“반복적으로 작성하는 내용을 메일 템플릿에 저장하고, 필요할 때마다 템플릿을 불러와 간편하게 메일을 발송할 수 있어, 메일 작성하는데 30분에서 1시간 이상 걸렸는데 지금은 템플릿 사용으로 5분도 안 걸릴 정도로 확연히 줄었습니다.”
도입 배경
주 52시간 근무제 시행으로 효율적인 근무 시간 관리를 위해 근태관리 기능이 포함된 네이버웍스 도입
활용 형태
메일 템플릿으로 업무 효율성 향상, 드라이브로 팀 간 자료 공유 및 관리, 게시판 정보 아카이빙
도입 효과
연차 사용률 증가, 비용 정산 업무 간소화 및 효율성 증가, VoC에 대한 빠른 대응으로 서비스 만족도 향상
“새로운 즐거움을 만들어 세상을 더욱 행복하게 만드는 것이 넵튠의 Life Mission입니다.”
넵튠은 캐주얼 게임을 시작으로 소셜 카지노, MOBA, 퍼즐 등 여러 장르의 게임을 개발하였으며, 현재는 e스포츠, MCN, 블록체인, 메타버스까지 장르를 확장하여 다양한 분야에 도전하고 있습니다. 넵튠은 님블뉴런, 마그넷, 에이치앤씨게임즈, 맘모식스, 프리티비지, 플레이하드, 트리플라 등 게임 개발 자회사를 보유하고 있습니다.
Life Mission을 이루어내기 위해 끊임없이 도전하고, 실패를 하더라도 실패를 통해 성공 가능성을 조금씩 높여가며, 반드시 성공할 것이라고 믿습니다.
또, 자율과 책임이라는 가치를 기반으로 동료와 정한 약속의 틀 안에서 스스로 일하는 방식과 역할을 결정합니다.
“메일 템플릿을 사용하고 1시간 걸리는 업무가 5분 내로 줄었어요.”
2018년부터 네이버웍스를 전사 도입해 사용하기 시작하였습니다. 네이버웍스 ‘메일’은 네이버 메일에 익숙하다 보니 전 직원 모두 잘 사용하고 있어요. 네이버웍스 ‘메일’에서 제공하는 ‘템플릿’ 기능은 업무 효율을 높이는 최고 기능으로 손꼽고 싶을 정도입니다. 개인적으로 채용 직무상 반복적인 업무가 많습니다. 예를 들어 임직원에게 매월 반복적으로 발송하는 건강검진 신청 안내, 면접 대상자 대상 결과 안내, 신규 입사자 대상 회사 정보 안내와 같이요. 대다수 메일로 안내하는 형태인데요.
이렇게 자주 반복적으로 작성하는 메일 내용을 템플릿에 저장해서 필요할 때마다 템플릿을 불러와 간편하게 메일을 발송할 수 있어, 메일 작성하는데 30분에서 1시간 이상 걸렸는데 지금은 템플릿 사용으로 5분도 안 걸릴 정도로 확연히 줄었습니다. 메일 템플릿을 최대 50개까지 추가할 수 있고, 템플릿에 수신인, 제목, 첨부파일까지 저장할 수 있어 업무에 매우 잘 활용하고 있습니다. 팀 동료들에게도 메일 템플릿 기능을 전파할 정도인데요. 이러한 네이버웍스의 꿀 기능들을 많이 소개해 주시면 좋을 것 같아요.
“팀·부서 간 업무 협업이 편리해지고 보안 우려로부터 자유로워졌습니다.”
작년 초에 ‘할 일’ 기능이 ‘캘린더’ 화면에 노출되면서 ‘할 일’ 기능을 사용하기 시작했는데요. 각자 해야 하는 업무를 작성하거나 팀원이나 동료들에게 업무 요청이 편리해졌어요. ‘할 일’이 캘린더와 연동되어 해야 할 업무와 일정을 한눈에 확인할 수 있다는 점이 이 기능의 장점이라 많은 분들께서 사용하고 계세요.
개인/팀 별로 자료를 공유하고 저장하기 위해서 네이버웍스의 ‘드라이브’ 기능을 사용하고 있어요. 특히 공유 드라이브 덕분에 협업하는 부서 또는 팀원끼리 PC뿐만 아니라 모바일에서도 업무 자료를 공유하고 관리하는 것이 편리해졌습니다. 작년에 비해 드라이브 사용률이 10배 증가했고, 바이러스 감염이나 악성코드로 인해 업무 파일이 손상되거나 삭제되는 우려로부터 자유로워졌습니다.
마지막으로 ‘게시판’ 기능도 잘 사용하고 있습니다. 메신저 화면에선 자칫 휘발되기 쉬운 정보들을 게시판에 기록해 두면 차곡차곡 아카이빙 되어 쉽게 찾을 수 있고, 게시글을 누가 읽었는지 실시간으로 확인할 수 있어 편리합니다.
“주 52시간 근무제, 근태관리 서비스를 찾게 되었습니다.”
네이버웍스와 함께 구글 계정만 있으면 무료로 이용할 수 있는 전자결재 서비스를 사용하고 있었습니다. 두 서비스 간 연동이 가능하지 않고 근태관리 기능이 없어서 인사 담당자나 직원들 모두 사용이 불편했습니다.
마침 주 52시간 근무제 시행으로 직원들의 근무 시간을 보다 효율적으로 관리하기 위해서 인사/총무지원팀에서 근태관리 기능이 포함된 서비스 도입을 검토하게 되었어요. 기존 불편했던 전자결재 서비스도 함께 바꾸고자 했는데요, 사용이 편리하고 공유가 잘 되는 국내 서비스 위주로 살펴보았습니다. 아무래도 출퇴근 시간을 매일 직접 입력해야 하는 직원들이 불편함을 느끼지 않아야 한다는 점과 근무 일자/시간 외에도 휴가 신청과 결재 현황, 부재 일정 등이 실시간으로 공유되어야 한다는 점에 우선순위를 두었습니다.
