도입 배경
기존 메일 서비스의 용량 제한 문제와 모바일 업무 대응 필요성으로 인해 네이버웍스 도입 검토
활용 형태
외근 시 모바일 앱으로 메일 확인 및 전송, 드라이브를 통한 부서 간 자료 공유 등에 활용
도입 효과
업무 대응 속도 향상, 부서 간 업무 노하우 공유를 통한 시너지 효과, 가성비 높은 서비스로 업무 환경의 질 향상
“회사 소개 부탁 드립니다.”
포스트 커뮤니케이션즈는 홍보대행사인 미디컴에서 2015년 분사한 자회사로 디지털 마케팅 커뮤니케이션 회사를 지향합니다. 고객사의 SNS 채널 운영, 디지털 마케팅, PR, IMC, 소셜 광고 등 소셜과 디지털, 모바일의 시대 커뮤니케이션을 넘어 브랜딩과 세일즈까지 최고의 마케팅 결과를 제공하는 통합 마케팅 커뮤니케이션 서비스 기업입니다.
‘묻두(묻지마! 두시간)’와 ‘점두(점심 두 시간)’제도와 같은 탄력 근무 시스템을 운영하여 직원들의 업무 유연성이 높습니다. 그리고 고객사 및 기자 미팅, 행사/이벤트 참석 등으로 대부분의 직원이 일주일에 절반 이상은 외근을 하는 편입니다. 업무 특성상 고객사, 외주 제작사 등 외부와의 커뮤니케이션이 많으며, 내부에서도 팀 단위보다는 부서 간의 커뮤니케이션과 협업이 많습니다. 커뮤니케이션은 주로 메일, 전화를 사용하며, 특히 근거를 남길 수 있는 메일의 사용을 선호합니다.
“네이버 메일에 대부분 직원들이 익숙하여 네이버웍스를 선택했어요.”
김성현 님 :
분사를 하면서 새로운 메일 서비스의 도입을 검토했습니다. 기존에는 국내 웹메일 서비스를 사용했는데요. 사용 용량이 상당히 제한적이었어요. 그래서 아웃룩을 이용하여 하드 디스크에 메일을 저장했는데 매번 저장하는 것도 번거로웠고 메일 용량이 커지다 보니 노트북에 부하가 걸리는 일들이 종종 발생했습니다. 처음에는 메일 서버를 구축하는 것을 고려했지만 비용이 상당히 비싸서 고려 대상에서 제외했고요. 네이버웍스, GSuite, 다음 스마트워크를 함께 검토했습니다. 내부 직원들의 의견을 수렴해보니 네이버 메일 사용자가 제일 많았어요. 아무래도 네이버 메일에 대부분의 직원들이 익숙할 것 같다고 생각하여 네이버웍스를 선택했습니다.
저희가 도입했을 당시 네이버웍스는 무료였는데요. 도입했을 때부터 언젠가는 유료화 될 것이라고 생각했기 때문에 큰 거부감이나 저항감없이 네이버웍스를 유료로 전환했습니다. 만약, 개인적으로 사용하는 서비스가 유료화한거라면 불만이 있었을 수도 있지만 네이버웍스는 회사에서 사용하는 서비스이기 때문에 유료로 사용하는 것이 당연하다고 생각했어요. 처음에는 Basic을 사용했다가 메일 용량이 부족하다는 직원들의 요청이 있어 지금은 메일 용량이 무제한인 Standard Plus를 이용하고 있습니다.
“이제는 외근 갈 때 무겁게 노트북을 들고 다니지 않아도 되고, 업무 대응도 빨라졌어요.”
포스트 커뮤니케이션즈 권은애님
권은애 님 :
네이버웍스를 사용하고 나서 가장 좋아진 점은 기존에는 외근이 있으면 메일 확인을 위해서라도 노트북을 무조건 들고 나갔어야 했는데 이제는 무겁게 노트북을 가져가지 않아도 돼요. 네이버웍스는 모바일앱에서도 PC와 거의 동일한 기능을 이용할 수 있거든요.
김성현 님 :
저희의 업무는 속도전이예요. 왜냐하면 보통 한 명이 3 ~ 4개의 고객사를 담당하기 때문에 즉각 대응하는 것이 매우 중요하죠. 네이버웍스는 모바일에서 즉각 업무 대응을 할 수 있어서 정말 편합니다. 예를 들어 고객사와 회의 도중에 며칠 전에 보낸 메일을 다시 보내달라고 할 경우, 예전에는 회의가 끝난 후에 메일을 전달했는데요. 네이버웍스를 사용한 후부터는 스마트폰으로 바로 그 자리에서 메일을 전송하여 대응합니다. 그리고 파일을 공유할 때도 드라이브에 저장된 파일을 바로 메일로 전달할 수 있어 업무 대응 속도가 매우 빨라졌어요.
