도입 배경
네이버웍스는 네이버 직원들이 이용하는 사내 그룹웨어 서비스에서 출발, 임직원 요구사항을 수렴하여 개선
활용 형태
메일, 캘린더, 드라이브 간 연동성을 활용하여 기획, 개발, 디자인 협업, 모바일 알림 기능으로 리드타임 단축
도입 효과
대용량 메일 서비스로 내부 직원 개발자들의 높은 눈높이 충족, 보안 기능으로 중요 정보 노출 방지
국내 최고 인터넷 전문 기업인 NAVER 사내정보 서비스센터의 허미양 센터장님을 만나 인터뷰를 진행했습니다.
현재 네이버 및 계열사 임직원들은 네이버웍스를 통해 업무를 하고 있습니다.
회사 소개 부탁 드립니다.
네이버 주식회사는 No. 1 검색 포털 NAVER를 서비스하고 있는 국내 최고의 인터넷 전문 기업입니다. 검색을 주축으로 혁신적이고 편리한 서비스를 꾸준히 선보이며 디지털 라이프를 선도하고 있습니다. 또한 검색 광고 등 안정적인 수익 모델을 갖추고 있으며 해외시장 진출에 있어서도 글로벌 비즈니스 기반을 확보하는 데에 성공하였습니다. Works Mobile 주식회사는 2011년 Naver Mail 서비스로 시작하여 2012년 Naver Works를 거쳐 2015년 기업형 서비스로의 본격 진출을 위해 분사하였고, 그동안 네이버 임직원이라면 모두 사내에서 네이버웍스를 이용해왔기 때문에 지금의 네이버웍스는 네이버 임직원과 함께 개선 및 성장해왔다고 할 수 있습니다.
네이버웍스는 네이버 직원들에게 어떤 서비스인지요.
우선 네이버웍스는 네이버 직원들이 이용하는 사내 그룹웨어 서비스와 동일한 서비스입니다. 도그 푸딩(dog fooding) 서비스로서 갖가지 기능을 대외에 정식으로 릴리즈하기 전에 사내 보이스들을 수렴하여 개선하는 과정을 거쳐왔습니다. 네이버웍스가 있기 이전에는 몇가지 외산 그룹웨어들을 이용했었습니다. 하지만 어떤 서비스는 사용자가 많아지면 느려지는 이슈가 있었고, 클라이언트의 다양한 기능으로 나름대로 장점이 있었던 서비스는 웹기반의 기능이 많이 부족했습니다. 그래서 우리 임직원들이 개발자들이다보니 좀 더 파워풀하게 우리가 만들자라는 생각으로 네이버 메일, 캘린더를 발전시켜 나가게 되었습니다. 현재 네이버와 계열사, 라인 임직원까지 포함하면 1만명 정도가 네이버웍스를 이용하고 있으며 글로벌 법인 또한 예외 없이 이용하고 있습니다.
직원들의 네이버웍스 서비스에 대한 만족도가 어떠한지요.
제가 있는 부서로 많은 사내 사용자들의 보이스들이 들어오고 또 이를 네이버웍스의 관련 부서로 전달하는 역할을 하고 있습니다. 가장 보이스가 많은 서비스는 메일입니다. 특히 점점 메일 내용 및 첨부 파일이 커져가고 있는데 이러한 대용량 니즈가 잘 충족되어 만족도가 높습니다. 이정도 대용량 기능을 제공하는 서비스는 많지 않습니다. 이외에도 다양한 기능들이 많습니다. 저도 이런 기능까지 쓸까 싶기도 했는데 내부 직원들이 개발자가 많다 보니 굉장히 능수 능란하게 다루는 모습을 볼 수 있었습니다. 반면 그렇기 때문에 내부 직원들의 눈높이가 높습니다. 파워 유저라고 볼 수 있지요. 우리나라에서 이렇게 내부 직원들이 적극적으로 피드백하고 요구사항을 내고 기대치가 높은 곳은 아마 없을 것 같습니다. 근래에 메일을 통한 협업이 더욱 활성화되었는데요. 업무의 가장 기반이 되는 서비스인 메일을 대부분의 직원이 개발자이고 개발지식을 갖춘 네이버에서 사용해왔습니다. 결국 내부 임직원들이 사용하면서 네이버웍스의 수준을 굉장히 높여왔다고 생각합니다.
내부 그룹웨어 교육은 어떻게 진행하시는지요.
신입 직원이 오면 사내 시스템에 대한 교육이 필요한데, 한때 진행한 적도 있으나 요즘은 거의 교육을 하지 않았습니다. 서비스 자체를 직관적으로 만들고, 관련 링크도 있고, 기능이 시각적으로 잘 노출되는 등 네이버 자체의 노하우가 네이버웍스에 잘 녹아있습니다. 이전에는 매뉴얼 교육을 한적이 있었는데 현재는 거의 하지 않습니다. 주소 하나만 가르쳐 주면 되니까 아주 편합니다. 직원들이 입사 전에도 네이버 서비스를 이용해온 경우가 대다수라 친숙하기 때문이기도 하구요.
업무를 하면서 겪은 구체적인 경험이 있다면 알려주세요.
