“네이버웍스와 함께 업무 공유와 소통이 활성화 되고, 물리적인 장소에 얽매이지 않게 되고, 모든 직원들이 큰 어려움 없이 스마트하게 일하게 된다는 것. 전사적으로 추진하는 디지털 전환이 잘 이루어지고 있다는 의미라고 생각합니다.”
도입 배경
경기 운영을 위한 태스크 포스(TF) 중심의 협업과 원격 근무환경 도입 목적으로 네이버웍스 도입
활용 형태
네이버웍스 메시지, 메일, 게시판, 드라이브 등 주요 기능과 경영지원 (근태) 기능 활용
도입 효과
LOC(경기 조직위) 그룹 중심 업무에 최적화된 그룹 단위 소통, 해외 국제 경기 장소에 관계 없이 실시간 협업
Q. 대한축구협회에 대해 소개 부탁드립니다.
대한축구협회 KFA(회장 정몽규)는 대내외적으로 대한민국 축구를 대표하고, 프로부터 유소년, 아마추어까지 한국의 모든 축구 행정과 단체를 망라하여 총괄하는 단체입니다. 회원 단체로 17개 시도협회와 4개 연맹이 있으며, KFA의 목적은 크게 세 가지입니다.
▲ 축구를 국민에게 보급하여 널리 퍼지게 하고 남녀노소 모두가 즐기게 하는 것
▲ 우수 선수를 육성하고, 지도자와 심판도 양성하여 우리 축구의 경기력과 수준을 발전시키는 것
▲ 국제경기에서 우수한 성적을 올림으로서 세계 축구와 함께 성장하고, 국민을 화합하게 하고, 감동을 드리는 것입니다.
Q. 팀 소개 부탁 드립니다.
디지털 컨버전스 PJ 는 KFA 행정과 한국 축구에 디지털 기술을 적용하고 전사적 디지털 전환(DT)을 추진하는 팀입니다. KFA에선 중점 추진 과제로서 한국축구의 경쟁력 강화를 위한 중점 프로젝트를 설정하고, 별도의 태스크 포스로서 운영하고 있는데요. 한국 축구에 디지털 기술을 적용하여 경쟁력을 올리는 것이 주된 골자이며, 일반 기업의 DT 추진 조직과 유사합니다.
단기 과제는 한국 축구 데이터를 수집하고 효율적으로 활용하는 기반 구성, 스마트워크를 통한 축구 행정 및 대표팀 관리의 효율화, 디지털 전환을 통해 축구팬의 경험을 향상시키는 것이며, 향후에는 디지털 기술 적용을 통하여 유소년부터 축구 대표팀까지 경기력 향상을 시킬 수 있는 방안도 고민하고 있습니다.
주요 과제인 ‘스마트워크’ 추진의 일환으로 네이버클라우드의 협업 플랫폼 ‘네이버웍스’를 사용하고 있습니다.
Q. 사내 협업툴로 네이버웍스를 도입한 이유는 무엇인가요?
첫째는 태스크 포스(TF) 중심의 원활한 협업입니다. 각 중점 과제에 대한 TF를 운영하게 되면서 cross-functional한 부서간 협업이 많아졌습니다. 기존 그룹웨어와 노후화된 메신저로는 유연한 조직 구성과 소통 지원에 기능적 한계가 있었습니다. 그룹웨어와 협업툴 간 연동성이 낮아서 신규 그룹 생성이나 그룹원 변경이 번거로웠고, 소프트웨어 업데이트가 원활하지 않았습니다. 현재 네이버웍스는 이러한 단점을 모두 커버해 주고 있습니다.
둘째는 원격 근무환경 도입입니다. 코로나19로 인해 공간에 구애 받지 않는 업무 환경이 필요하게 되어 스마트워크 도입을 더욱 서두르게 되었는데요. 부서별로 개인 메신저와 별도 화상회의 도구를 운영했으나 회의 내용과 업무 자료가 공식화 · 기록 · 저장되지 않는 문제점이 있었습니다. 업무 방식 통일과 업무 자료 자산화를 위해, 메신저 · 화상회의 · 드라이브 등 필수 기능을 두루 갖춘 네이버웍스를 전사 통합 협업툴로 선택했습니다.
Q. 사용 규모는 어느 정도인가요?
KFA 임직원 약 180여명과 회원 단체(17개 시도협회, 4개 연맹) 약 150여명이 네이버웍스를 사용하고 있습니다. 회원 단체와 업무 연락을 위해 기존 공문, 유선 연락 방식에 더하여 협업툴을 함께 도입하고 협업할 수 있는 공간 · 업무 형태를 도모하고 있습니다.
