네이버웍스에서 제공하는 결재 서식과 그 활용 사례는 어떤 것이 있을까요?

그리고 다른 회사들은 서식들을 어떻게 변형해 실무에 적용하고 있을까요?

 

지난 술술 읽히는 업무 해설집 episode 10과 11에서는 네이버웍스 결재의 ‘서식 만들기’ 기능으로 서식을 제작하는 과정을 자세히 살펴보았는데요.

 

이번 ‘결재 서식의 모든 것’ 마지막 편에서는 네이버웍스 결재에서 제공하는 서식들 가운데, 근태 서비스를 포함한 경영지원 전반에 활용되는 서식들을 폭넓게 살펴봅니다. ‘근무 결과 신청’과 ‘부재 일정’처럼 실무에서 자주 찾게 되는 서식들은 실제 사용법까지 함께 소개해 드릴 예정이니, 마지막까지 함께해 주세요!

 

그럼 지금부터 업무 해설집을 펼쳐볼까요?

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체크 포인트 1. 네이버웍스 결재 제공 서식은 어떤 건가요?

 

네이버웍스 경영지원 상품에 따라 기본으로 제공하는 결재 문서 서식이 있습니다.

 

이는 각 회사의 운영 상황에 따라 ‘서식 만들기’로 직접 제작하는 결재 서식과는 조금 다른 개념인데요. 주요 업무에 필요한 핵심 서식들을 미리 구성해 둔 형태라고 볼 수 있어요.

상품 구분	기본으로 제공하는 결재 서식명
결재	증명서 신청
	공문서 발신 신청
	공문서 수신 신청
근태	부재 일정
	부재 일정 취소
	근무 결과 신청
	근무 계획 신청
	근무 결과 신청 취소
	연차 사용 계획
	휴가 신청 (아르바이트)
	근무 결과 신청 (아르바이트)
	근무 계획 신청 (아르바이트)
급여	급여 증명서 신청

결재 관리 > 서식 관리 메뉴에서는, 직접 제작한 서식과 네이버웍스 결재에서 제공하는 서식을 함께 확인할 수 있습니다.

 

다만 네이버웍스 결재에서 제공하는 서식은 컴포넌트 수정이 불가능하기 때문에, ‘서식 만들기’ 단계는 제외되고 ‘기본, 결재선, 수신·공유, 권한 설정’ 탭만 사용할 수 있습니다.

 

네이버웍스 결재 제공 서식에 우리 회사만의 안내 문구를 추가하고 싶다면, ‘기본 설정’ 하단에 위치한 ‘서식 하단 설명’ 영역을 활용해 보세요.

 

 

체크 포인트 2. 출퇴근 기록은 어떻게 수정하나요?

 

근무 결과 신청

“앗, 출퇴근 기록 찍는 걸 깜빡했다…”
“오늘은 해외 고객사와 미팅이 있어서 연장 근무해야겠는데…”

 

업무에 몰두하다 보면 출퇴근 기록을 놓치거나, 예기치 않게 시간 외 근무를 하게 되는 일이 생기곤 하죠. 이런 경우 근무 일정을 정정하거나 추가로 기록할 수 있도록 네이버웍스 근태 서비스에서 마련된 서식이 바로 ‘근무 결과 신청’입니다.

 

서식 내 ‘기준일’을 클릭하면 근무 결과를 신청할 날짜를 선택할 수 있는데요. 신청 사유에 따라 표시되는 정보가 달라질 수 있습니다.

 

 

 

Case 1. 출퇴근 시간을 오기입 했을 때

 

기준일에 출퇴근 기록이 누락된 경우, 해당일의 출퇴근 시간 입력란은 비어 있는 상태로 표시됩니다. 이런 경우에는 출퇴근 시간을 직접 입력한 후 결재 요청(상신)을 진행하세요.

 

반대로 정규 근무 시간대에 출퇴근 시간이 잘못 입력된 경우라면, 자동으로 불러와진 값을 수정한 뒤 ‘사유’란에 정정 이유를 작성해 제출해 주세요.

예를 들어, 실제 출근 시간은 오전 9시였지만 9시 30분으로 잘못 기록한 경우가 여기에 해당됩니다.

 

 

 

Case 2. 시간 외 근무를 추가로 신청할 때

 

회사가 ‘근무 계획 기능’을 사용하는 경우, 정규 근무 시간 외의 시간대를 출퇴근 시간으로 입력하려면, 해당 일정에 대한 ‘근무 계획 신청’이 먼저 완료되어야 합니다. 정규 시간대를 벗어난 연장, 야간 또는 휴일 근무가 대표적인 예시입니다.