기획, 개발, 디자인의 협업이 중요한 회사이다 보니 메일, 캘린더, 드라이브 등 연동성을 잘 활용하는 부분이 많습니다. 그리고 저의 경우에는 여러명의 수신자를 그룹으로 관리하며 묶어서 송수신할 수 있는 메일링 그룹 기능을 많이 이용합니다. 이렇게 그룹을 수신자로 보내더라도 개개인이 메일을 읽었는지 볼 수 있는 수신확인 기능은 정말 유용합니다. 그리고 예약 발신 기능도 종종 이용하는데요. 아주 급하지 않은 내용이면 미리 메일 내용을 작성하고 발송을 예약한 뒤 수신인이 출근한 후 볼 수 있도록 합니다. 협업을 하다보면 서로 메일을 주고 받는 횟수가 많아지게 됩니다. 이런 경우 첫메일부터 최근메일까지 묶어서 보여주는 대화형 보기 기능은 특히나 편합니다. 여기에 더하여 다양한 조건으로 자동분류하여 내가 수정한 메일함으로 들어가게 해놓으면 쏟아지는 수많은 메일을 정리하여 볼 수 있어 업무생산성이 높아지는 것 같습니다.
보안 부분에 대해 민감하실텐데, 네이버웍스 보안은 어떤가요.
네이버웍스은 상당히 안정적입니다. 첨부파일에 바이러스 검사를 자동으로 해주는 기능이 있어서 안심하고 파일을 다운로드 할 수 있다는 것도 큰 장점입니다. 그리고 우리회사가 아닌 외부메일 주소가 포함된 경우 수신자를 별도로 표시하기도 하고 발송시 한번 더 노티를 해줌으로써 중요정보를 실수로 노출하는 일이 없도록 도와주고 있습니다. 스팸 차단도 거의 업무에 지장을 주지 않을 정도로 잘 적용되어 있습니다.
모바일 서비스를 포함하여 네이버웍스의 협업 도구를 어떻게 활용하고 계신지요.
모바일 알림 기능으로 이전보다 메일을 읽는 리드타임이 단축 되었습니다. 물론 메일 수신 확인 기능으로 안읽은 사람에게 읽도록 개별적으로 연락할 수 있지만 이제는 폰으로 알림이 오니까 웬만하면 모두 읽는 것 같습니다. 어디에 어떤 시간대에 있든지 바로 확인할 수 있으니 상당히 도움이 됩니다. 주소록은 개별로 사용하기 보다 메일, 캘린더의 기반 서비스로 활용하고 있습니다. 드라이브는 주로 2가지 측면으로 이용하고 있습니다.
백업하는 용도와 공유하는 용도로 사용 중입니다. 백업 용도로 사용할 때에는 각종 대외비 자료를 안심하고 백업할 수 있어서 좋습니다. 주기적으로 폴더로 백업을 하는 형태입니다. 공유 용도로 사용할 때에는 UI가 심플해서 좋은 것 같습니다. 일반적인 폴더 구조 하에서 움직이기 때문에 이용이 쉽고 대용량, 업로드/다운로드 속도 등 모두 만족스럽습니다. 사내에서 보안 이유로 로컬에서의 공유는 불가능한 상황이기 때문에 클라우드로 백업 및 공유하기 기능이 꼭 필요하고 활용도도 높습니다.
사내 피드백을 수렴하여 런칭되는 방식을 취하기 때문에 네이버 직원들이 가장 먼저 기능을 이용하게 되는 경우가 많은데요. 우리 직원들은 그런 방식에 반응이 빠르고 활발한 편입니다. 대외에 서비스 되면 워낙 많은 고객에게 많은 영향력을 끼치게 되는데 내부에서 검증을 거친 후 배포되는 프로세스는 서비스의 성장을 위해서도 좋은 것 같습니다.
NAVER 허미양님
마지막으로 네이버웍스 도입을 검토 중인 분들에게 도움이 될만한 의견을 주실 수 있을까요.
기능적인 측면에서 그룹웨어 클라우드 서비스 중 최고라고 생각합니다. 네이버 서비스로부터 시작하여 네이버 내부의 요구사항을 충족시켜온 네이버웍스가 갖춘 다양한 기능은 기업용 서비스로서 강한 경쟁력이 있는 것 같습니다. 네이버웍스의 툴들은 일반 범용 사용자에게 보다 기업용 사용자에게 더 많은 효용성을 주고 있다고 봅니다. 이 정도 퀄리티와 규모로 클라우드 그룹웨어를 구축하는 역량은 국내에는 아마 없을 것 같습니다. 일반 기업에서 인하우스 방식으로 메일 서비스 등을 새로 구축하고 유지 및 관리하려면 안정성 측면이나 비용적인 측면에서 운영 관리가 만만치가 않습니다. TCO측면에서 굉장히 유리할 것입니다.클라우드의 장점을 모두 갖추고 있으며, 외산 업체와 견주어도 손색이 없기 때문에 클라우드형 그룹웨어를 고려하는 회사가 계시다면, 네이버웍스 도입을 적극 추천하고 싶습니다.
