“로펌은 고객 자산에 해당하는 정보를 많이 다루기에 안정성을 최우선에 두고 검토할 수 밖에 없었는데요. 네이버웍스는 글로벌 수준의 보안 인증과 절차를 보유하고 있어 믿음이 갔습니다.”
도입 배경
기존 메일 서비스 용량 부족으로 인한 불편함 (1~3GB 제한)으로 대용량 메일 제공하는 네이버웍스 도입
활용 형태
모바일 앱 및 전자결재 시스템을 활용하여 재판 업무 등 외근 상황에서도 유연한 업무 대응
도입 효과
아날로그 중심의 종이 업무 대부분을 디지털화하여 문서 출력량과 비용 20% 절감 효과
Q. 법무법인 바른 소개 부탁 드립니다.
김도형 변호사님 :
법무법인(유한) 바른은 1998년 창립된 이래 눈부신 속도로 성장하여 현재는 자타가 공인하는 ‘송무강자’라는 명성은 물론, ‘전문분야 기업자문역량 확대’라는 세평으로 한국을 대표하는 대형 로펌입니다.
형사, 인사노무, IP, 건설부동산, 금융, 자산관리, 상사/기업송무, 행정, 조세, 공정거래, 기업법무 등 11개 그룹 산하 50여 개 전문 팀으로 구성되어 전문화된 서비스를 원하는 의뢰인들의 요구에 최상의 법률 서비스를 제공하고 있습니다. 국내외 변호사 250명, 공인회계사, 변리사, 세무사, 노무사 등 고문/전문위원을 포함하여 440여명 규모입니다.
Q. 법무법인 바른의 조직 문화는 어떤가요?
김도형 변호사님 :
‘인화와 협업이 잘되는 조직은 구성원 개인 능력의 총합을 월등히 초과하는 능력을 갖게 된다’는 경영 철학을 바탕으로, 구성원 사이 끈끈한 유대관계를 넘어 유기적이고 효율적으로 협업하는 내부 문화 구축에 힘쓰고 있으며, 수평적 의사 결정을 지향합니다.
Q. 네이버웍스를 사용 하신지는 얼마나 되었나요?
김도형 변호사님 :
올해 (2022년) 초 도입 후 5개월 정도가 흘렀네요. 440명 규모 전사 임직원이 네이버웍스에서 메시저, 메일, 게시판, 출퇴근 관리, 전자결재 등 주요 기능을 활용하고 있습니다.
네이버웍스는 병원 정보보안 부서에 근무하는 지인의 추천으로 알게 되었습니다. 업무 시스템 교체를 검토하던 중에 네이버웍스가 괜찮다고 테스트 해보라며 권유해 주셨습니다.
Q. 네이버웍스 도입 계기는 무엇인가요?
한태호 차장님 (전산팀) :
기존 사용하던 그룹웨어의 노후화로 불편함이 컸습니다. 가장 큰 불편함은 메일이었는데, 개인 당 제공 용량이 1~3GB 정도로 매우 제한적이었습니다. 하루에 기본적으로 메일 50~100통은 받다 보니, 조금만 시간이 지나면 메일함이 막혀 꼭 필요한 법무 상담 자료 등 메일을 받지 못하는 경우도 많았습니다.
메신저도 있었지만 모바일에서는 지원되지 않았습니다. 재판이나 회의 등 외부 일정이 있으면 각자 다른 개인 메신저를 이용할 수 밖에 없었지요. 쪽지 기능도 마찬가지로 책상 모니터를 벗어나면 확인이 불가능해 실시간 커뮤니케이션으로서 기능하기엔 한계가 뚜렷했습니다.
Q. 다른 서비스도 함께 검토 하셨나요?
한태호 차장님 (전산팀) :
G사, D사 제품을 함께 검토했습니다. 가장 불편함이 컸던 메일 용량, 전반적인 안정성, 가격 등을 종합 검토했습니다.
Q. 다른 서비스가 아닌 네이버웍스를 결정하신 포인트는 무엇이었나요?
김도형 변호사님 :
콕 찝어 어떤 점이 좋았다 라기보단 종합적으로 경쟁력이 있었습니다. 네이버라는 이름이 주는 신뢰와 안정성이 있고, 네이버가 만든 제품이라면 믿고 쓸 수 있겠다는 생각이 들었습니다.
