“전통적인 협업 방식을 디지털화 하여 소통을 활성화하고 보안을 강화하는 일. 제조 업계도 반드시 거쳐야 하는 변화이며, 네이버웍스는 이를 쉽게 구현할 수 있도록 도와줍니다.”
도입 배경
개인 메신저 사용으로 인한 보안 문제, 종이 문서 기반의 비효율적인 결재 시스템 개선 필요성 대두
활용 형태
메시지 그룹 내 노트, 폴더, 캘린더 활용 및 연계 솔루션 ‘워크쓰루’ 활용 전자 결재 시스템 구축
도입 효과
업무용 메신저 일원화 (개인용 메신저 미사용), 전자결재 적용 후 종이 사용 감소 및 업무 처리 시간 단축 등
Q. 회사 소개 부탁드립니다.
김현동 부사장님:
삼위정밀은 1990년 3월, 서울 영등포 당산동에서 소규모 가공 업체로 시작해서, 현재는 연 450억 이상 매출의 자동차용 터보차저 부품 정밀 가공 및 조립 기업으로 성장했습니다. 열전도율이 낮고 고온에서 강도가 높아 가공하기 어려운 소재를 일컫는 ‘난삭재’ 가공 기술을 바탕으로, 자동차 부품, 특히 터보 차저 부품과 전기차 배터리 모듈 커버 부품, 항공 및 모빌리티 부품 등을 주력으로 생산하고 있습니다.
Q. 본격적인 성장 궤도에 오른 비결은 무엇인가요?
김현동 부사장님:
현대, 기아, KGM 등 글로벌 완성차 업체의 Tier 2 업체로서 삼성SDI 등 배터리 제조사의 공식 공급 업체로 선정되며 급격히 성장했습니다. 그 뒤에는 극한 소재 가공 기술이라는 차별화된 경쟁력이 있었다고 자부하며, 최근에는 미래 모빌리티 시장을 대비하여 수소전기차 부품 개발에도 힘쓰고 있습니다.
Q. 네이버웍스 도입 계기는 무엇인가요?
김현동 부사장님:
외형적으로는 큰 성장을 이루었지만, 세심한 관리가 필요한 일하는 방식은 여전히 과거에 머물러 있어 개선이 필요했습니다. 대표적으로 개인 메신저로 업무 이야기를 주고받는 습관이 워라밸 측면에서도 좋지 않고, 보안 위험성 또한 컸습니다. 퇴직하는 구성원이 있을 때 열람 권한을 삭제하는 등의 관리자 기능이 없으니깐요. 문서 결재에 낭비되는 종이량도 너무 많았고, 상위 결재자가 자리를 비우면 마냥 기다리는 수기 결재 시스템도 전자화 하고 싶었습니다. 요약하면 ‘ 업무 효율성 향상’과 ‘보안 강화’를 위한 결정이었습니다.
Q. 어떤 도구들을 비교하였고, 네이버웍스 도입 결정 이유는 무엇인가요?
김현동 부사장님:
업무용 메신저와 전자결재를 함께 제공하는 솔루션 도입을 목표로 네이버웍스와 MS Teams, Slack을 함께 검토했습니다. 두 서비스 모두 전자 결재에 해당하는 기능이 없는 점이 아쉬웠고, 사무직과 공장 생산직 모든 분들이 두루 사용하기엔 UX가 다소 어렵게 느껴졌습니다. 반면 네이버웍스는 친숙한 인터페이스와 기능을 제공하였고, 연계 솔루션인 ‘워크쓰루’ 전자결재와 함께 사용할 수 있는 점도 만족스러웠습니다. 메일도 기존 아웃룩을 모두 네이버웍스로 이관했는데, 다른 메일 서비스에서 찾아보기 어려운 ‘수신 확인’이나 ‘발송 취소’ 기능을 제공해서 편리합니다.
Q. 도입 과정에서 어려움은 없으셨나요?
박상진 차장님:
전자 결재 시스템 도입이 처음이기도 하고, 특히 현장 근무자 분들의 활용도가 떨어지진 않을지 우려도 있었습니다. 원활한 변화 관리를 위해 파트너사 웅진IT에 오프라인 교육을 요청하여 전 직원 대상 교육을 실시하고, 새로운 기능이나 정책은 게시판을 통해 안내했는데요. 점차 많은 분들이 빠르게 네이버웍스를 바라보기 시작했고, 생산팀 부장님께서 앞장서서 여러가지 활용팁을 전파하는 등 빠르게 적응하셨습니다.
