“네이버웍스 캘린더를 잘 활용하면 직원들에게 일일이 묻지 않고도 전 직원의 근무일정을 한눈에 확인할 수 있고, 푸시 알림을 미리 알림을 받을 수 있어, 휴가와 같은 직원들의 부재 상황을 기억에 의존하지 않고 확인할 수 있습니다.”
도입 배경
약국 직원 간 정보 공유의 어려움을 해결하고, 업무 효율성을 높이기 위해 네이버웍스 도입
활용 형태
게시판 기능을 활용하여 직원들 간에 정보를 쉽고 편리하게 공유하고, 캘린더로 근무 일정 관리
도입 효과
정보 공유가 원활하게 이루어져 업무 효율성이 높아졌으며, 체계적인 약국 운영에 도움
“인천 송도의 첫 공공 심야약국, 별온누리약국입니다.”
인천 연수구 송도1동 송도타임스페이스에 위치한 별온누리약국은 연수구에서 첫 공공 심야약국으로 전문 약사를 포함해 총 30여명의 직원이 근무하고 있으며, 365일 연중무휴 오전 8시 30분부터 새벽 1시 늦은 밤까지 주민들에게 복약 지도와 상담, 약 처방을 제공하고 있습니다.
주민들이 쉽게 약국 위치 및 운영 시간을 확인하고 온라인에서 의약품 상담 시간을 예약할 수 있도록 별온누리약국을 네이버 스마트플레이스에 등록했는데요. 확실히 네이버 스마트플레이스에 노출된 정보를 확인하고 방문 또는 문의 주시는 주민분들이 많으시더라고요. 별도의 비용 없이 우리 약국을 알릴 수 있는 가장 효과적인 온라인 광고 채널이기에, 네이버 스마트플레이스가 제공하는 다양한 기능들을 알아보고 적용하고 있습니다.
“네이버 스마트플레이스에서 알게 된 네이버웍스, 게시판 기능 때문에 선택했어요.”
올해 초 네이버 스마트플레이스 웹페이지에서 네이버웍스 서비스를 처음 알게 되었어요.
기존에 근처 병원 직원 분들과 소통 용도로 쓰던 별도의 업무용 메신저가 있어서 네이버웍스와 비교해 보았는데요. 저희 약국 직원들 간에는 네이버웍스를 사용하기로 결정했습니다. 그 결정적인 이유는 네이버웍스의 게시판 기능 때문이에요.
별온누리약국은 심야약국 특성상 오전·오후·저녁 근무제로 나뉘어 6-7여명의 직원들이 함께 근무하고 있고, 하루 총 200-300여건 정도의 약을 처방하고 있습니다. 아무래도 의약품을 다루는 업종이기 때문에, 약국 직원들 간 반드시 공유해야 하는 정보들이 있습니다. 코로나19 확진 환자에게 처방해야 할 약품 입고 및 수량, 처방·일반 약의 부작용 등과 같이요. 메모지에 적어서 자리에 놓고 가는 정보 공유 방식도 한계가 있음을 느꼈습니다.
약국을 운영하는 입장에서 직원 규모가 점차 늘어나고 3교대로 근무하는 직원들에게 어떻게 하면 가장 효과적으로 효율적으로 정보를 공유할 수 있을까, 서로 다른 시간대에 근무하는 직원들 간에 인수인계 해야하는 정보를 어떻게 하면 정확하고 명확하게 전달할 수 있을까 고민하게 되더라고요.
“네이버웍스 최고의 장점은 게시판을 활용해 정보를 쉽고 편리하게 공유할 수 있다는 점이에요.”
저는 네이버웍스 게시판 기능을 사용하면서 이러한 고민을 해결할 수 있었습니다.
공지사항, 전산/업무 매뉴얼, 일반약 전달사항, 처방약 전달사항, 자료공유 등의 이름으로 게시판 카테고리를 생성하고 게시글을 공유하고 있어요. 메신저로 공유했던 때와는 달리, 텍스트뿐만 아니라 사진, 동영상, 첨부파일 등이 포함된 정보를 작성해서 공유하고, 직원들이 게시판만 접근하면 쉽게 정보를 확인할 수 있다는 점이 큰 장점이더라고요.
메시지로 전달사항을 공유했을 때는 대화 메시지에 섞여서 작성자인 저도 한눈에 찾기 어려웠거든요. 가장 대표적으로 코로나19 처방·일반 약의 수량과 같이 직원 모두가 읽어야 하는 중요한 게시글은 게시판 첫 페이지 최상단에 노출될 수 있도록 필독 게시글로 설정하고 있습니다.
단지 정보를 기록 및 저장하는 데 그치지 않고 게시판에 새로운 글이 등록되면 실시간으로 푸시 또는 팝업 알림이 발송되어 직원들이 바로 인지할 수 있다는 점도 게시판을 지속적으로 사용하게 만드는 점이기도 합니다. 누군가 댓글을 등록할 때도 모바일 알림이 와서 바로 확인할 수 있고요. 게시판 알림이 어찌 보면 매우 단순해보이는 기능이지만, 알림이 없다면 직원들 모두 업무 중 수시로 네이버웍스 게시판에 접속해 새로운 게시글이 올라왔는지, 어떠한 댓글 등록되었는지 일일이 확인해야 했을 거예요.