 

시간 외 근무가 발생하지 않은 경우라면, 근무 계획 신청을 미리 상신하지 않더라도 근무 결과 신청을 상신할 수 있습니다.

 

‘근무 계획 신청’이 이미 승인된 상태라면, ‘기준일’을 선택함과 동시에 해당 문서 번호와 ‘근무 계획 시간’를 확인할 수 있어요. 실제 근무를 마친 뒤에는, 해당 계획을 참고해 ‘근무 결과 신청’을 작성해 보세요.

 

단, ‘근무 계획 시간’은 ‘근무 결과 신청’ 시 참고용으로만 활용되는 정보이며, 반드시 해당 계획 시간 내에서만 결과를 상신해야 하는 것은 아닙니다. 

예를 들어, 2시간 연장 근무를 계획했으나 실제로는 1시간만 근무한 경우, 실제 근무 시간에 맞게 출퇴근 시간을 반영하여 상신할 수 있습니다. 실제 근무한 시간을 기준으로 결과 신청서를 작성해 주세요.

 

근무 결과 신청 문서를 저장하면 결재가 완료되기 전이라도 결재가 승인된 것으로 간주하여 내 업무 > 근태 관리 > 근로 시간 현황에 신청한 시간이 반영됩니다. 결재가 반려될 경우 일반 근로 시간 외 근무 시간이 인정되지 않고 다시 변경됩니다.

 

 

체크 포인트 3. 임직원의 휴가나 외근, 부재 항목별로 양식이 달라지나요?

 

부재 일정

“다음 주에 휴가 갈 건데, 미리 승인받아야겠다…”

“갑자기 이번 주 목요일에 외근 일정이 생겼네…”

 

네이버웍스 근태 서비스에서는 휴가, 경조사, 출장, 외근, 재택근무 등 임직원의 다양한 부재 일정을 하나의 문서로 간편하게 신청할 수 있는 ‘부재 일정’ 서식을 제공합니다.

 

서식 내 ‘부재 항목’은 부재의 종류를 의미합니다. 선택한 항목에 따라 세부 입력 방식은 달라질 수 있지만, 모든 항목에 공통으로 적용되는 입력란도 있습니다.

 

 

예를 들어, ‘결재 위임’은 부재중 결재 권한을 다른 구성원에게 넘기고 싶을 때 사용해요. 부재 기간 동안, 선택한 인물에게 문서가 자동으로 전달되어 업무 공백을 최소화할 수 있죠.

 

또한 ‘부재 메시지’는 신청한 기간 동안 당사자의 부재 현황에 표시되는 안내 문구입니다. 연락을 시도하는 팀원들에게 부재 상황을 빠르게 알릴 수 있습니다.

 

 

그렇다면 부재 항목에 따라 서식은 어떻게 달라질까요? 이번 콘텐츠에서는 자주 활용되는 두 가지 사례를 예시로 들어, 각각의 활용법을 알아볼게요.

 

 

Case 1. 부재 항목에서 ‘연차’를 선택한 경우

 

‘연차’를 선택한 후 부재할 일정을 지정하면, 현재 보유한 연차 일수와 이번 신청으로 산정되는 일수가 캘린더 상단에 자동으로 표시돼요. 사용 가능 일수를 바로 확인할 수 있어, 계획에 맞게 정확하게 연차 신청이 가능합니다.

 

기존 근로 시간이 8시간인 경우, 8시간은 종일의 기준이며, 4시간은 반일의 기준으로 봅니다.

 

캘린더 상단 좌측의 시계 아이콘을 클릭하면, 남은 연차의 사용기간을 확인할 수 있어요. 일정 선택을 처음부터 다시 하고 싶을 땐, ‘산정 일수’ 우측에 있는 초기화 아이콘으로 간편하게 리셋할 수 있습니다.

 

 

Case 2. 부재 항목에서 ‘경조 휴가’를 선택한 경우

 

‘경조 휴가’를 선택하면, 회사에서 사전에 설정한 경조 구분별 휴가 일수가 자동으로 표시됩니다.

 

회사에서 특정 경조 휴가를 분할 사용 가능하도록 설정한 경우, 부여된 일수를 연속으로 사용하지 않고 지정된 횟수에 맞게 나누어 사용할 수 있어요. 반대로 분할 사용 ‘안 함’으로 되어 있다면, 부여된 휴가 일수가 자동으로 연속 지정됩니다.

 

 

 

체크 포인트 4. 이메일을 거치지 않고도 증명서 발급 요청을 간편하게 처리할 방법은 없을까요?