특히 로펌은 고객 자산에 해당하는 정보를 많이 다루는데, 그런 정보가 갑자기 사라지는 등의 이슈가 생길 때의 리스크는 너무나 큽니다. 따라서 안정성을 최우선에 두고 검토할 수 밖에 없었는데요. 네이버웍스는 글로벌 수준의 보안 인증과 절차를 보유하고 있어 믿음이 갔습니다. 마지막은 비용인데, 연간 결제와 파트너사 제공 혜택을 더하니 단가 경쟁력도 더해졌습니다.
Q. 도입 후 좋아진 점을 조금 더 구체적으로 설명해 주실 수 있을까요?
김도형 변호사님 :
크게 여섯 가지를 꼽고 싶습니다.
- 재판 업무로 외근하는 경우도 많고, 팬데믹 이후로 외부에서 일을 하는 경우가 더욱 많아졌는데, 네이버웍스로 모바일앱을 적극 활용하게 되면서 어디서든 자유롭게 일할 수 있어 편리합니다.
- 메일 용량이 크게 늘어나 매번 중요 메일을 제외하고 삭제하던 업무 스트레스가 해소되었습니다.
- (아웃룩이 익숙한 직원을 위해) 아웃룩으로 주고받는 메일도 IMAP 설정으로 언제 어디서든 네이버웍스에서 확인하고 대응할 수 있어 편리합니다.
- 네이버웍스 드라이브로 자료를 공유함에 따라 종이 출력량이 감소하고 업무 효율성이 높아졌습니다.
- 전자결재 시스템에서 송금 요청, 각종 비용 결재 요청이 간편해졌습니다. 어느 분까지 결재 되었는지 진행상황 확인도 쉽고, 송금 후 납부확인증까지 회계팀에서 업로드 해주니 별도 요청을 하던 업무 단계가 생략되어 업무 효율이 높아졌습니다.
- 많은 기능이 제공되는 네이버웍스에 대하여 네이버클라우드 파트너사인 패스트파이브라는 파트너 채널을 통해 빠르고 정확하게 안내 받아 신규 그룹웨어 운용 효율이 높아졌습니다.
Q. 이외 잘 활용하는 기능이 있다면 무엇인가요?
김도형 변호사님 :
전문 분야별 지식을 모으는 창구로 ‘게시판’ 기능을 잘 활용하고 있습니다. 물론 아직 활용할 방법을 더 찾긴 해야하지만, 중요한 자료들이 한 곳에 모이고 나중에 찾아가기 쉽게 하는 데 좋습니다.
같은 팀이 아닌 사람들끼리도 메신저 방과 별도의 메일 주소를 가질 수 있는 ‘그룹’ 기능도 활용 중인데, 처음에는 자유롭게 그룹 생성을 오픈했다가 관리에 어려움이 있어서 현재는 관리자 승인을 거쳐 생성하게끔 되어 있습니다. 이렇게 개별 직원들에겐 편의를 제공하되, 조직의 상황에 맞게 관리자 단에서 설정할 수 있는 점이 좋더라고요.
Q. ‘일하는 방식’ 차원에서의 고민도 있었나요?
김도형 변호사님 :
당연히 있었습니다. IT 역량 강화의 핵심을 ‘업무의 전자화’에 두고 많은 투자를 하고 있습니다. 대표적인 예가 전사적으로 강하게 추진 중인 paperless 문화에요. 법무 자료 작성부터 법원에 서면 자료 제출까지 업무의 대부분이 글 쓰는 일이고 종이가 필요했습니다. 하지만 자료가 쌓일수록 관리도 안 되고, 변호사의 수많은 정보와 전문 지식이 원활하게 공유 되기도 어려워요.
그래서 최근 변호사님들께 태블릿, PC 등 신규 전자기기를 지급하기도 했는데요, 전자화 된 자료를 약속된 장소에 업로드하고 축적하게 되어 정보 공유도 활성화 되고 출력 비용도 획기적으로 줄이게 되었습니다. 네이버웍스 도입도 이런 전사적 방향성과 잘 맞아 떨어지는 결정이었죠.
Q. 도입 시 어려웠던 점은 무엇이었나요? 극복 방법도 궁금합니다.
한태호 차장님 (전산팀) :
전산팀에서 네이버웍스 도입과 초기 설정을 담당했는데요, 설정 자체가 직관적으로 되어있어 초기 설정에 큰 어려움은 없었고, 직원들도 별도의 교육이나 매뉴얼 없이도 바로 업무에 적용하는 모습이었습니다. 기존 직원 뿐만 아니라 신규 입사한 직원도 대부분 동일했고요.
