“2022년 데이터센터 화재 때 개인용 메신저를 썼다면 주말 상담과 예약 업무가 모두 마비될 뻔했습니다. 금전적 피해 뿐만 아니라 고객의 신뢰를 잃게 되는 등 피해도 막심했을 것이고요. 이후 모든 구성원이 네이버웍스를 더 열심히 쓰게 됐습니다.”
도입 배경
개인 메신저와 로탑 병행으로 인한 비효율 및 보안 문제 발생, 네이버웍스로 업무 소통 및 경영지원 일원화
활용 형태
변호사, 임직원 모두 공유 캘린더로 일정을 공유하고, 휴가 전자 결재와 IP 기반 근태 관리 시행
도입 효과
상호 일정 확인을 위한 불필요한 소통 비용 감소, 결재 승인 소요 시간 감소로 업무 본질에 집중
Q. 법무법인 YK 소개 부탁드립니다.
2012년 설립 후 올해로 10주년을 맞은 법무법인입니다. 서울 서초구에 있는 본사를 비롯하여 전국 15개 지사를 운영하며 ‘고객 중심주의’를 가치로, 실력과 정성으로 고객의 요구에 부응하는 해결책을 제공하기 위해 헌신합니다. 분야별 전문 변호사 120여 명, 사무직 100여 명 등 총 300명 가까운 동료들이 함께하고 있습니다. 형사 전문 로펌으로 시작, 가사, 기업 법무, 부동산, 건설 등 전문 서비스 영역을 확장하며 2022년 현재 국내 11위 로펌으로 자리 잡았습니다.
Q. 법무법인YK만의 특별한 점은 무엇인가요?
법무 서비스도 결국엔 고객의 선택을 받아야 합니다. 때문에 저희의 서비스 내용과 실력을 알리기 위해 노력해 왔는데요. 국내에서 가장 먼저 온라인 광고를 집행한 법무법인이기도 합니다. 실제 성공 사례를 알리고, 새롭게 찾아온 고객분들의 요구에 부응하는 법률 서비스를 제공하기 위해 노력했는데요. 그 결과 다소 짧은 발자취에도 불구하고 고객으로부터 두터운 신망을 받고 있습니다.
조직 구조 차원으로도 단순히 변호사와 비 변호사로 나누기보단, 사무직의 전문성도 인정합니다. 같이 인터뷰하고 계신 유서현 과장님도 ‘전략기획팀’ 소속이에요. 법무법인에서 이런 팀 이름 본 적 없으시죠? 그만큼 서비스 경쟁력 강화를 위해 늘 고민하고, 젊은 분위기를 지향합니다.
Q. 네이버웍스를 도입하신 계기는 무엇인가요?
오래 전부터 네이버웍스 메일을 사용했습니다. 구성원이 추가될 때마다 계정을 하나씩 생성해야 했는데 네이버가 제일 친숙했습니다. 당시에는 ‘네이버 메일을 회사에서 쓰나 보다’라고 생각할 정도로 ‘네이버웍스’라는 브랜드를 강하게 인식하진 않았었는데요. 그만큼 네이버 메일과 유사한 화면과 기능을 업무용으로 제공하는 네이버웍스 메일이 친숙하다는 방증이기도 합니다. 최근 메시지 등 여러 기능을 활용하기 시작하면서 네이버웍스의 진가를 알게 됐습니다.
Q. 그 전에는 어떤 메신저를 사용하셨나요?
기존에는 대다수 국민이 사용하는 개인 메신저와 ‘로탑’을 병행하여 업무에 사용했습니다. 재판 기록, 업무 기록, 문서 수발신 등의 업무를 개인톡, 단체톡방에서 진행하는 형태였는데요. 회사가 빠르게 성장하며 방 수도 많아지고, 사람 수도 많아져서 피로감도 누적되었습니다. 실명으로 설정해 두지 않은 분들도 많아서 누가 누군지 파악하는 데에도 시간이 걸리기 일쑤였죠. 또한 여러가지 보안 문제를 고려하여 개선하게 되었습니다.
이런 문제를 어떻게 해결할 수 있을까 고민하던 중, 이미 쓰고 있는 네이버웍스에 업무 메신저 기능이 있어서 고민을 해결해 줄 수 있다는 사실을 알았습니다. 답이 아주 가까이 있었는데 주로 메일만 사용하니 이렇게 좋은 기능이 있는지 몰랐던 거죠.
Q. ‘업무용 메신저가 확실히 다르구나!’ 느낀 순간은 언제인가요?
최근 데이터 센터 화재의 순간이었습니다. 네이버웍스 메시지를 전국 모든 지사에서 사용한 지 한 달이 지난 시점이었는데요. 과거 업무 방식을 그대로 유지했더라면 주말 상담과 예약 업무가 모두 마비될 뻔했습니다. 금전적 피해 뿐만 아니라 고객의 신뢰를 잃게 되는 등, 그로 인한 피해도 막심했을 것이고요. 유료 업무용 메신저가 아닌 무료로 쓰는 개인 메신저라 피해에 대한 보상을 요구할 근거도 없었을 것입니다. 이후 모든 구성원이 네이버웍스를 더 열심히 쓰게 된 것 같습니다.
