회사 구성원이 함께 쓰는 결재 서식, 종류도 다양하고 개수도 많습니다. 승인자가 아니라면 제출된 모든 서식을 일일이 열어보는 건 꽤 번거로운 일이죠. 그럴 때 문득 이런 생각이 듭니다.
“제출된 서식의 특정 정보만 모아 한 번에 확인할 수는 없을까?”
술술 읽히는 업무 해설집, 이번 에피소드에서는 결재 문서 내 특정 컴포넌트 데이터만 모아 조회할 수 있는 ‘결재 문서 리포트’ 기능을 살펴보겠습니다.
그럼 지금부터 업무 해설집을 펼쳐볼까요?
체크 포인트 1. 여러 결재 문서에서 필요한 정보만 추출할 수 있나요?
‘결재 문서 리포트’는 ‘필터’처럼 원하는 데이터만 골라 보여주는 기능입니다.
특정 서식으로 제출된 모든 문서를 한 화면에서 모아볼 수 있어, 문서들의 결과를 분석하거나 데이터를 집계해야 할 때 특히 유용하죠. 또한, 결재 문서 내용을 기반으로 진행 중인 과업이나 예정된 업무를 다시 확인하는 데에도 도움을 줍니다.
결재 서식과 결재 문서 리포트의 차이점은 다음과 같이 정리할 수 있습니다.
| 구분 | 결재 서식 | 결재 문서 리포트 |
| 목적 | 신규 문서 작성 및 승인 | 제출된 문서 데이터 조회 및 분석 |
| 사용 시점 | 결재 요청 및 처리 시 | 제출된 문서 일괄 확인 및 집계 시 |
| 조회 방식 | 개별 문서를 각각 열람하여 세부 내용 조회 | 조건 및 필터로 관련 문서를 일괄 조회 |
결재 서식을 만드는 것에서 더 나아가, 제출된 문서 데이터를 체계적으로 관리할 수 있도록 ‘결재 문서 리포트’를 적극 활용해 보세요.
체크 포인트 2. 결재 문서 리포트는 어떻게 만드는 건가요?
결재 어드민 권한이 있는 관리자는 리포트의 구성 요소와 권한을 자유롭게 편집할 수 있습니다. 예를 들어, 자체 제작한 ‘매입 대금 지급 요청서’ 서식을 기반으로 ‘매입 대금 확인용’ 리포트를 만든다는 가정하에 설정 방법을 살펴보겠습니다.
결재 관리 > 결재 문서 리포트 관리 메뉴에서 ‘리포트 추가’ 버튼을 클릭해 리포트를 생성합니다. 이어서 사용할 ‘서식’ 종류를 선택하고 ‘리포트명’을 입력합니다.
결재 문서 리포트는 네이버웍스 결재 제공 서식이 아닌 ‘자체 제작 서식’에서만 사용할 수 있습니다.
이어서 ‘조회 권한 추가’ 버튼을 클릭하면 해당 리포트를 열람할 수 있는 대상을 ‘부서’ 혹은 ‘사원’ 단위로 지정할 수 있습니다. 이 과정을 통해 필요한 범위에 따라 권한을 세밀하게 설정해 보세요.
기본 설정을 모두 마쳤다면, 화면 최하단의 ‘리포트 편집기’를 클릭합니다. ‘결재 문서 리포트’는 세 가지 영역으로 구성되어 있는데요. 이제 각 영역의 기능을 하나씩 살펴보겠습니다.
2-1) 검색 영역
리포트의 가장 상단에는 ‘검색’ 영역이 위치해 있습니다. ‘검색’ 편집 화면에는 네이버웍스 결재에서 제공하는 ‘문서 번호(Document No.)’ 및 ‘작성일(Date Created)’과 같은 ‘검색 항목’이 기본 설정되어 있어요.
특정 문서나 작성 날짜, 혹은 기간별로 생성된 서식을 찾고 싶을 때, 원하는 문서를 빠르고 정확하게 검색할 수 있어 유용합니다.
또한, ‘검색’ 영역에서는 기본 제공 항목뿐만 아니라 실제 서식에 사용된 특정 컴포넌트를 검색 항목으로 추가할 수 있어요.