 

증명서 신청

수십 건의 이메일 속에 섞여 들어오는 임직원들의 증명서 발급 요청. 놓치기 쉬울 뿐 아니라, 일일이 확인하고 처리하는 데도 손이 많이 가죠.

네이버웍스 결재 서비스에서는 이런 불편을 줄이기 위해, 우리 회사에서 발급하는 각종 증명서를 간편하게 신청하고 처리할 수 있는 ‘증명서 신청’ 서식을 제공합니다.

 

 

 

Step 1. 증명서 수정 및 제작

 

네이버웍스에서는 ‘재직증명서 (한/영), 경력증명서 (한/영)’ 총 4개 증명서를 기본 제공하고 있는데요. 증명서에는 포함할 인적 사항이나 재직 정보 항목을 자유롭게 구성할 수 있으며, 문구나 양식 스타일도 우리 회사에 맞게 유연하게 수정할 수 있습니다.

 

수정이 필요할 땐 인사 서비스 > 증명서 > 증명서 관리 메뉴로 이동해 원하는 증명서의 ‘수정’ 아이콘을 클릭합니다. 새로운 증명서를 만들고 싶다면, 상단의 ‘추가’ 버튼을 눌러 간편하게 제작할 수 있어요.

 

 

수정 화면의 ‘발급 방법’에서 ‘직접 발급’을 선택하면, 결재 완료 즉시 구성원이 회사의 직인이 포함된 증명서를 바로 발급받을 수 있습니다.

 

 

반대로 ‘원본 신청’을 선택하면 관리자가 결재 완료 문서를 출력해 직인을 찍은 뒤 전달해야 합니다. 업무 방식에 따라 우리 회사에 맞는 발급 방식을 선택해 보세요.

 

증명서 발급 전 결재 절차가 필요하다면, 결재 관리 > 서식 관리 메뉴에서 해당 서식의 ‘결재선 설정’을 사용해 주세요.

 

 

Step 2. 증명서 순서 변경

 

증명서 수정 및 제작을 완료한 뒤에는, ‘증명서 신청’ 서식 내에 표시되는 증명서의 순서를 직접 조정할 수 있습니다. 인사 > 증명서 관리 메뉴에서 ‘순서 변경’ 열의 화살표로 원하는 우선순위를 정렬한 뒤, ‘저장’을 클릭합니다. 설정한 순서는 서식의 ‘증명서 항목’ 셀렉트 박스에 그대로 반영됩니다.

 

증명서를 신청 서식 목록에 노출하려면, 해당 증명서의 ‘수정’ 페이지에서 ‘발급 대상자’ 항목의 체크박스를 비활성화해 주세요.

 

 

Step 3. 증명서 발급 내역 확인

 

인사 > 증명서 발급/내역 메뉴에서는 관리자가 증명서를 직접 신청하거나, 신청된 증명서를 발급받을 수 있습니다. 예를 들어, 기본 제공되는 ‘경력 증명서’는주로 퇴직자를 위한 문서로 기본 설정상 관리자만 직접 발급하도록 설정되어 있는데요. 이 경우 관리자가 어드민 > 인사 > 증명서 발급/내역 메뉴에서 ‘추가’ 버튼을 눌러 증명서를 신청한 뒤 발급하고, 직인을 찍어 전달할 수 있습니다.

 

 

발급 신청 상태 및 현황을 개별 파일로 저장하고 싶다면, 상단의 신청일 기간을 설정한 후 ‘다운로드’를 클릭해 보세요. 해당 기간 내 신청된 증명서 내역을 엑셀 파일로 확인할 수 있습니다.

 

 

또한, 발급 목록의 ‘상태’ 열에서는 증명서 발급 신청의 건별 진행 상태를 한눈에 확인할 수 있으니 참고해 보세요.

상태	정의
요청 중	증명서 발급을 신청하였으나 발급 전인 상태
완료	발급이 완료된 상태
취소	증명서 발급 신청이 반려된 상태

 

 

별책부록

 

코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록!

 

이번 시간에는 본 에디터가 업무 방식이나 조직 문화에 맞춰, 결재 관리 서비스의 ‘서식 만들기’ 기능으로 제작해 볼 수 있는 서식 예시들을 직접 준비해 봤어요. ‘결재 서식의 모든 것’ 시리즈의 마지막인 만큼, 예시를 통해 지금까지 다뤘던 내용을 복습해 보세요.

 

물론 예시는 어디까지나 참고용일뿐! 실제 서식은 우리 회사의 업무 흐름에 맞게 자유롭게 구성할 수 있다는 점, 잊지 마세요.

 

결재 서식 컴포넌트를 활용하는 방법이 궁금하다면 술술 읽히는 업무 해설집 episode 11. ‘결재 서식의 모든 것 2. 실무에 꼭 필요한 결제 서식 제작 기능 총정리’를 확인해 보세요.