Q. 그 외 어떤 기능을 유용하게 활용하시나요?
캘린더 기능을 유용하게 활용 중입니다. 기존에는 아침마다 단체 톡방에 모든 변호사가 그날의 주요 일정을 공유했어요. 일정 공유 차원에서는 이점이 있었지만, 증가하는 인원수만큼 메시지가 너무 많아져서 정작 뭐가 중요한 내용인지 알아보기 힘들었습니다. 반면에 네이버웍스 캘린더에는 변호사와 사무직 모두 일정을 ‘공개’ 상태로 올리고 있는데요. 필요하지 않은 시점에 의무적으로 일정 공유를 받기보단, 내가 필요할 때 찾을 수 있다는 점이 참 편리합니다.
드라이브도 활용도를 높이고 있는 기능입니다. 소송 자료처럼 중요 자료는 아직 서버에 저장하기도 하지만, 궁극적으로는 모든 자료들을 드라이브에 올려두고 접근성을 높이는 방향이 맞다고 생각해서 관련 내부 정책을 정하는 중입니다. 그리고 전국 지사 회의 때 화상회의도 유용하게 잘 쓰고 있습니다. 사무직 직원 분들은 본인 자리에서 보는 업무가 많아서 PC 앱 사용률이 높고, 이동이 많은 변호사 분들은 모바일 앱을 활발하게 쓰시는데 기기에 관계없이 동기화 되는 내용은 늘 같으니 편리합니다.
Q. 초기 세팅에 어려움은 없으셨나요?
메일 위주로 사용하다가 캘린더 같은 새로운 기능을 사용하려니 처음엔 어려웠습니다. 가령 캘린더에 내용을 입력해도 팀 사람들이 내 캘린더 안에 담긴 내용을 볼 수 없는 이슈가 있었는데, 어드민 설정에서 캘린더 공개 설정을 간단하게 변경할 수 있더라구요. 네이버웍스 파트너사 패스트파이브의 지원 덕분에 새로운 기능을 찾고 전파하는 데 드는 시간을 많이 아낄 수 있었습니다.
Q. 최근 도입하신 경영지원 서비스는 어떻게 활용 중이신가요?
휴가 사용에 대한 전자결재와 출퇴근 관리 기능을 사용하고 있습니다. 변호사 일과 더불어 인사팀 승인 업무를 같이 보고있는데요. 제가 종이 휴가 신청서를 결재하면 인사팀에서 수작업으로 디지털화 하던 프로세스가 당연했는데, 이 일들을 네이버웍스로 전자화 하고 나선 정말 편해졌어요.
제가 자리라도 잠시 비우는 날엔 휴가 결재를 기다리는 직원 분들이 줄 서서 기다리는 웃지 못할 일들도 있었습니다. 지금은 결재권자의 근무 상태나 위치에 관계 없이 편하게 결재 상신을 할 수 있어서 편리합니다. 출퇴근은 회사 IP 대역 안에서 ON/OFF 할 수 있게 설정해두고 사용하고 있습니다.
Q. 네이버웍스 경영지원 서비스를 도입한 이유는 무엇인가요?
메시지, 캘린더, 드라이브만큼이나 필요한 요소가 바로 ‘효율적인 인사관리 도구’였습니다. 네이버가 만든 네이버웍스 사용 경험이 워낙 좋다 보니, 경영지원 서비스가 있다는 소식을 듣고 큰 고민 없이 선택했습니다. 네이버웍스 메신저와 연동되어서 사용할 수 있는 장점도 커요.
다른 인사관리 솔루션을 도입했다면 네이버웍스에 저장된 임직원 정보와 각각 따로 관리하는 불편함이 있었을 텐데, 네이버웍스 경영지원 서비스 안에서 다 연동되기 때문에 인사 관리하는 입장에서 참 좋습니다. 과거 인사카드와 엑셀 파일로 운영하던 인사 정보는 접근하기도 어려울 뿐 아니라 변동 사항이 생길 때마다 업데이트하는 것도 일이었는데, 네이버웍스 경영지원 서비스를 함께 사용한 이후로는 구성원 정보와 출퇴근, 전자결재, 메신저 등 모든 기능이 연동되어 편리합니다.
Q. 네이버웍스에 빠르게 적응하는 온보딩 팁을 주신다면!
첫째, 전문가에게 적극적으로 도움을 요청하세요. 저희는 전담 파트너사 패스트파이브에 정말 자주 지원을 요청 드렸습니다. 바쁘셨을텐데 내색하시지 않고 네이버웍스 헬프센터 가이드 내용을 기반으로 맞춤형 교육 자료를 만들어 주셨어요. 직접 온라인 교육 세션을 열어주시기도 했는데, 그 덕분에 50대 이상 위원 님들께서도 스스로 앱을 설치하고 쉽게 사용 중이십니다. 적극적인 요청이 없었다면 받지 못했을 지원이라고 생각합니다.
둘째, 변화에 대한 거부감이 적고, 고민보단 실행을 좋아하는 조직문화 DNA를 가지고 계신다면 도입이 더욱 수월합니다. 저희는 워낙 빠른 성장세를 경험하며 여려가지 변화를 겪어왔기에 네이버웍스 사용도 큰 어려움이 없었습니다.
마지막으로 전사 또는 팀 단위 정기 미팅이 있다면 그 시간의 일부를 온보딩 교육에 활용해 보세요. 별도의 시스템 교육 일정을 만들면 바쁜 업무 중 참여가 부담스러울 수 있습니다. 반대로 기존 미팅 시간의 일부를 교육에 활용하면 부담을 줄이고 온보딩 과정을 보다 자연스럽게 만들 수 있습니다.