“무엇보다도 네이버웍스와의 연동이 결정적이었습니다.”
네이버웍스 경영지원은 앞서 말씀드린 2가지 고려 사항을 모두 충족한 것 외에 메신저, 메일 등과의 연동이 가장 결정적인 도입 사유였습니다. 출퇴근 관리 등스에서의 활동이 네이버웍스 메신저로 자동으로 오니 무척 편했습니다.
또한 정기·비정기 업데이트를 통해 서비스가 지속적으로 개선되고, AI OCR 영수증 등 부가 서비스와 급여, 서약서 등 특화 서비스가 계속 추가되고 있다는 점이 마음에 들었어요. 조직 규모가 증가하는 상황에서 기존에 엑셀로 정산 작업을 하고 메일로 커뮤니케이션했던 업무들이 간소화되고 자동화될 수 있을 것이라는 기대감이 생기더라고요.
현재 넵튠뿐만 아니라 현재 같은 공간에서 근무하고 있는 넥스포츠, 마그넷, 님블뉴런을 포함해 총 4개의 법인이 네이버웍스를 사용하고 있습니다.
“직원들의 연차 사용률과 만족도가 높아졌어요.”
회사 근무 제도 중에 직원들이 가장 만족하는 제도가 월요일 오후 2시 출근제와 시차 제도입니다. 시차 제도란 시간 단위 연차제도를 의미하는데요, 1일 단위가 아닌 1시간 단위로 직원들이 원하는 시간만큼 선택해서 연차를 사용할 수 있습니다.
사실 시차 제도는 네이버웍스 경영지원 도입 후에 생겨난 제도입니다. 이전에는 다른 회사들과 동일하게 반차라고 불리는 4시간 (0.5일)과 1일 연차 단위만 허용했습니다. 네이버웍스 경영지원 기능을 살펴보니 회사 근무 제도에 맞게 연차 기준을 설정할 수 있고, 휴가 신청서와 같이 전자결재 서식에 신청한 휴가 정보가 ‘근태’와 ‘급여’에 자동 적용되더라고요. 직원들 입장에서는 원하는 시간만큼 네이버웍스에서 직접 연차를 신청할 수 있고 사용 내역과 잔여 연차를 실시간으로 한눈에 확인할 수 있게 되어, 연차 사용률과 만족도가 높아졌어요.
직원들의 부재 상태를 쉽게 공유하고 확인할 수 있는 점도 네이버웍스의 또 다른 매력입니다. 네이버웍스에서 임직원을 검색하면 부재 일정이 표시되어, 부재중인 직원에게 연락하는 상황이 줄어들었습니다. 인사 담당자 입장에서 전 직원의 부재 일정을 조회하는 메뉴도 잘 이용하고 있습니다.
“법인카드 연동과 AI OCR로 비용 정산 업무를 오전 내로 끝낼 수 있게 되었어요.”
메일 템플릿과 유사하게 업무 시간을 줄여주는 기능으로 ‘법인카드 연동’과 ‘AI OCR’ 영수증을 빼놓을 수 없습니다. 이전에는 직원들이 법인카드 결제 내역을 엑셀로 수기 입력해서 회계 담당자에게 메일로 공유했어요. 개인카드 결제의 경우 직원마다 종이 영수증을 모아서 스캔해서 회계 담당자에게 전달하면, 회계 담당자는 영수증 스캔본을 일일이 확인하고 처리하는 방식이었습니다.
네이버웍스 경영지원의 ‘법인카드 연동’과 ‘AI OCR’ 영수증 기능을 사용하고부터 이전 업무 처리 방식이 비효율적이라는 것을 알게 될 정도로, 업무 처리가 상당히 편해졌습니다. 법인 카드 내역과 개인 카드를 사용한 영수증 정보가 네이버웍스에 자동으로 입력되고 정산 시 사용 항목과 지출 목적 등을 손쉽게 선택해 상신하게 되면서, 회계 담당자가 매월 직원들의 경비를 정산하는 데 하루 이상 소요된 것에 반해 지금은 2시간 정도로 오전 근무 시간 내로 다 처리할 수 있다고 해요.
“VoC 피드백이 너무 빨라서 사랑할 수밖에 없습니다.”
업무 전반에 네이버웍스 활용도가 높은 만큼 기능적으로 아쉬운 부분도 생깁니다. 개선 또는 추가되었으면 하는 기능들을 정리해서 공유드리곤 하는데 피드백이 빨라서 네이버웍스를 더 사랑하는 것일 수도 있어요.
일례로, 처음에 ‘근태’에 잔여 연차가 소수점으로 표기되어 한눈에 이해하기 어렵더라고요. 사실 별게 아닐 수 있어도 사용자 입장에서는 이러한 작은 요소들이 큰 불편함으로 느껴지기 마련인데, 네이버웍스 경영지원 담당자분께 개선 요청드린지 얼마 되지 않아 일·시간 단위로 변경해 주셨어요. 이러한 경험들이 쌓이다 보니 직원들이 네이버웍스 사용에 많이 만족하고 있습니다.
현재 네이버웍스 API 연동이나 챗봇 기능을 활용하고 있지 않지만 업무 효율과 자동화 측면에서 관심이 높습니다. 임직원분들이 네이버웍스를 중심으로 더 편리하게 정보를 접근하고 빠르게 업무를 처리할 수 있도록 다른 서비스와 연계를 적용해 보려고 합니다.