서식별 추가 가능한 검색 컴포넌트가 달라지므로, 편집 화면 좌측의 ‘검색 항목’ 영역을 확인해 보세요. 검색 항목으로 활용 가능한 모든 컴포넌트를 한눈에 살펴볼 수 있습니다.
‘검색 항목’으로는 ‘텍스트, 셀렉트 박스, 멀티 셀렉트 박스, 체크 박스, 라디오 버튼, 날짜(단일), 날짜(범위), 사원 검색’ 컴포넌트가 지원됩니다.
회사의 리포트 목적에 맞게 필요한 ‘검색 항목’을 조합해, 우리 조직에 최적화된 ‘결재 문서 리포트’의 검색 영역을 만들어 보세요.
2-2) 조회 결과 영역 (기본 표)
‘검색 영역’ 다음으로 이어지는 부분은 검색 조건에 따른 서식 ‘조회 결과 영역’입니다. 조회 결과는 두 가지 표 형태로 구분되어 표시되는데요. 그 첫 번째는 하나의 특정 값만 입력되는 항목이 배치되는 ‘기본 표’입니다.
제출된 각 서식은 한 행으로 정리되며, 그 행에는 지정한 ‘표시 항목(기본 표)’들이 나란히 배열됩니다. 예를 들어, ‘매입 대금 지급 요청서’에서 거래처명, 지급 방법을 표시 항목으로 설정했다면, 제출된 각 요청서는 한 행으로 표시됩니다. 그리고 그 행에는 작성자가 입력한 거래처명과 지급 방법이 차례대로 정리되어 나타나는 거죠. 덕분에 여러 건의 제출 서식을 별도로 열어보지 않고도 한눈에 비교할 수 있습니다.
항목이 많아 화면에 다 보이지 않는 경우에는 가로 스크롤을 통해 이어서 확인할 수 있습니다.
설정한 ‘표시 항목(기본 표)’ 외에도, 실제 결재 문서 리포트 조회 메뉴의 우측 끝에는 ‘상세’ 열이 고정되어 있습니다. 여기서 ‘보기’ 버튼을 클릭하면, 해당 문서의 결재 현황과 공유 범위를 포함한 원본 문서를 확인할 수 있어요. 거래처명과 같은 항목 입력 값을 보고 서식의 세부 내용을 다시 살펴봐야 할 때 특히 유용하죠.
또한 ‘기본 표’의 각 항목은 우측 패널 편집 화면에서 세부 설정이 가능합니다.
특정 항목의 ‘열 설정’ 내 ‘너비’는 입력 값이 길어졌을 때 확장될 수 있는 최대 폭을 의미하고, ‘최소 너비’는 값 입력 전 기본 상태의 폭을 뜻합니다. 또한 ‘테이블 내 정렬’을 사용하면 입력 값의 정렬 위치를, ‘테이블 제목 정렬’은 열 제목의 정렬 위치를 설정할 수 있습니다.
이 외에도 ‘기본 설정’ 및 ‘상세 설정’을 활용해 가독성이 높고 깔끔한 표 구성을 만들어보세요.
2-3) 조회 결과 영역 (상세 표)
‘결재 문서 리포트’를 구성하는 마지막 영역은 ‘상세 표’입니다. 여기에서는 하나의 항목에 여러 개에 값이 입력된 경우, 그 항목들이 각각 별도의 행으로 표시됩니다. ‘수식 테이블’, ‘스마트 에디터’와 같은 컴포넌트 항목이 해당되죠.
결재 서식에서 사용되는 컴포넌트가 궁금하다면 술술 읽히는 업무 해설집 episode 11. ‘결재 서식의 모든 것 2’을 참고해 주세요.
‘기본 표’가 한 문서를 한 줄로 요약해 보여준다면, ‘상세 표’는 선택한 문서 안에 포함된 다중 값을 풀어서 보여준다고 이해하면 됩니다. 이를 통해 각 문서에 담긴 세부 데이터를 하나씩 구체적으로 확인할 수 있어요.
예를 들어, ‘파일 첨부’의 경우, ‘기본 표’에서는 업로드된 파일의 총개수만 표시됩니다. 하지만 ‘상세 표’에 적용하면, 업로드된 ‘첨부 파일명’, ‘용량’과 같은 자세한 정보까지 확인할 수 있죠.
