“네이버웍스를 도입하면 현장직 구성원 분들도 편리하게 업무를 보고 출퇴근 관리까지 할 수 있겠다는 생각이 들었습니다”
도입 배경
기존 그룹웨어의 잦은 오류로 인한 업무 차질로 안정성이 높은 네이버웍스 도입
활용 형태
모바일 캘린더, 설문, 이미지 명함 기능 등 활용하여 업무 효율성 향상 및 소통 증진
도입 효과
캘린더 일정 공유로 상호 업무 파악, 이모지 리액션으로 유연한 소통 분위기 조성
Q. 주식회사 콤위즈에 대해 소개해 주세요.
정은정 부사장님
2003년에 설립된 콤위즈는 고객이 생활 속에서 IT를 더욱 편리하게 누릴 수 있도록, 통신 데이터 측정 및 검증 등 통신 전반의 사업을 수행하고 있습니다. 올해로 창립 21년이 되었고, 통신 업계에서 오랜 업력을 자랑하는 회사라고도 할 수 있습니다.
국내 대표 통신사인 SK텔레콤과 함께 통신 사업을 수행하고 있으며, 2023년에는 SK텔레콤의 최우수 협력사로 선정되기도 했습니다. 또한, 글로벌 통신 네트워크 장비 기업 Infinera (인피네라)의 글로벌 파트너사로서 국내에 통신 장비 공급 및 서비스 전반 업무도 수행하고 있습니다.
김현희 주임님
콤위즈는 통신 전반 사업을 수행하는 ICT 사업부와, 인프라 구축 및 장비 공급에 특화된 Infra 사업부로 구성되어 있습니다. 약 100명의 임직원이 함께 일하며 사업 특성상 현장직 구성원이 많은 편입니다.
Q. 콤위즈만의 특별한 사내 문화가 있다면 소개해 주세요.
김현희 주임님
사내 동호회 ‘보이즈피싱’이라는 낚시 동호회 外 몇 개의 동호회를 운영하고 있습니다. 매년 진행하는 송년회 행사에선 ‘마니또’ 선물 교환, 게임 등을 진행하며 전 직원 대상 번호표 추첨을 통해 푸짐한 선물을 지급하기도 하는데요. 작년에는 1등 선물로 LG 스탠바이미를 제공하여 큰 호응을 얻었습니다.
Q. 네이버웍스는 어떻게 알게 되셨고,
도입 계기는 무엇인지 말씀해 주세요.
정은정 부사장님
네이버웍스 도입 이전에는 타 그룹웨어를 사용하였는데, 잦은 오류로 업무 진행에서 많은 어려움을 겪었습니다. 단적인 예로 메일 서비스 전체가 한동안 다운되어 24시간 교대로 업무를 수행해야 하는 장비 관리, 운영 업무에 큰 차질이 생겼습니다. 이를 해결하고자 안정성을 최우선으로 대안 서비스를 검토하기 시작했고, 여러 협업 툴을 비교하는 과정에서 네이버웍스를 알게 되었습니다. 찾아보니 긍정적인 사용 후기도 많았고, 저희에게 꼭 필요한 기능들이 빠짐없이 제공되는 점, ‘네이버’라는 브랜드가 주는 신뢰감이 선택의 이유였습니다.
김현희 주임님
저희는 내근직보다 현장직 구성원의 비율이 높아서 외부에서도 모바일로 편리하게 업무를 처리할 수 있는 점을 중요하게 생각했습니다. 네이버웍스를 테스트해보니 PC뿐 아니라 모바일에서도 직관적인 UI를 제공하여 메일, 메신저, 캘린더, 결재, 재무 (법인카드 정산) 등 다양한 기능을 편하게 이용할 수 있었습니다. 기존 서비스는 모바일 제공 기능이 부족하고 PC와 호환성이 떨어지는 점이 늘 아쉬웠는데요. 네이버웍스를 도입하면 현장직 구성원분들도 편리하게 업무를 보고 출퇴근 관리까지 할 수 있겠다는 생각이 들었습니다.
Q. 기존에 보관하던 결재 문서는 어떻게 이관하셨나요?
정은정 부사장님
네이버웍스 파트너사 아이비컴텍의 기술 지원을 통해 문서 이관 작업을 진행하였습니다. 기존 업무 도구에 저장된 문서 데이터를 크롤링 해서 네이버웍스로 옮기는 방식이었는데, 직접 문서 데이터를 하나 하나 옮기는 작업을 했다면 엄두조차 나지 않았을 이관 작업이 예상보다 훨씬 더 빠르게 완료 됐습니다. 덕분에 기존 문서 히스토리를 유지하면서 새로운 시스템에 빠르게 적응할 수 있었고요.
