오픈갤러리
업종
렌탈
목적・효과
그룹웨어 스마트폰 활용 업무의 가시화 프로젝트 관리
주요 활용 기능
그룹
메일
캘린더
Interviewee
대표 박의규님
경영지원 담당 곽진열님
홈페이지

아무래도 한국 기업이라면, 국내 시장에서 서비스 지원이 확실한 네이버웍스를 추천합니다.

‘Color your space, 오픈갤러리’ 대표 박의규님과 경영지원 담당자 곽진열님을 만나 인터뷰를 진행 했습니다.

 

이 도입사례 포인트 :
  • 네이버웍스 공용 캘린더에 고객 정보를 입력하고, 설치팀에서 확인 후 알맞게 업무 배정
  • 50%가 넘는 외근직원이 모바일로 업무를 파악할 수 있어 사무실을 방문하는 수고로움을 없앰
  • 여러 팀의 멤버가 모인 프로젝트 진행시 그룹 및 메일링 리스트 기능을 활용해 프로젝트 관련 내용을 빠짐없이 공유

간단한 회사소개 부탁드립니다.

오픈갤러리는 많은 사람들이 미술 작품을 쉽게 접할 수 있도록 미술 작품을 렌탈하고 판매하는 기업입니다.
미술 작품은 웹사이트에서 직접 원하는 작품으로 선택하실 수도 있고, 그림을 걸고 싶은 공간의 사진을 보내주시면 저희 큐레이터가 작품을 추천해드립니다. 고객이 선택한 작품을 주문하면 큐레이터와 설치 전문팀이 직접 방문하여 설치를 해드립니다. 설치가 완료되면 고객은 매월 요금을 내거나 구매를 하여 미술 작품을 집이나 사무실 등에 전시하실 수 있습니다. 업무 특성상 작품 설치를 담당하는 큐레이터와 설치팀은 외근이 많으며, 외근직이 차지하는 비중은 전체 구성원의 50% 정도입니다.

“네이버와 동일한 친숙한 사용성과 지속적인 업데이트가 네이버웍스의 강점이죠.”

창업 초기에는 아웃룩을 사용했었어요. 근데 아웃룩이 유료화되면서 전환하는 것을 검토하였습니다. 당시 검토한 서비스들 중 네이버웍스가 국내 사용자에게 친숙한 네이버의 사용성을 가지고 있고 더욱 다양한 기능을 제공하여 선택하게 되었습니다.
네이버웍스를 사용하는 동안 서비스 기능이 점점 더 좋아지고 지속적으로 업데이트되는 것들을 경험하였기 때문에 저희의 선택이 옳았다고 생각합니다. 점점 개선되는 네이버웍스를 보면 앞으로도 네이버웍스의 서비스가 더욱 좋아질 것이라는 확신이 듭니다.

“저희는 공용 캘린더가 없으면 업무가 마비돼요.”

저희 회사 업무 특성상 고객 주문 내용과 설치 일정 관리가 가장 중요한데요. 이 전체 과정을 네이버웍스의 캘린더를 통해서 관리하고 있습니다.

고객이 주문 신청을 하면 고객 관리팀에서 캘린더에 고객 정보(지역과 설치 예상 일정)를 입력하고요. 입력된 내용을 설치팀에서 확인하고 전체 일정과 지역을 고려해서 업무 배정을 합니다. 보통 큐레이터와 설치 기사는 일정 기간 팀을 이루어 작품 설치를 하는데요. 주문 내용에 적합한 팀(큐레이터 & 설치 기사)의 공용 캘린더에 배정한 주문 정보를 입력하여 업무를 배정하는 방식으로 진행합니다.

 

 

그리고 고객이 신청한 작품이 컨설팅 과정에서 변경되기도 하기 때문에 작품 변경 사항이나 고객 요구사항 등과 같이 설치와 관련된 상세한 내용들은 개별 일정 메모에 담당자가 입력하여 관리하고 있어요. 이런 내용을 담당자만이 아니라 관련된 사람들이 함께 확인할 수 있기 때문에 업무 공유도 자연스럽게 되고있습니다.

 

네이버웍스는 모바일 앱도 있기 때문에 작품 설치를 하러 가서 관련 내용을 캘린더에서 모두 파악이 가능하고, 돌발 사항이 발생하는 경우에도 바로 확인하여 즉각적으로 대응할 수 있습니다. 그리고 현장에서 업무 내용을 모바일 앱에 입력하여 업무 기록이나 변동사항들을 바로 기록할 수 있어, 사무실에 돌아와서 별도로 업무를 정리하지 않아도 됩니다. 그리고 일정 직전이나 변경사항들이 있을 때 모바일과 메일 알림으로 알려주기 때문에 미팅이나 중요한 일정을 놓치는 일이 없어졌고, 변경되는 내용들을 바로 확인할 수 있어서 업무의 변동사항을 즉시 파악할 수 있게 되었습니다.

“워낙 프로젝트 단위로 여러 팀이 협업하다 보니, 메일링 리스트 기능이 정말 편리하더라구요.”

 

다른 회사들도 그렇겠지만 저희 회사는 여러 팀의 멤버들이 모여서 프로젝트로 진행하는 업무들이 많은데요. 이럴 때 네이버웍스 메일의 메일링 리스트 기능을 사용하고 있어요.

특정 프로젝트가 시작되면 프로젝트명으로 그룹을 만들고 관련된 멤버들을 그룹에 추가해서 업무 메일을 공유합니다. 특히 프로젝트 팀에서 중간에 추가되거나 제외되는 사람들도 바로 반영할 수 있어서 메일을 관련된 멤버 모두에게 빠짐없이 공유할 수 있습니다. 메일 수신인에 프로젝트 멤버를 한 명씩 입력하지 않아도 되고 제대로 입력했는지 확인할 필요도 없어 불필요한 일을 하는 시간이 줄었어요.

* 메일링 리스트: 그룹이나 조직 단위로 메일 주소를 생성하여 그 구성원이 그룹이나 조직 메일 주소로 메일을 발송할 수 있도록 하는 기능이며, 네이버웍스에서는 그룹스를 만들어서 메일링 리스트를 사용할 수 있습니다.

“한국 기업이라면 국내 시장에서 서비스 지원이 확실한 네이버웍스를 추천합니다.”

국내 사내커뮤니케이션 서비스에 익숙한 한국 기업이라면 외국 서비스보다는 네이버웍스를 사용하시는 것을 추천합니다. 네이버웍스는 국내 기업 실정에 맞고 익숙한 서비스가 제공되고 있어 어려움없이 쉽게 이용할 수 있습니다.