Q. 성공적인 변화 관리를 위해, 의사결정자로서 노력하신 점은 무엇이었나요?
김현동 부사장님:
새로운 방식으로의 변화가 결국 직원 분들의 편의를 위한 것이라는 점을 설득했습니다. 모든 변화의 첫 발걸음은 어렵지만 결국 더 나은 결과를 만드니깐요. 개인 메신저로 업무 이야기 하고, 결재 문서 사인 받으러 다니는 것보다 지금의 모습이 훨씬 세련되잖아요. (웃음) 제 자리에 돌아오면 쌓여 있는 서류를 보며 한숨을 쉬던 시절은 이제 과거형이 됐습니다.
Q. PC와 모바일 앱 사용 비중은 어떻게 되나요?
박상진 차장님:
사무직은 PC를 중심으로, 현장직은 모바일을 중심으로 네이버웍스를 이용하고 있습니다. 특히, 네이버웍스의 모바일 환경은 사용자 친화적인 설계로 모든 직원들의 빠른 적응을 도왔을 뿐 아니라, 현장에서 발생하는 문제를 실시간으로 공유하고 해결할 수 있어 업무 처리 속도가 크게 향상됐습니다.
Q. 활용도 높은 네이버웍스 기능을 소개해 주세요.
박상진 차장님:
캘린더 기능 덕분에 회의 일정 조율이 한결 수월해졌습니다. 회색으로 표시된 다른 사람들의 일정을 보고 별도로 확인할 필요 없이 바로 알 수 있어 편리합니다. 회의실 사용 또한 캘린더로 관리하여 실시간으로 사용 여부를 확인하고, 법인 차량까지 캘린더에 등록하며 효율성을 높였습니다. 메신저 읽음 확인 기능은 현장 업무에서 빠른 의사소통이 필요할 때 유용하며, 전자 결재 알림도 메시지 봇으로 자동화 되어있어 중요한 문서를 놓치지 않고 확인할 수 있습니다.
Q. 제조업 특성상 정확한 과업 수행과 공유가 중요할텐데, 네이버웍스를 어떻게 활용하시나요?
박상진 차장님:
그룹 메시지에 있는 노트와 폴더(드라이브)를 적극 활용하고 있습니다. 업무 보고, 회의록 작성처럼 여러 사람이 작업할 때 기존에는 각자 내용을 작성하고 메일로 보내 취합했다면, 지금은 모두가 같은 데이터를 같이 보고 공유할 수 있어서 좋습니다. 메일 전송 과정이 파일 업로드로 단순화된 점, 폴더만 들어가면 필요한 자료를 언제든 찾아볼 수 있는 점, 쌓여있는 메일 속에서 취합 자료 필터링해서 찾는 불편이 사라진 점까지. 모두 만족스럽습니다.
Q. 네이버웍스 도입 당시 기대하셨던 바와, 달성 수준은 어떤가요?
김현동 부사장님:
초기에 가장 기대했던 두 가지 목표 ‘종이 없는 결재 환경 구축’과 ‘업무 메신저 통일’은 6개월이 지난 지금 이미 성공적으로 달성했습니다. 다음 계획은 전사 모든 파일을 클라우드 드라이브에 저장하고 언제 어디서든 접근할 수 있는 환경을 구축하는 일인데요. 사내 LAN선 망 안에서만 파일을 업로드할 수 있는 현재의 관리 정책을 클라우드 환경에 맞게 개선이 필요합니다. 여기에 네이버웍스 드라이브의 폴더별 접근 권한 제어나, OTP 인증 공유 등의 기능을 활용해 보고자 합니다.
Q. 제조 업계에서 협업 도구를 검토 중인 분들께 조언해 주실 말씀이 있다면.
김현동 부사장님:
전통적인 협업 방식을 디지털화 하여 소통을 활성화하고 보안을 강화하는 일. 제조 업계도 반드시 거쳐야 하는 변화이며, 네이버웍스는 이를 쉽게 구현할 수 있도록 도와줍니다. 업무 효율성 향상, 투명성 확보. 불필요한 소통과 행정 업무 최소화 등. 일하는 방식의 변화가 세계적 수준의 글로벌 제조 기업으로 나아가는 발판이 되었으면 합니다.