게시판의 게시글별로 읽은 멤버 수를 바로 확인할 수 있는데요. 게시글 작성자의 경우 읽은 멤버와 안 읽은 멤버의 명단까지 확인할 수 있어, 게시글을 읽지 못한 직원에게 따로 안내해줄 수 있다는 장점이 있더라고요.
어찌 보면 게시판 기능이 매우 단순해 보일 수 있지만, 직원들 간 정보 전달에 있어 가장 효과적이고 사용 전과 후를 비교해보면 업무 효율성이 크게 달라졌음을 모두 체감하고 있습니다. 네이버웍스 사용 이유를 따지자면 90%가 게시판이라고 애기할 수 있을 정도예요.
“네이버웍스 캘린더가 화이트보드 달력 그 이상 입니다.”
게시판만큼 잘 사용하는 기능으로는 팀/그룹 캘린더를 꼽을 수 있습니다.
저희 약국은 총 30여명의 직원이 교대 근무제로 일하고 있고, 파트 근무 직원의 경우는 근무 요일과 시간이 정해져 있지 않고 유동적으로 근무를 하고 있어요. 직원 수가 많아지다보니 화이트보드 월중행사 및 계획표 달력을 벽에 설치하고 직원별 근무하는 일정과 시간대를 수기로 적어서 공유했는데요. 저를 포함해서 직원들이 약국에 와야만 확인 가능하고 변동사항을 바로 알 수 없다는 단점이 있었습니다.
지금은 네이버웍스 팀/그룹 캘린더를 활용해 근무일정을 공유하고 있어요. 약사, 직원, 파트타임, 심야 등 직무와 근무시간을 구분해서 공유 캘린더를 만들고, 직원들이 직접 근무하는 시간을 등록할 수 있게 하였습니다. 물론 휴가 일정도 공유캘린더에 직접 등록하고 있어요.
이렇게 네이버웍스 캘린더를 활용하다 보니, 첫째 직원들에게 구두로 묻지 않고도 캘린더만 보면 전 직원의 근무일정을 한눈에 확인할 수 있고, 둘째 약국에 물리적으로 가지 않고도 누구나 네이버웍스 모바일 앱만 열면 바로 확인할 수 있다는 점, 셋째 일정 시간 전에 푸시 알림으로 미리 알림을 받을 수 있어, 휴가와 같은 직원들의 부재 상황을 기억에 의존하지 않고 알 수 있다는 점입니다.
게시판과 캘린더가 네이버웍스 사용을 이끄는 시작이 되었다면 앞으로 그룹 메시지방을 적극 활용할 예정이예요. 약국 직원들은 의약품을 다루다 보니 공부를 많이 합니다. 직무별로 직원들끼리 서로 공부한 것을 공유하는 스터디 그룹이 만들면 좋겠다는 생각을 하고 있는데요, 그룹 메시지방의 노트와 폴더가 정보 공유에 큰 역할을 할 수 있을 것 같아요.
“스마트플레이스에서 네이버웍스 직원 초대를 바로 할 수 있어 편리해요.”
스마트플레이스에서 네이버웍스를 가입하니 스마트플레이스 홈페이지에 직원관리 카테고리가 자동으로 생기더라고요. 직원관리에서 네이버웍스를 함께 사용하고 있는 직원 수와 정보를 바로 알 수 있고, 네이버웍스 어드민 페이지에 가지 않고도 스마트플레이스에서 네이버웍스 사용 직원을 휴대번호 입력만으로 초대할 수 있어서 관리자 입장에서 편리하게 사용하고 있습니다. 읽지 않은 메시지 수와 게시판의 새로운 게시글 수도 바로 알 수 있고요.
스마트플레이스에 등록하신 사업주이시라면 스마트플레이스에서 네이버웍스 가입과 직원 초대를 적극 추천합니다.
“보다 체계적으로 약국을 운영하기 위해 네이버웍스 경영지원 서비스를 알아보고 있습니다.”
아무래도 직원 수와 판매하는 약품 수가 증가하다 보니 어떻게 하면 보다 체계적으로 약국을 운영할 수 있을까 고민하게 되면서, 우선적으로 근태관리와 전자결재 전문 서비스를 찾아보게 되었습니다. 그러면서 네이버웍스 경영지원 서비스를 알게 되었어요. 기존의 메신저, 캘린더, 게시판 기능과 잘 연동되는 점이 장점이더라고요.
약국의 업무 효율을 높이면 본연의 업무 외에 투입되는 노동력이 줄어들기 때문에 결국 환자에게 더 집중할 수 있습니다. 그렇기에 네이버웍스 경영지원 기능까지 잘 활용해 별온누리약국 직원들의 업무 효율성이 계속해서 높일 계획입니다.