이 외에도 ‘상세 표’에서 표시되는 값은 다음과 같습니다.
| 항목명(컴포넌트명) | 상세 테이블 표시 값 |
| 멀티 텍스트 | 입력 값 |
| 멀티 셀렉트 박스 | 선택 값 |
| 테이블 | 입력 값 |
| 수식 테이블 | 입력 값 |
| 체크박스 | 선택 값 |
| 파일 첨부 | 첨부 파일명 |
| 사원 검색 | 선택 값 |
| 연관 문서 | 선택 값 |
| 부서 선택 | 선택 값 |
조회 결과 영역에는 기본적으로 모든 항목이 포함되어 있으며, 불필요한 항목을 삭제하려면 해당 항목 위에 마우스를 올린 뒤 삭제 아이콘을 클릭하세요.
체크 포인트 3. 제작한 리포트는 어디에서 볼 수 있나요?
리포트 제작을 마쳤다면 ‘리포트 편집기’ 화면 하단의 ‘리포트 저장’을 클릭합니다. 이후 해당 리포트의 상세 편집 화면으로 이동해 ‘리포트명’과 ‘조회 권한’이 정확한지 다시 한번 확인한 뒤, ‘저장’을 눌러 최종 반영합니다.
생성된 리포트는 조회 권한을 가진 사용자가 홈 > 결재 > 결재 문서 리포트 조회 메뉴에서 확인할 수 있습니다. 만약 여러 개의 리포트를 조회할 수 있는 권한이 있다면, ‘서식’ 필터를 활용해 보세요. 조건에 맞는 리포트만 추려서 결과를 조회할 수 있습니다.
결재 문서 리포트 조회 메뉴 화면 구성은 기본 설정에 고정되지 않고 자유롭게 조정할 수 있는데요. 예를 들어 ‘조회 결과 영역’의 각 항목을 드래그 앤 드롭해 순서를 바꾸거나 열 너비를 조절해 사용자가 가장 보기 좋은 형태로 재배치할 수 있습니다.
또한, 결과를 저장하거나 분석해야 한다면, 조회된 문서 기록을 ‘다운로드’해 xlsx 파일로 내보낼 수도 있습니다. 이렇게 내보낸 데이터는 엑셀에서 차트나 통계 자료로 재가공할 수 있어, 실무 보고에 바로 활용할 수도 있어요.
별책부록
코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록!
술술 읽히는 업무 해설집 episode 12.에서는 결재 서식 활용 예시를 살펴봤죠. 이번에는 한 단계 더 나아가, ‘결재 문서 리포트’를 실무에 어떻게 활용할 수 있을지 구체적인 예시 사례를 준비했습니다. 예시들을 하나씩 따라가다 보면, 기능 이해는 물론 우리 회사에 꼭 맞는 응용 아이디어까지 떠오를 거예요.
- 인사 평가표 → 인사평가 종합 리포트
인사 평가는 회사에서 임직원의 업무 성과와 역량을 평가하는 중요한 절차입니다. 때로는 상급자뿐만 아니라 동료나 팀원 등 주변 구성원들이 함께 평가에 참여하며, 이를 위해 인사 평가표를 작성해 제출하죠.
우리 회사만의 ‘인사 평가표’ 서식이 있다면, 이를 기반으로 ‘결재 문서 리포트’를 만들어 활용할 수 있습니다.
예를 들어, 평가 항목을 A~E로 구분해 그중 하나를 선택하는 ‘셀렉트 박스’로 관리하고, 평가자별 점수를 추출해 E 등급으로 평가된 서식만 모아 집계한다고 가정해 봅시다.
먼저 ‘리포트 편집기’에서 해당 컴포넌트를 ‘검색’ 영역에 드래그해 추가한 뒤, 리포트를 저장합니다. 이후 결재 문서 리포트 조회 메뉴 화면에서 E를 입력해 검색하면, 해당 등급으로 평가된 모든 서식 결과가 한눈에 표시됩니다
이렇게 하면 임직원을 평가 점수 기준으로 빠르게 구분할 수 있고, 이후 피드백 및 재평가와 같은 후속 조치를 계획하는 데에도 활용할 수도 있겠죠.