 

 

세금계산서 발행 요청서

세금계산서를 직접 발행할 수 있는 구성원은 제한적인 경우가 많습니다. 특히 영업팀처럼 매출이 발생하는 부서에서는, 거래가 성사된 후 회계팀에 발행을 요청하는 경우가 일반적이죠.

 

이럴 때 유용하게 활용할 수 있는 서식이 바로 ‘세금계산서 발행 요청서’입니다. 이 서식을 활용하면 요청자는 정해진 절차에 따라 발행을 간편하게 요청할 수 있고, 처리자는 필요한 정보를 한눈에 확인할 수 있어요.

 

 

 

1. 입력 항목에 딱 맞는 컴포넌트, 이렇게 골라요

 

세금계산서는 사업자가 재화(물건) 또는 용역(서비스)을 공급할 때, 공급받는 자에게 제출하는 증명 서류입니다. 따라서 공급받는 자의 정보를 정확하게 입력하는 것이 매우 중요합니다.

 

각 입력 항목의 특성에 맞춰 컴포넌트를 알맞게 배치해 보세요.

항목	추천 컴포넌트
대표자명 / 상호 / 성명	짧은 텍스트 입력이므로 ‘텍스트’ 컴포넌트
사업자등록번호 / 연락처	숫자만 입력되는 ‘숫자’ 컴포넌트
사업장 소재지	우편번호 검색 기능으로 간편한 주소 입력이 가능한 ‘주소’ 컴포넌트

텍스트 및 숫자 유형의 컴포넌트에는 ‘입력 허용 값’ 및 ‘최대 입력 글자수’를 제한하여 입력 실수를 줄이는 것도 하나의 방법입니다.

 

 

2. 사업자등록증, 파일 첨부로 전달해요

 

“어라, 기재된 사업자등록번호가 틀리다고 나오네…?”

 

이처럼 세금계산서 처리자가 정보를 다시 확인해야 하는 상황이 생기면, 결재 과정을 처음부터 다시 진행해야 하기 때문에시간이 꽤 지체될 수 있어요. 이런 불편을 줄이려면 초기 단계에서 필요한 자료를 빠짐없이 확보하는 것이 중요합니다. 이를 위해 사업자등록증 사본을 함께 제출할 수 있도록 ‘파일 첨부’ 컴포넌트를 사용해 보세요.

 

 

‘파일 첨부’ 컴포넌트는 첨부 가능한 파일 개수를 최대 20개까지 설정할 수 있으며, 필요에 따라 개수 제한을 조절할 수 있습니다. 버튼에 표시되는 레이블도 자유롭게 수정할 수 있으니, 문서의 용도나 대상에 맞게 이러한 상세 설정 옵션도 활용해 보세요.

 

‘파일 첨부’ 컴포넌트는 서식 문서당 한 번만 사용할 수 있습니다.

 

 

3. 금액 입력, 테이블로 한눈에 정리해요

 

세금계산서에서 또 하나의 중요한 요소는 바로 금액 관련 정보입니다. 공급가액, 각 품목의 세액(부가가치세), 그리고 최종 판매액인 공급대가까지 총 3개의 금액 항목이 정확히 기재되어야 하죠.

 

이를 한눈에 보기 좋게 정리하려면, 열 추가가 자유로운 테이블 유형의 컴포넌트를 활용해 보는 것도 좋습니다.

 

 

또한 공급대가의 세부 내역인 거래 명세서는 품목별로 세분화되는 경우가 있죠. 이럴 땐 ‘수식 테이블’ 컴포넌트의 ‘번호열’ 기능을 추천드려요.

구성원이 품목을 추가할 때마다 자동으로 번호가 부여되기 때문에, 누락 없이 깔끔한 정리가 가능합니다.

 

 

 

워케이션 신청서

워케이션은 일(Work)과 휴가(Vacation)의 합성어로 원하는 곳에서 휴식을 취하며 근무도 할 수 있는 새로운 근무형태입니다. 최근에는 업무 효율 향상과 재충전의 기회를 제공하고자 이 제도를 도입하는 기업들이 점점 늘고 있죠. 이런 경우 사전 승인을 위한 ‘워케이션 신청서’를 사용할 수 있습니다.

 

 

1. 템플릿으로 서식 뼈대를 손쉽게 만들어요

 

‘네이버웍스 결재 제공 템플릿’을 활용하면, 네이버웍스에서 목적에 맞게 미리 구성해 둔 컴포넌트를 불러와 바로 편집할 수 있는데요. 이번 사례에서는 ‘아이디어 제안서’ 템플릿을 불러와 워케이션 신청 용도에 맞게 변형해 보았습니다.

