“네이버웍스 도입 후 결재 관련된 종이 출력물이 90% 이상 감소하였고, 출력한 결재 문서를 보관하는 캐비닛이 필요하지 않게 되면서 사무 가구 구매 비용이 절감되고 사무실 공간을 보다 여유롭게 활용할 수 있게 되었어요.”
도입 배경
회사 규모 확대에 따라 구축형 사내 인트라넷과 개인용 메신저를 네이버웍스로 통합
활용 형태
캘린더 설비 예약을 활용하여 회의실 및 법인 차량 예약 관리, 전자 결재 시스템 도입
도입 효과
소통 채널 일원화, 문서 출력 90% 이상 감소, 문서 보관용 가구 구매 비용 절감 효과
“기업 교육 전반에 필요한 토탈 러닝 서비스를 제공합니다.”
강금만 부사장님 :
유밥은 이러닝 및 모바일 러닝과 차별화된 스마트러닝 기업 교육 서비스를 국내 최초로 출시한 기업으로, 법정 필수 교육, 산업안전교육, 직무역량교육 (MBA, 리더십 교육, 비즈니스 소프트웨어 스킬 등) 등 기업 교육 전반에 필요한 토탈 러닝 서비스를 제공하고 있습니다. 유밥은 지난 10여 년간 에듀테크 전문 기업으로 인공지능 (AI), 블록체인, 클라우드, 데이터에 기반한 혁신적인 학습 플랫폼을 제공하는데 최선의 노력을 다하고 있으며, 스마트러닝 외에 기업 교육 컨설팅, 맞춤형 솔루션 구축, 콘텐츠 기획 및 제작 등 기업 교육과 관련된 사업을 확대해 나가고 있습니다.
유밥은 100여 명의 임직원들의 직무 능력 성장과 자기 계발을 응원하고 균형 잡힌 워라밸 문화를 지향합니다.
“굳이 다른 서비스를 검토할 필요가 없었어요.”
박신영 과장님 :
사내 구축형 인트라넷과 직무 또는 부서별로 각기 다른 개인용 메신저를 업무에 사용하고 있었는데요. 회사 규모가 100여 명 이상으로 증가함에 따라 클라우드 기반의 기업 정보 시스템과 업무용 메신저의 필요성을 절실히 느끼게 되었습니다.
마침 네이버클라우드의 네이버웍스 서비스를 소개하는 자리에 참석하게 되었고, 초기 도입 비용 없이 월 단위로 서비스를 이용하는 직원 수만큼 이용 요금이 과금되는 방식, 간단한 설정만으로 전사에 바로 도입할 수 있다는 점, 전 연령대 모두 쉽게 사용할 수 있는 서비스라는 점에 네이버웍스 도입을 결정했습니다. 굳이 다른 서비스와 비교 검토할 필요가 없었더라고요.
“직원들로부터 사용하기 불편하다는 얘기는 아직 들어본 적 없어요.”
유영은 사원님 :
네이버웍스 초기 도입 시 경영지원팀에서 전 직원에게 서비스 매뉴얼을 공유했고, 신규 입사자에게는 입사 안내 시 매뉴얼을 전달하며 사용을 독려하고 있습니다. 물론 서비스 매뉴얼은 네이버웍스 게시판에 상시 게시하여 누구나 손쉽게 궁금한 기능의 사용법을 확인할 수 있게 하였고요.
인사 담당자인 제가 도입 초기부터 현재까지 네이버웍스 사내 관리자 역할을 담당하고 있는데요. 네이버웍스에서 제공하는 공식 웹 가이드 문서를 보면서 기능을 익혔다 라기 보다는, 직접 서비스의 메뉴와 버튼들을 눌러가면서 초기 설정을 끝냈다 고 해도 과언이 아닙니다. IT 전공자도 아니고 기존에 이런 서비스를 사내 도입해 본 경험이 전무했던 제가 혼자 설정하는 데 어려움이 없을 정도로 Admin 페이지의 UI/UX가 직관적이었어요.
직원들의 피드백과 사용성이 무엇보다도 중요한데요. 도입 후부터 1년 여년이 지난 지금까지 직원들로부터 네이버웍스를 사용하기 불편하다는 얘기를 아직 들어본 적 없습니다.
“업무 소통은 네이버웍스에서, 업무에 더욱 집중할 수 있습니다.”
박신영 과장님 :
가장 큰 변화는 직무 또는 부서·팀별로 편의에 따라 각기 다른 개인용 메신저로 업무에 사용했던 것과 달리 이제는 전사적으로 회사의 공식 메신저인 네이버웍스에서 업무 대화를 하고 있는 점이에요. 그 당시에는 직원들과 소통하기 위해 여러 종류의 개인용 메신저 앱을 설치해야 했고, 개인의 사적인 프로필을 공유하고 저장해야 하는 불편함이 컸어요. 물론 직원들 간에 사적인 공간을 공유하고 싶지 않은 마음도 컸을 것이라 생각됩니다.
지금은 네이버웍스 앱 하나로 해결되었어요. 직원들과의 업무 대화는 90% 이상 네이버웍스 메시지에서 이루어진다고 해도 과장이 아닙니다. 업무용 메신저의 사용이 사적 메시지와 완벽히 구분되어 업무 대화에만 집중할 수 있게 되는 효과가 있더라고요. 메시지는 업무 대화뿐만 아니라 중요한 정보를 공유하는 데도 유용하게 활용되고 있습니다. 팀원 모두가 읽어야 하는 중요한 내용은 노트 공지로 설정하여 메시지 알림으로 알려주고 메시지방 최상단에 노출되어 굳이 미팅을 잡고 구두로 얘기하지 않아도 빠르게 효율적으로 전달되더라고요.