회원 단체와는 기존 메신저의 쪽지 기능을 활용해서 공문 알림을 보냈는데요. 확인 여부를 별도 대화로 확인해야 하고, 리마인드도 한 차례 더 하는 등 불필요한 소통이 많았습니다. 현재는 네이버웍스 게시판에 공문을 올려서 공유하고 있는데요. ‘읽음 확인’ 기능으로 읽음/안읽음 유무를 바로 확인하고 메신저와 게시판 댓글로 양방향 소통이 되다 보니, 회원 단체와 정보 공유 및 커뮤니케이션이 매우 편리해졌습니다.
Q. 출퇴근 기록은 어떻게 하시나요?
네이버웍스의 협업 기능과 경영지원을 연계하여 근태관리 기능을 주로 사용하고 있습니다. 근무 위치에 관계 없이 네이버웍스 메신저 WorkTalk챗봇과의 대화를 통해 근태 관리를 쉽게 할 수 있고, 네이버웍스 화면에서 바로 경영지원 서비스 (구 ‘워크플레이스’)로 이동할 수 있도록 아이콘 배치를 해두어 편리하게 이용하고 있습니다.
Q. 다양한 협업툴 중 네이버웍스를 선택한 이유는 무엇인가요?
네이버웍스를 포함하여 서비스 인지도와 안정성이 우수하다고 판단한 협업툴 4개를 비교하고 디지털 컨버전스 PJ 팀원들이 한달 기간 동안 직접 사용해 보았습니다. 저희가 필요로 하는 필수 기능들과 유용한 추가 기능, 그리고 가격을 기준으로 비교하였는데요. 네이버웍스가 월등한 비교 우위를 보였습니다.
특히 해외 대회 지원 등 출장 상황에서도 접속이 원활하고 실시간 통 번역이 정확도 높게 지원되는 점, 간편한 외부 사용자 초대로 대회나 프로젝트 단위로 관련 담당자와 협업할 수 있는 점. 근태 관리 기능과 연동이 원활한 점이 KFA 협업과 업무에 큰 도움이 될 것이라 판단했습니다.
아울러 국내 대표 IT기업에서 만든 협업툴인 만큼 향후 유지보수 · 변경 · 지원에 강점이 있을 것으로 생각했고, 업력이 길고 사용자도 많아 이미 개선된 사용자 편의성과 UI/UX를 보유한 것으로 판단했습니다.
Q. 네이버웍스 스탠다드 (Standard) 플랜을 선택한 이유는 무엇인가요?
베이직 (Basic) 플랜의 메시지, 화상통화, 캘린더 등 기능과 더불어 스탠다드 (Standard) 플랜에 포함된 메일과 드라이브 파일 · 폴더관리 기능이 꼭 필요했습니다. 드라이브와 게시판 연동성도 높아서, 게시판에서 파일 · 폴더관리 기능을 온전히 이해하고 활용하면 협업 문화 활성화와 업무 커뮤니케이션에 많은 도움이 될 것이라고 생각했습니다.
지금은 전사 임직원 모두 워낙 네이버웍스를 잘 쓰다 보니 대용량 드라이브에 대한 니즈가 생기고 있습니다. 그 경우 더 큰 메일, 드라이브 용량을 쓸 수 있는 스탠다드 플러스 (Standard+) 로 업그레이드 할 수 있기 때문에 검토 중입니다.
Q. 네이버웍스 도입과 사용에 있어 어려움은 없으셨나요?
네이버웍스는 UI가 워낙 직관적이라 별도의 매뉴얼 없이도 쉽게 익힐 수 있다고 생각하였고, 실제로도 그러합니다. 그룹 메시지방 기능을 별도 안내하지 않았는데 직원들이 알아서 사용하더라고요. 실시간 통번역 등 처음 사용해보는 기능이나, 조직 · 그룹 · 메시지 방 개념 등 확실한 이해가 필요한 개념에 대해서는 교육을 통해 사용 방법을 익히면 어렵지 않게 사용하는 편입니다.
도입 초기 한 달 동안 기능별 사용량을 살펴보았는데, 딱히 사용 독려를 크게 하지 않았음에도 사용량이 기대 이상으로 높았습니다. 그 자체로 네이버웍스의 효용이 증명된 셈이죠. 빠르게 모든 사내 정보가 네이버웍스 안으로 모이기 시작했고, 협업툴 사용을 어색하거나 서툴던 임원 분들도 사용을 시작하여 지금은 누구나 쉽게 사용하고 있습니다.