네이버 서비스 (메일, 카페, 밴드, 라인 등)에 대한 익숙함과 직관적 UI 덕분이라고 생각합니다. 인사, 노무쪽 전문 지식이 필요한 근태 관리 시스템 셋업 같은 경우, 저희 파트너사인 패스트파이브의 기술 지원을 통하여 빠른 시간내에 편리한 시스템을 구축 할 수 있었습니다. 다른 기업에서도 변화관리에 참고하실 수 있도록 한 가지 공유드리고 싶어요.
보통 기존 서비스의 기능을 새로운 시스템 (네이버웍스)에 대입해서 사용하려는 경우가 많은데요. 대부분의 기능은 있지만 일부 없는 경우도 있습니다. 그럴 때 네이버웍스에 숨은 기능을 활용해서 오히려 더 나은 형태로 사용해 보시길 권장합니다.
조금만 시간을 내서 헬프센터와 가이드문서를 보면 자칫 모르고 넘어갈 수 있는 모든 기능이 상세하게 안내되어 있고, 패스트파이브 전문 컨설팅팀의 도움을 많이 받았습니다. 예를 들어 담당 업무가 많은 변호사 님에겐 겸직 기능을 적용해서 여러 부서에 속하도록 설정할 수 있는데요, 이전 시스템엔 없던 기능이라 조직원 관리가 매우 편리해 졌습니다.
Q. 이전 시스템과 비교 시 비용은 어떤가요?
한태호 차장님 (전산팀) :
기존 시스템 재계약 단가와 네이버웍스를 비교하니 새로운 시스템이 약 20% 저렴했습니다. 하지만 단지 비용 만으로 440명 이상이 사용하는 전사 업무 도구를 바꾸기란 쉬운 일은 아닙니다. 조금 불편해도 기존 시스템을 유지하는 게 편할 수 있죠. 그럼에도 불구하고, 스마트워크 도구의 도입이야말로 가장 쉽고 빠르게 디지털 전환을 구현할 수 있는 방법이었기 때문에 자신감을 가지고 추진했습니다.
Q. 구성원 반응은 어떤가요?
김도형 변호사님 :
만족도가 높은 편이에요. 네이버웍스를 전사 도입해서 쓴지는 이제 4개월 정도 지났고요. 처음엔 익숙하지 않은 면도 있었지만, 현재는 상당히 적응해서 잘 사용하고 있습니다. 네이버웍스가 자리 잡은 이후 개인톡으로 업무 이야기 하는 일은 사라졌습니다. 이렇듯 적응은 어느정도 마무리 되었으니, 활용도를 높이기 위한 고민을 열심히 하고 있습니다. 기존에 시도하지 않았던 새로운 방식으로 게시판을 활용해 본다거나, 리포트 파일을 전달할 때 드라이브를 활용해서 오고가는 메일 수를 줄이는 등의 고민이죠.
Q. 네이버웍스 경영지원 서비스의 기능과 만족도는 어떤지 궁금합니다.
한태호 차장님 (전산팀) :
전자결재와 근태관리 기능을 주로 사용합니다. 처음에는 눈에 빠르게 익지 않는 요소들도 있었지만, 네이버웍스와 함께 사용하면 메시지로 출퇴근 관리나 전자결재 주요 알림을 받아보기 때문에 매우 편리합니다. 그래서 초창기보단 많이 익숙해진 편이에요.
Q. 추후 네이버웍스를 어떻게 활용할 계획이신가요?
김도형 변호사님 :
로펌 업무 특성 상 전문가와 스텝 간의 협업이 차지하는 비중이 높은 편입니다. 또한 하나의 사건에 관여하는 구성원이 다수인데, 메신저로 업무 당사자끼리만 소통하는 경우 관련된 관여자들이 업무 진행 상황을 체크하긴 쉽지 않습니다.
메일로 소통하면 업무 진행 상황은 공유가 되지만, 하루에도 수십통 메일이 쏟아지는 와중에 관여자들 모두가 참조된 메일이 여러 건 오고가면서, 정작 중요한 메일을 놓칠 수도 있는데요. 이 때 ‘할 일’ 기능을 활용하면 관련자들이 모두 중요한 기일과 서면 제출 여부 등 업무 진행 상황을 공유할 수 있어 업무 효율이 증가할 것으로 기대됩니다.
바라는 점이 있다면, 출퇴근 ON/OFF 상태가 메신저 상에 자동으로 나타나도록 상태표시 기능이 보다 강화되었으면 합니다. 아울러 전사적 업무관리시스템을 표방한다면 ‘인사평가 기능’도 추가 되면 더할나위 없이 좋겠습니다.