권은애 님 :
저희는 오가는 메일의 양이 정말 많기 때문에 빨리 메일 내용들을 파악해야 업무의 히스토리를 다 따라갈 수 있어요. 잠깐이라도 확인을 하지 않으면 엄청난 양의 메일이 쌓이게 됩니다. 그런데 네이버웍스는 모바일로 밖에서도 바로 메일 확인이 가능하기 때문에 외근할 때 이동을 하면서 메일을 체크하여 업무 흐름을 파악하고 업무 대응을 할 수 있게 되었어요. 덕분에 업무의 누수가 크게 줄어들었고, 업무 스피드도 빨라졌습니다. 그리고 메일이 수신되거나 드라이브에 파일이 업로드 될 때 모바일로 푸쉬 알림이 오는데요. 이 부분도 업무 누수를 줄이는데 큰 도움이 되고 있어요. 간혹 네이버웍스 때문에 주말이나 휴가 때도 일해야 되는 거 아니냐?라고 물으시는 분들도 있는데요. 전혀 그렇지 않아요. 사실 푸쉬 알림은 On/Off 설정이 가능하여 휴일이나 휴가 때에는 알림을 꺼놓고 워라밸도 실현하고 있습니다.
“드라이브로 부서 간 업무 노하우를 공유해서 시너지가 생겨요.”
김성현 님 :
드라이브를 부서 간의 업무 자료와 정보를 공유하는 용도로 잘 활용하고 있어요. 기존에는 특정 팀에서 제작한 제작물은 그 팀만 소유하는 경우가 많았는데, 사실 회사 차원에서는 이런 제작물들을 다른 팀에도 공유하는 것이 필요하거든요. 그리고 제안서의 경우에도 팀에 따라 제안서 작성 스타일이 달라요. 그렇기 때문에 다양한 제안서들을 한 곳에 통합하면 서로를 벤치마킹 하면서 시너지가 날 수 있죠. 특정 팀만 노하우를 가지고 있으면 회사 차원에서도 손해입니다. 네이버웍스를 사용하고 나서는 공유가 되지 않고 있던 제작물과 제안서 등을 사내 모든 구성원들이 함께 공유하게 되었고요. 업무 노하우 공유가 활발해지다 보니 자연스럽게 업무에도 시너지 효과가 나타나고있습니다. 또한, 드라이브 용량도 넉넉하여 메이킹 필름 등 영상 파일을 아카이브 형식으로 저장하고 있어요. 만약 드라이브가 없었으면 외장 하드를 별도로 구매해야 했는데, 네이버웍스 하나로 비용 추가없이 영상 제작물을 저장하고 사내에서 공유하고 있습니다.
Standard Plus 상품에서 제공하고 있는 아카이빙 기능도 매우 유용하게 사용하고 있어요. 자주 활용하는 것은 아니지만 간혹 가다가 증빙 자료가 필요할 때 큰 도움이 되고 있습니다. 예를 들어 협력 회사와 이슈가 발생했을 때 예전에는 메일을 캡쳐해서 증빙한다거나 아니면 메일이 지워져서 증빙 조차 못하는 경우가 있었어요. 그런데 아카이빙에서 모든 로그가 남아있기 때문에 협력 회사에 증빙을 해도 공신력이 있고, 상대편도 수긍을 해주더라고요.
“네이버웍스는 가성비가 정말 좋은 서비스예요. 사실 그 이상의 가치가 있습니다.”
김성현 님 :
저희처럼 외근 업무 비중이 높은 회사라면 네이버웍스를 추천합니다. 네이버웍스는 우선 가성비가 높은 서비스이며, 그만한 가치 이상을 합니다. 회사 입장에서는 적은 비용을 투입해서 많은 효과를 낼 수 있어야 하는데요. 저희가 사용하는 Premium 상품이 인당 만원인데 이 가격으로 무제한 메일과 대용량 드라이브, 메시지 등의 서비스를 이용할 수 있는 서비스는 네이버웍스 외에 찾기 어렵습니다. 그리고 네이버웍스의 가치는 단순한 기업용 솔루션이 아니라 이것을 사용하면서 업무가 편리해지고 시너지를 낼 수 있어 업무 환경과 업무의 질을 높여주는데 있다고 생각합니다.
