“네이버웍스 전자결재 시스템은 종이 사용량을 줄여주어 ‘환경특화공공도서관’ 정체성 유지에 기여합니다.”
도입 배경
도서관 운영에 필요한 다양한 업무를 효율적으로 처리하고, 직원 간 원활한 소통을 위해 그룹웨어 도입 필요
활용 형태
메신저, 캘린더, 드라이브, 전자결재 등 네이버웍스의 다양한 기능을 활용하여 도서관 업무를 처리
도입 효과
전자결재 시스템 도입으로 업무 처리 속도가 빨라지고, 종이 사용량이 줄어들어 환경 보호에도 기여
Q. 도서관 소개 부탁드립니다.
서초구립방배숲환경도서관은 환경 NGO ‘(사)에코나우’가 운영하는 환경특화공공도서관으로 2023년 6월에 개관했습니다. 공공도서관 역할에서 더 나아가, 도서관 서비스를 통해 이용자 스스로가 ‘환경’에 대해 생각하고, 경험하고, 행동하는 기회를 제공하여 삶 속에서 ‘환경보호’ 를 위해 실천하고 ‘환경’의 가치를 공유하는 것을 목표로 운영하고 있습니다.
Q. 도서관이 아니라 문화 공간 같은 느낌이 드네요.
예전에는 도서관이 책을 읽고, 개인 학습을 하는 공간이었다면 지금은 굉장히 다양한 문화체험을 할 수 있는 공간으로 운영되고 있습니다. 특히 방배숲환경도서관을 방문하는 지역주민들을 보면 도서관에서 제공하는 서비스를 이용하기 위해 방문하는 분도 계시지만, 도서관 공간 자체가 좋아서 도서관에 머무르며 자기가 하고 싶은 것을 하면서 여가를 즐기는 분들도 많습니다. 이런 모습을 보면 도서관에 대한 시민들의 기대가 달라지고 있음을 느끼게 됩니다. 많은 시민들이 도서관에서 다양한 문화생활을 할 수 있으면 좋겠습니다.
Q. 조직 구성과 본인의 역할을 소개해 주세요.
도서관에서 근무하는 직원은 18명 이고, 크게 사서팀과 행정팀으로 구성되어 있습니다. 저는 사서팀에서 전산 업무를 담당하고 있습니다. 도서관 전산 장비, 디지털 서비스 및 교육, 개인 정보보호 정책 등을 담당하며, 디지털 기기 활용 교육 등의 문화사업도 함께 맡고 있습니다.
Q. 네이버웍스는 어떻게 알게 되셨나요?
도서관 개관 준비 과정에서 그룹웨어 도입을 위해 여러 프로그램을 검색하던 중 네이버웍스를 알게 되었습니다. 직원 간 원활한 의사소통을 위한 메신저 기능, 업무 효율성 향상을 위한 전자결재 시스템, 그 외 다양한 업무 기능이 필요했는데 네이버웍스는 이 모든 기능을 통합적으로 관리하고 사용할 수 있어 도입 조건에 부합했습니다.
Q. 다른 서비스 대비 네이버웍스의 장점은 무엇이었나요?
네이버웍스와 함께 3개의 솔루션을 검토해 본 결과, 메신저 중심의 협업툴은 전자결재나 메일을 별도로 도입해야 하는 불편함이 있었고, 전자결재 중심의 그룹웨어는 비싼 가격에 비해 협업 기능이 만족스럽지 않았습니다. 네이버웍스는 다양한 협업과 경영지원 기능을 완성도 높게 제공하면서도 비용이 경제적이어서 도입을 결정하는데 큰 요인이 되었습니다.
Q. 가장 잘 사용하는 기능은 무엇인가요?
전자결재 시스템을 가장 잘 사용합니다. 도서관 개관 초기부터 휴가 신청부터 도서관에 필요한 모든 전산 업무를 전자결재로 처리하고 있습니다. 개인적으로 방배숲환경도서관에서 근무하기 전에는 종이 문서로 결재 업무를 진행했는데, 결재자가 자리를 비우면 업무가 지연되는 불편함이 있었습니다. 하지만 지금은 모바일로도 결재가 가능하고 업무가 신속하게 처리되어 큰 도움이 되고 있습니다.
