙 같은 전 직원 대상의 공지사항 형식의 게시글(또는 문서)을 올리고 있습니다. 네이버웍스 도입 전에도 일반적인 무료 저장/드라이브 서비스 등으로 회사 사규나 문서를 공유하곤 했습니다. 그러다 보니 열람률은 낮을 수밖에 없었습니다.
이에 비해 네이버웍스의 게시판에 게시하니, 자연스레 회사 사규를 보게 되더라고요.사규 외에도 중요 공지글을 ‘필독’으로 설정하니 전반적인 열람률이 높아졌습니다. 네이버웍스의 ‘드라이브’는 개인 또는 그룹 간의 저장소 용도라면, ‘게시판’은 전 직원들이 자주 찾는 자료/문서를 공유하는 용도로 아주 잘 활용하고 있습니다.
“네이버웍스와 연동되는 워크플레이스의 사용으로 불필요한 업무가 줄어들었어요.”
네이버웍스 도입을 검토하면서 경영지원 서비스 (구 ‘워크플레이스)도 눈여겨봤습니다.
외근이 잦은 기자들의 직무 특성상 법인카드를 각자 사용하는데, 매월 초 지출 내역을 제출하려 모든 영수증과 증명서 등을 챙겨 기안서 인쇄 후 일일이 풀로 붙여야 했습니다. 지출 내역이 많으면 한 시간 이상 꼬박 걸립니다. 연차/휴가계를 제출할 때도 마찬가지고요.
네이버웍스 경영지원 서비스를 도입하니 이런 번거로운 결재 프로세스가 한방에 해결됐습니다. 결재 단계가 디지털화되어, 지출 영수증을 챙길 필요도, 문서를 인쇄할 필요도, 한 장 한 장 풀칠할 필요도, 대면으로 제출할 필요도 없어졌습니다. 그리고 결재선에 포함된 결재 문서는 네이버웍스의 ‘WorkNoti’와 ‘WorkTalk’ 메시지방에도 알림 메시지가 뜨니 스마트폰 등으로 언제 어디서든 즉각 확인, 결재할 수도 있습니다. 불필요한 업무가 확실히 줄어든 만큼 본연의 업무에 집중할 수 있게 됐습니다.
저희처럼 회사 자체 전자결재 시스템이 필요 없는 조직이라면 네이버웍스 경영지원 서비스만으로도 부족하지 않으리라 예상합니다. 특히 영수증 OCR 기능, 회계 처리 서비스(세금계산서/급여 처리 등) 등이 추후 추가 또는 개선된다면 더욱 유용하리라 기대합니다.
“네이버웍스, 충분히 투자할 만 합니다.”
사람이 모여 일하는 조직이라면 네이버웍스는 무조건 도움이 됩니다.
개인용 메신저나 무료 서비스를 업무용으로 활용하는 데는 분명 한계가 있기 때문이죠.
업무 협업툴 도입을 검토하는 조직이나 기업이라면, 가정 먼저 최종 결정권자, 즉 임원들이 사용해 보길 적극 권장합니다. 직원 1인당 6,000원 (Basic 상품, 연간 계약 기준)의 투자. 이는 ‘투자’라기보다는 ‘복지’입니다. 네이버웍스는 비용 이상의 효율과 만족을 줄 겁니다.