- 명함 신청서 → 명함 발급 확인용 리포트
‘명함 신청서’ 서식을 사용하면 임직원은 영업 활동이나 외부 미팅 등에서 사용할 실물 명함 출력을 손쉽게 회사에 요청할 수 있습니다. 담당자는 이를 접수해 외주 제작을 의뢰하거나 내부 제작 프로세스를 거쳐 명함을 완성한 뒤, 해당 임직원에게 전달하죠.
이때 ‘명함 발급 확인용’ 리포트를 만들어 두면, 신청서에 기재된 명함 정보만 추출해 업무 처리 현황을 빠르게 확인할 수 있습니다.
예를 들어, 명함 제작 담당자가 특정 분기의 요청 건수를 집계해 제작량과 비용을 정리하려는 상황을 가정해 봅시다.
‘리포트 편집기’에서 임직원별 명함 요청 ‘수량(통)’ 항목을 ‘기본 표’에 추가해 저장합니다. 이후 결재 문서 리포트 조회 화면의 ‘검색’ 영역에서 ‘작성일(Date Created)’조건을 해당 분기로 설정해 검색하면, 그 기간 접수된 명함 요청 수량이 한눈에 표시됩니다.
작성일은 최대 13개월까지 조회 가능합니다.
다음으로는 데이터 정리를 위하여 ‘다운로드’를 클릭해 조회 결과를 엑셀 파일로 내보냅니다. 이렇게 내보낸 데이터를 엑셀에서 열어 전체 요청 건수를 정리하고, 각 건의 제작 비용을 입력하면 분기별 명함 제작 비용을 간편하게 계산할 수 있습니다.
이처럼 ‘결재 문서 리포트’의 제작과 다운로드 기능을 함께 활용하면, 단순 요청 확인을 넘어 실무 데이터 관리와 비용 분석까지 효율적으로 수행할 수 있습니다.
술술 읽히는 업무 해설집 episode 13.에서는 결재 문서 제작을 넘어 제출된 여러 건의 결재 문서를 한곳에 모아 필요한 정보만 골라볼 수 있는 ‘결재 문서 리포트’의 제작 및 조회 기능에 대해 살펴보았습니다. 마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!
결재 담당자라면 꼭 알아야 하는 것
- ‘결재 문서 리포트’를 활용하면 특정 서식으로 제출된 결재 문서를 원하는 조건에 맞춰 필터링해, 필요한 결과만 빠르게 조회할 수 있습니다.
- ‘리포트 편집기’에서 ‘검색 영역’ 및 ‘조회 결과 영역 (기본 표, 상세 표)’에 표시할 항목을 자유롭게 구성할 수 있습니다.
- ‘리포트 편집기’ 화면 우측의 ‘기본, 열, 상세 설정’으로 항목의 너비, 정렬 방식, 배경색 등을 세부적으로 조정할 수 있습니다.
- 결재 문서 리포트 조회 메뉴에서는 권한이 있는 사용자가 각 항목을 드래그해 순서를 바꾸거나 열 너비를 조절해 자신에게 맞는 화면 구성을 만들 수 있습니다.
- 조회된 결과는 엑셀 파일로 다운로드하여 보관하거나 분석 자료로 활용할 수 있습니다.
지난 술술 읽히는 업무 해설집 시리즈가 궁금하다면 →
- 1편 : 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리
- 2편 : 연차의 모든 것 1. 연차는 며칠을 줘야 하나요?
- 3편 : 연차의 모든 것 2. 언제까지 쓸 수 있게 하나요?
- 4편 : 연차의 모든 것 3. 연차 촉진, 어떻게 해야 할까요?
- 5편 : 특별 휴가로 직원 만족도 끌어 올리기
- 6편 : 업무 효율을 높이는 유연근무제
- 7편 : 근로 시간 어떻게 관리해야 할까요? 출퇴근 예외 상황 모음집
- 8편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 개념편
- 9편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 실전편
- 10편 : 결재 서식의 모든 것 1. 우리 회사
첫 결재 서식
만들기 A to Z - 11편 : 결재 서식의 모든 것 2. 실무에 꼭 필요한 결재 서식 제작 기능 총정리
- 12편 : 결재 서식의 모든 것 3. 기본 제공 결재 서식 200% 활용법
- 네이버웍스를 사용 중인 기업의 도입 계기와 효과가 궁금하다면 → 도입사례 인터뷰
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