Q. 네이버웍스의 기능들을 업무에 어떻게 활용하고 계신가요?
메일, 캘린더, 드라이브, 메신저 등의 기능의 활용도가 높은 편입니다. 특히 캘린더는 휴가, 당직, 동아리, 주말 근무, 프로그램 등과 같이 도서관의 많은 일정을 카테고리별로 구분하여 확인 하거나, 한 번에 볼 수 있어서 팀원들의 ‘공유의 장’이 되고 있습니다.
Q. 도서관 특성상 드라이브에 자료가 많을 것 같은데, 어떻게 관리하시나요?
업무 성격에 따라 폴더를 분류하여 저장하고 있습니다. 공유 폴더에 올려두면 언제 어디서나 누구나 쉽게 접근할 수 있어 편리합니다. 많은 자료를 정리해야 하는 도서관 직업의 특성 때문인지, 문서를 폴더 그룹별로 묶어서 정리하는 데 굉장히 능하세요. 특정 인원만 봐야 하는 폴더는 권한 설정을 통해 다른 구성원의 접근을 제한하고 있습니다.
Q. 재무/급여 기능은 어떻게 활용하시나요?
회계 부서에서 주로 사용하는 기능인데요. 경비 처리 기안과 급여 관리 일부를 사용하고 있습니다. 회계부분은 공공기관에서 연계되는 별도 시스템을 사용하기 때문에 재무 기능을 사용하고 있지 않습니다. 급여는 근태 중 연차, 휴가, 출장 등과 연동해 관리와 확인용도로 사용하고, 소득세 자동계산, 급여명세서를 메일로 제공합니다. 지금은 호봉제인 우리 도서관과는 맞지 않는 부분이 여러가지 있어서 보조적으로만 사용하고 있습니다. 추후 호봉제를 위한 급여 관리 기능이 추가된다면 저희 같은 도서관이나 공기관에서도 더욱 편리하게 이용할 수 있을 것으로 기대됩니다.
Q. 네이버웍스 도입 후 가장 만족스러운 점은 무엇인가요?
네이버웍스 메신저를 통해 직원 간 의사소통이 원활해졌고, 전자결재 시스템과 자체 드라이브를 도입하면서 문서를 체계적으로 관리할 수 있게 되었습니다. 특히 전자결재 시스템을 도입하면서 종이 구매 비용을 절약하고, 출력물을 줄여 환경 보호에도 기여할 수 있어 ‘환경특화공공도서관’으로서 역할 수행에 도움이 되어 매우 만족스럽습니다.
Q. 도입을 고려하고 계신 분들께 조언을 부탁 드립니다.
정보 보안에 관심이 많은 전산 담당자로서, 도서관이 많은 주민들의 개인정보를 다루는 만큼 업무 소통 도구의 보안성을 매우 중요하게 생각합니다. 따라서 카카오톡 등 개인 메신저를 통한 업무 관련 문서나 데이터 전송을 원칙적으로 금지하고 있습니다.
네이버웍스는 국제 정보보호 관리체계 인증을 획득하고, 계정 보안, 네트워크 보안, 모바일 보안, 파일 보안 등 다양한 보안 기능을 제공하고 있습니다. 전산 담당자로서 이러한 보안 기능에 만족하고 신뢰하고 있으며, 네이버웍스 도입을 고려하는 분들께도 이러한 보안 기능과 도입 후 정책을 중요하게 검토해 보시라는 말씀을 드리고 싶습니다.
Q. 마지막 한 말씀 부탁 드립니다.
처음 네이버웍스를 도입하려고 할 때, 도서관 업무 환경과 잘 맞을지 우려도 있었습니다. 하지만 한 달간의 무료 체험 기간을 통해 부담 없이 많은 기능을 사용해 본 결과, 도서관 업무에 어느 정도 적합하다는 것을 알 수 있었습니다. 그리고 네이버웍스의 파트너사 맥플러스에서 직접 도서관을 방문하여 세부적인 기능 활용 교육도 해주셨는데, 이러한 적극적인 현장 교육 서비스가 새로운 시스템을 도입하는데 큰 도움이 되었습니다. 공공 기관 특성을 고려한 서비스 기능을 조금 더 보완한다면, 보다 경쟁력 있는 네이버웍스가 될 것이라고 생각합니다.