“개인별 잔여 연차에 대한 문의가 확실히 줄어들었어요.”
유영은 사원님 :
인사담당자에게 100여 명이 되는 직원들이 개인별로 올해 잔여 연차가 얼마나 되는지 확인해달라는 문의가 잦았습니다. 네이버웍스 근태 기능을 활용하면서 개개인이 서비스에 접속하기만 하면 잔여 연차를 상시 확인할 수 있어서 인사담당자에게 따로 문의할 일이 없어졌어요. 인사담당자에게 따로 문의할 일이 없어졌어요. 인사담당자인 저 또한 직원들의 연차 사용 현황을 엑셀로 관리한 것에서 벗어나 서비스 화면에서 한눈에 파악할 수 있게 되었어요. 저도 그렇지만 직원들도 수기로 연차를 기록하고 인사담당자와 재차 확인했던 과거로 돌아가고 싶지 않을 거예요.
네이버웍스 근태 기능을 사용하면서 겪은 또 다른 변화는 고용노동부의 모성보호 정책으로 단축 근무를 하는 직원에게 출/퇴근 시간을 체크하게 함으로써 온라인상에 기록된 근무 시간을 기반으로 고용센터에서 지원하는 지원금을 수령할 수 있게 된 점이에요.
“100% 디지털 전환으로 결재 문서 출력이 사라졌습니다.”
박신영 과장님 :
기존에는 별도의 전자결재 서비스를 사용하지 않았어요. 그러다 보니 결재 문서를 일일이 인쇄해 수기로 작성하고 대면 또는 메일 보고를 통해 결재받았습니다. 결재를 올리는 직원이나 승인하는 팀장/임원 모두 출장, 휴가, 재택근무 중인 상황에서 결재 문서를 처리하기에는 현실적으로 어려웠죠. 네이버웍스 도입 후에 결재 관련 업무 처리에 전사적으로 많은 변화가 생겼습니다.
우선 대면 결재에서 PC, 모바일 디바이스를 이용한 온라인 결재로 변화되면서 결재 문서를 처리하는 데 시간과 장소의 제약이 완전히 없어졌습니다. 기안자는 다양한 서식을 이용해 결재 문서를 작성 및 상신하고, 결재자별 승인 현황과 진행 중인 결재 문서의 단계를 한눈에 확인할 수 있게 되었어요. 결재자 입장에서는 처리해야 하는 결재 문서를 네이버웍스 메일과 모바일 알림으로 신속하게 확인하고, 동의, 거절, 위임 지정 버튼을 바로 클릭하여 처리할 수 있게 되었습니다. 결과적으로 회사의 업무 효율이 높아지고 의사 결정이 빠르고 정확해졌다고 말씀드릴 수 있어요.
전자결재를 통해 공식적으로 승인을 받는 체계가 생기다 보니, 결재자와 결재자의 업무가 보다 명확하고 신중하게 되더라고요. 특히, 매입 및 매출 관련 내부 통제가 가능하게 되어 투명하고 신뢰성 있는 기업 프로세스를 구축할 수 있게 되었습니다.
비용 절감 요소도 빠질 수 없죠. 결재와 관련된 종이 출력물이 90% 이상 감소하였고, 출력한 결재 문서를 보관하는 캐비닛이 필요하지 않게 되면서 사무 가구 구매 비용이 절감되고 사무실 공간을 보다 여유롭게 활용할 수 있게 되었어요. 또한, 결재 문서 보관 측면에서도 캐비닛보다는 클라우드 상에 안전하게 보관되어 중요한 결재 문서 유출의 우려도 사라졌습니다.
“네이버웍스의 다양한 기능을 적극 활용할수록 업무가 편리해집니다.”
유영은 사원님 :
네이버웍스의 메시지뿐만 아니라 캘린더, 게시판, 할 일, 노트 기능을 업무 전반에 사용하고 있어요.
전사적으로 네이버웍스 캘린더를 유용하게 사용하고 있습니다. 단순히 나의 일정을 기록하는 것 외에 일정에 함께 할 참석자를 초대하고 초대한 참석자의 수락 여부를 일일이 묻지 않고 메시지 알림으로 확인할 수 있는 점 때문이에요. 캘린더의 설비 예약을 사용하기 전에는 사내 회의실 예약 시스템이 오류가 잦아 중복 예약되는 경우가 많았고 법인 차량의 경우는 사용 현황을 수기로 작성해서 번거로웠는데, 지금은 회의실부터 법인 차량 등 공용 설비의 예약 현황을 한눈에 확인하고 빈 일정에 바로 예약할 수 있어서 활용도가 더욱 높은 것 같습니다.
네이버웍스 게시판은 회사 생활과 업무에 중요한 정보와 소식 (사내 규정 및 규칙, 공지사항, 안내사항 등)을 직원들에게 공유하는 공간이 되었습니다.
네이버웍스 경영지원은 결재, 근태, 구성원 기능 중심으로 잘 사용하고 있는데요, 비록 지금 당장 사용하지 않더라도 네이버웍스가 제공하는 기능들은 최대한 활용해 사용성을 높이려고 합니다. 최근에 영업 기능에 관심을 갖게 되었고 유관 부서와 경영 관리 측면에서 어떻게 활용하면 좋을지 적극적으로 검토하고 있습니다.
