“가장 큰 변화로 워라밸의 퀄리티가 높아졌어요. 개인용과 업무용 메신저가 구분되니, 모호했던 일과 일상의 경계가 확실해지며 스트레스도 줄었습니다.”
도입 배경
고객사 커뮤니케이션용 아웃룩(Outlook) 메일과 함께 사용하는 협업툴로 네이버웍스 선택
활용 형태
외근이나 재택근무 시에도 네업무 자료에 접근하고 공유할 수 있으며, 화상 회의 기능도 유용하게 활용
도입 효과
업무용과 개인용 메신저가 구분되어 일과 일상의 경계가 명확해지고, 소통이 쉬워져 의사결정이 빨라짐
“아웃룩과 연동해서 사용할 수 있는 네이버웍스를 선택하였어요.”
마케팅 에이전시 특성상 다양한 고객사와 커뮤니케이션을 합니다. 고객사마다 사용하는 협업툴이 다른 경우가 많은데, 이에 맞추다 보니 업무용 툴이 과도하게 분산되는 이슈가 있었습니다.
커뮤니케이션 채널과 자료 저장 공간의 일원화가 필요하다는 인식에, 현재 사용 중인 메일 서비스 아웃룩(Outlook)을 유지하며 사용할 수 있는 협업툴을 찾았습니다. 어쩌면 Microsoft의 협업툴로 일원화하는 것이 쉬운 선택이었을 수도 있었죠. 하지만 메일 외에 메신저, 캘린더, 드라이브 등 ‘협업툴’이라는 이름에 기대하는 기능과 사용성을 고려했을 때 최적은 아니었습니다.
저희처럼 이미 사용하고 있는 메일 서비스와 연동되는 협업툴을 찾고 있는 기업들도 많을 텐데요. 네이버웍스는 다른메일 클라이언트와 연동 설정이 간단하고, 실시간 동기화도 가능하더라고요. 누구나 익숙한 네이버 메일 인터페이스와 비슷한 화면을 회사 메일로 쓸 수 있어서 Gmail 대비 심리적 저항감도 적었어요. 국내 기업이 직접 개발하고 운영하는 서비스라 고객 지원이 원활하지 않을까 하는 기대도 있었습니다.
“네이버웍스의 진가를 입증하는 순간은 사무실 밖에서 근무할 때예요.”
에이전시 특성상 고객사, 미디어 미팅 등 외근이 잦고, 가뜩이나 최근에는 재택근무를 병행하기 때문에 사무실 밖에서 일하는 비중이 더 높습니다. 그래서 물리적으로 직원들과 한 공간에 있지 않아도, 언제 어디서나 함께 업무할 수 있는 환경이 필수죠.
이전에는 사무실 PC로만 접속할 수 있는 드라이브를 사용했습니다. 간단한 작업이라도 파일 열람이 필요하면 외근 후에도 다시 사무실 복귀를 해야 했어요. 네이버웍스를 사용하고 나서는 노트북과 모바일로 어디서나 동일한 데이터를 보고 자유롭게 파일을 업/다운로드할 수 있어서, 근무 장소에 대한 제약이 사라지고 생산성이 높아진 것을 체감하고 있습니다. 회사 운영면에서는 로컬 드라이브와 웹스토리지 서비스를 사용하지 않게 되면서 비용 절감 효과도 있고요.
네이버웍스를 사용하지 않았다면, 재택근무 상황에서 이렇게 업무를 하지 못했을 거예요. 코로나19와 함께 재택근무를 실시하게 되면서 직원들과의 내부 미팅은 화상회의로 진행하고 있습니다. 해외 화상회의 서비스도 사용해 봤지만, 굳이 다른 앱 없이도 네이버웍스에서 화상 회의와 화면 공유가 되니 직원 선호도가 높더라고요.
네이버웍스로 화상 회의하는 모습
“가장 큰 변화로 워라밸의 퀄리티가 높아졌어요.”
협업툴 하나로 업무와 조직 문화에 많은 변화를 줄까 하는 의구심이 드실 텐데요. 사내 메신저가 생기며 직원들과 업무 대화는 ‘네이버웍스에서 한다’는 암묵적인 룰이 생긴 것 같아요. 그러다 보니 근무 시간에는 네이버웍스 메신저만 켜놓고 확인하고 있는데, 업무 집중도가 올라가더라고요. 개인용과 업무용 메신저가 구분되니, 모호했던 일과 일상의 경계가 확실해지며 스트레스도 줄었습니다.
메신저 사용이 늘며 소통이 쉬워진 덕에 피드백과 의사결정도 빨라졌습니다. 간단한 대화는 메신저로 해결해 사내 메일 전송량도 크게 줄었고, 근무 시간을 효율적으로 활용하게 되었습니다. 고객사 또는 프로젝트 단위로 그룹 대화방을 열기도 쉬워서 업무 히스토리 관리에도 아주 큰 도움이 됩니다.
네이버웍스 팀 메시지방 PC 앱 (좌), 모바일앱 (우) 화면
외부 미팅으로 이동하는 시간에 모바일로 메일을 확인하고 자료를 검토하는 등 PC 환경과 동일하게 업무를 처리할 수 있기 때문에 9 to 6 근무시간을 지키는 데 도움이 많이 됩니다. 그렇지 않았으면, 외근 후 사무실로 복귀해서 업무를 처리하느라 근무시간이 쉽게 초과되었을 거예요.
근무 시간 외에 계속 메신저 알림이 온다면 퇴근해도 내 개인 생활로 스위치를 켜고 끄듯이 온 오프가 쉽지 않아요. 직장인이라면 누구나 겪는 고통일 텐데요, 메신저 알림이 오면 무시하기도 쉽지 않고요. 네이버웍스는 메신저 알림 수신 시간 설정과 공휴일에 알림 끄기가 가능해서 근무 시간 외에 개인 생활을 지키는 데 많은 도움을 받고 있습니다.
“협업툴, 말 그대로 협업하기 너무 좋은 것 같아요.”
네이버웍스가 제공하는 기능들을 업무에 최대한 활용하고 있습니다. ‘협업툴’이라는 말 그대로 직원들과 협업하는데 너무 좋은 것 같아요.
드라이브에 저장된 파일을 공유하기 위해 URL 링크 생성하는 모습 (좌), 파일 수정 이력을 확인하는 모습 (우)
드라이브에 저장된 파일은 간편하게 URL 링크로 전달하는데 대용량 파일 공유에 효과적이에요.동료들의 파일 수정 이력을 손쉽게 확인하고 필요한 경우 특정 버전으로 복원도 가능해서 드라이브 사용도가 높습니다.
전 직원이 함께 사용하는 그룹 캘린더도 잘 사용하고 있어요. 특히, 회사 워크숍 일정, 휴가 등 공유가 필요한 일정을 등록해서 함께 보고 있는데요, 저는 개인적으로 함께 일하는 직원들의 휴가 일정을 확인하는데 많은 도움을 받고 있어요. 일일이 물어보지 않아도 쉽게 확인할 수 있는 장점이 있습니다. 캘린더와 마찬가지로 전사 그룹 메시지 방을 활용해 사내 중요한 소식과 정보를 전달하는데, 직원들이 동시에 동일한 정보를 빠르게 공유 받기 편리합니다.
앞으로는 회의록, 작업 의뢰 등 메신저에서 제공하는 템플릿을 활용해 기록하고 공유해 보려고 합니다. 할 일도 업무에 본격적으로 사용해 보고 싶고요.