Q. 업무와 소통에 네이버웍스를 어떻게 활용하고 계시나요?
정은정 부사장님
‘캘린더’ 기능을 가장 잘 활용하고 있습니다. 업무 일지 작성 프로세스를 캘린더로 대체하였는데요. 매번 현장에서 별도의 양식에 업무 일지를 작성하고 공유하는 과정이 번거로운 경우가 많아서, 네이버웍스 도입 후 현장직을 대상으로 캘린더에 업무 내용을 작성하는 방식으로 변화를 시도해 보았습니다. 일정이나 캘린더 단위로 필요한 사람들과 공유할 수 있으니 캘린더 작성 만으로도 업무 증빙이 되는 셈이죠. 다행히 많은 지지를 받아 모든 부서를 대상으로 정식 운영하고 있습니다. 관리자 입장에서 전반적인 업무 흐름을 파악하기 좋은 점은 물론이고, 실무자도 서로의 업무를 쉽게 확인할 수도 있어 좋다는 평이 많습니다.
추가로 ‘설비 예약’ 기능을 활용하여 회의실을 편리하게 예약하여 이용하고 있습니다. 이전에 사용하던 업무 도구에는 없던 기능이라 편리함을 더욱 크게 느끼고 있습니다. 캘린더 일정 생성 따로, 회의실 예약 따로 할 필요 없이 캘린더에서 바로 예약할 수 있고, 예약이 모두에게 공유되니 회의실 예약 여부를 묻는 소통 비용이 크게 줄었습니다.
김현희 주임님
저는 ‘설문’ 기능을 잘 활용하고 있습니다. 명절 선물 지급 등으로 구성원 전체의 의견을 들어야 할 때 기존에는 팀 메일을 통해 취합을 진행했습니다. 팀별 결과를 취합하는 것도 일이고, 응답하지 않은 분들께 일일이 다시 연락드리는 일도 번거로웠는데요. 네이버웍스 설문을 사용한 후로는 미응답자를 자동으로 확인하고 클릭 한 번으로 리마인드 알림을 보낼 수 있어 편리합니다. 실시간 결과를 스프레드시트로 다운로드해 한눈에 볼 수 있는 점도 좋아요.
그리고 ‘이미지 명함’ 기능도 유용합니다. 실물 명함 대신 모바일 명함 형태로 바로 공유할 수도 있고, 화면에서 QR을 보여주고 촬영을 할 수도 있기 때문에 업무 상 연락처를 공유할 때 활용합니다.
Q. 네이버웍스 경영지원 상품 활용 방법도 궁금합니다.
고소라 과장님
콤위즈는 연차 촉진제 기반 적극적인 연차 활용을 권장합니다. 기존에는 구성원별 잔여 연차를 고려한 맞춤형 안내가 어려워 전체 공지로만 연차 사용을 독려하는 점이 아쉬웠는데요. 네이버웍스 도입 이후에는 ‘연차 촉진 대상 관리 기능’을 통해 개인의 근속 연수 및 잔여 연차에 맞게 안내할 수 있어서 편리합니다.
그리고 사업 특성상 구성원분들께 안전 관련 서약을 요청하는 일이 잦습니다. 기존에는 일일이 수기 서명을 받아야 하는 불편이 있었는데, 네이버웍스 ‘서약서’ 기능을 활용하여 어려움을 크게 덜었습니다. 기본으로 제공하는 다양한 서약 양식이나 자체 제작한 양식을 전자 문서로 보내고, 구성원은 클릭만 하면 서명이 완료되기 때문에 서약 요청자와 서약자 모두 매우 편리합니다.
Q. 네이버웍스 도입 후 어떤 점들이 좋아졌나요?
김현희 주임님
직원들 간에 번호를 저장할 필요 없이 네이버웍스 메신저를 이용하기 때문에, 개인 메신저의 사적인 프로필이 공유하지 않아 공과 사가 확실히 구분됩니다. 그리고 ‘이전 대화 공개’ 기능이 정말 유용하더라구요. 신규 입사자가 그룹 메신저에 새롭게 초대되더라도 이전 메시지와 히스토리를 확인할 수 있어서 온보딩에 매우 큰 도움이 됩니다.
정은정 부사장님
캘린더 일정 공유를 통해 구성원 간 협업과 업무 파악이 용이해졌습니다. 소소하지만 게시판의 경조사, 공지사항 등에 굳이 댓글을 달지 않아도 이모지로 리액션을 남길 수 있어서 유연한 소통 분위기가 생긴 것 같습니다.
Q. 마지막으로 한 말씀 부탁드립니다.
정은정 부사장님
네이버웍스를 도입한지 아직 그리 오래되지 않아 더 탐구하고 활용할 기능들이 많습니다. 정기 교육 일정도 늘 확인하고 가급적 참석하려 노력 중이에요. 잘 쓰는 만큼 업무도 더욱 효율적으로 진행할 수 있겠죠? 사소한 문의에도 빠르고 친절하게 답변해 주시는 파트너사 아이비컴텍과 네이버클라우드팀에 늘 감사드립니다. 콤위즈도 늘 고객의 IT 생활에 불편함이 없도록 열심히 나아가겠습니다.