Q. 네이버웍스의 어떤 기능을 유용하게 활용 하시나요?
모든 기능을 아주 잘 활용하고 있습니다. 그 중에서도 꼽자면, 그룹 단위 메신저 방에서 잊기 쉬운 내용은 ‘노트’에 남기고, 파일은 ‘공유 폴더’에 간편하게 올려 공유하고, 공동으로 해야 할 일이나 과제는 ‘할 일’로 저장하고, 팀 내 중요 일정이나 연차 등 일정은 ‘캘린더’에서 공유하고 있습니다. 이러한 행위 자체가 하나의 ‘소통’이 되기 때문에 업무 공유가 상당히 원활해졌습니다. 불필요한 중복 소통이 줄어든 것은 물론이고요.
코로나로 화상회의 및 화면 공유 기능을 아주 잘 사용 중인데요. 재택 근무 등 비대면 근무 상황에서 간편하게 미팅을 진행하고 있습니다. 광화문 회관과 파주 NFC 간 회의가 필요할 때도 꼭 대면이 필요한 상황이 아니면 대부분 화상회의로 대체하는 편입니다. 이로 인해 절감 되는 교통비와 시간도 큽니다.
Q. 네이버웍스 도입 후 어떤 점이 좋아졌나요?
업무 프로세스에 최적화 된 소통 체계 구축, 비용 절감, 디지털 전환 측면에서 말씀드리고 싶습니다.
우선 업무 중심으로 조직 및 그룹방을 구성하고, 때와 상황에 맞게 수정할 수 있어 간편하고 효율적으로 업무 수행이 가능해 졌습니다. 예를 들어, 축구대표팀 A매치가 결정되어 대회를 치르거나, 국외 경기에 파견되는 경우, 국내외 공간을 막론하고 협업하는 직원 중심으로 LOC(경기 조직위)방을 구성하여 업무를 수행하고 있습니다.
협업 도구 운영비 또한 크게 절감되었습니다. 네이버웍스 베이직 상품 기준 인당 월 6,000원 비용으로 사용 중이니 지금까지 소개한 업무 생산성, 협업 효율 향상 효과를 생각하면 매우 합리적인 수준이라고 생각합니다. 앞서 말씀드린 것처럼 물리적 이동 거리를 줄이며 절감하는 교통비 또한 절감 요소라 할 수 있습니다.
마지막은 디지털 전환인데요. 업무 공유와 소통이 활성화 되고, 물리적인 장소에 얽매이지 않게 되고, 모든 직원들이 큰 어려움 없이 스마트하게 일하게 된다는 것. 결국 전사적으로 추진하는 디지털 전환이 잘 이루어지고 있다는 의미라고 생각합니다.
Q. 앞으로 네이버웍스를 어떻게 활용할 계획이신지 궁금합니다.
네이버웍스는 KFA 업무에 필수품이 되었어요. 사내 굉장히 많은 업무에 네이버웍스가 활용됩니다. 앞으로 네이버웍스를 고도화된 업무관리 지원 툴로 활용하고자 합니다.
KFA는 축구회관, 트레이닝 센터, 재택 등 업무 공간에 구애 받지 않는 스마트워크 형태를 지향하며 사내 업무 공간의 효율적 활용과 유연화를 검토하고 있습니다. 축구회관에도 공용 좌석 등을 시범적으로 도입하고 있는데요. 무선 게이트웨이, 좌석 예약을 위한 키오스크 등을 알아보니 여러 솔루션을 중복 도입하는 건 비효율적이겠다는 판단이 들었습니다. 네이버웍스와 연동되는 좌석 관리 솔루션이 있다면 간단한 무선게이트웨이 장비 도입만으로 효율적으로 관리될 것 같습니다.
더하여 바라는 점이 있다면, 현재의 ‘할 일’ 기능이 진척 상황을 시각적으로 볼 수 있도록 테이블이나 차트 방식으로 표현되면 더욱 좋겠습니다. 현재도 프로젝트 관리 용도의 파트너사 연동 솔루션이 있는 것으로 인지하고 있는데, 네이버웍스의 고유 기능으로도 발전할 수 있다면 적극 활용할 계획입니다. 또한 네이버웍스에서 출퇴근 시간 등록을 하면, 그 시간부터는 네이버웍스에서 상태도 출퇴근 상황에 맞게 자동으로 변경(눈에 띄는 색상 변화 등)되면 좋겠습니다.