 

템플릿에 포함된 컴포넌트들은 워케이션 신청에 필요한 정보 입력 항목으로 아래와 같이 구성했어요.

구성 컴포넌트	활용 예시
스마트 에디터	수행 업무 계획을 자유 형식으로 작성할 수 있도록 설정
첨부 파일	체류 계획안 등 심사 시 참고할 수 있는 문서를 첨부할 수 있도록 설정
연관 문서	사전에 협의된 관련 결재 문서를 연결할 수 있도록 설정

 

 

2. 신청 장소는 셀렉트 박스로 골라요

 

워케이션 장소가 회사에서 지정되어 있다면, 구성원이 정해진 옵션 중 하나를 선택할 수 있도록 ‘셀렉트 박스’ 컴포넌트를 사용해 보세요. 장소별로 결재자가 다르다면, ‘결재선 연동’ 기능을 활용해 자동으로 결재자가 지정되도록 할 수도 있어요.

 

반대로 우리 회사처럼 장소가 정해져 있지 않고 구성원이 직접 제안하는 방식이라면, ‘주소’ 컴포넌트를 사용해 입력받는 것도 좋은 방법이에요.

 

 

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술술 읽히는 업무 해설집 episode 12.에서는 결재 서식의 모든 것, 그 마지막으로 근무 결과 신청과 부재 일정 등 웍스 결재에서 제공하는 서식들을 살펴보았습니다. 또한 본 시리즈에서 다룬 내용을 반영한 서식 아이디어도 함께 알아보았죠.

 

Episode 10~12에 걸쳐 소개한 결재 서식의 모든 것 시리즈를 통해, 이제 네이버웍스 결재를 보다 유연하고 효율적으로 활용하실 수 있을 거예요.

 

마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!

 

1. 네이버웍스 결재에서는 직접 서식을 제작하는 ‘서식 만들기’ 기능 외에도, 서비스 별로 제공하는 서식이 마련되어 있습니다.
2. 근태 서비스의 ‘근무 결과 신청’ 서식을 활용하면 출퇴근 기록을 수정하거나 연장/휴일 근무 시 시간 외 근로를 인정받을 수 있습니다.
3. 근태 서비스의 ‘부재 일정’ 서식을 사용하면 휴가, 경조사, 출장, 외근, 재택근무 등 모든 부재 일정을 간편하게 상신할 수 있습니다.
4. ‘증명서 신청’ 서식을 통해 이메일 주고받을 필요 없이, 결재 프로세스만으로 각종 증명서를 발급하고 관리할 수 있습니다.

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지난 술술 읽히는 업무 해설집 시리즈가 궁금하다면 →

• 1편 : 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리
• 2편 : 연차의 모든 것 1. 연차는 며칠을 줘야 하나요?
• 3편 : 연차의 모든 것 2. 언제까지 쓸 수 있게 하나요?
• 4편 : 연차의 모든 것 3. 연차 촉진, 어떻게 해야 할까요?
• 5편 : 특별 휴가로 직원 만족도 끌어 올리기
• 6편 : 업무 효율을 높이는 유연근무제
• 7편 : 근로 시간 어떻게 관리해야 할까요? 출퇴근 예외 상황 모음집
• 8편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 개념편
• 9편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 실전편
• 10편 : 결재 서식의 모든 것 1. 우리 회사
  첫 결재 서식
  만들기 A to Z
• 11편 : 결재 서식의 모든 것 2. 실무에 꼭 필요한 결재 서식 제작 기능 총정리

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네이버웍스 30일 무료체험

 

• 네이버웍스를 사용 중인 기업의 도입 계기와 효과가 궁금하다면 → 도입사례 인터뷰
• 네이버웍스 도입 사례와 교육 콘텐츠를 영상으로 보려면 → 네이버웍스 유튜브
• 네이버웍스 가이드와 전문가의 도움이 필요하다면 → 네이버웍스 헬프센터

지난 콘텐츠에서 결재 서식의 개념과 함께, 서식을 만들 때 활용할 수 있는 기초형 컴포넌트들을 하나씩 살펴봤습니다. 이제 본격적인 응용 단계로 나설 차례입니다!

 

“수량이나 금액이 자동으로 계산되면 좋겠는데…”

“비슷해 보이는 컴포넌트들, 실제로 어떻게 다를까…?”

 

이처럼 실제 업무에서는 서식을 만드는 과정에서 단순한 입력을 넘어서, 기능에 대한 이해와 선택이 필요한 순간들이 많습니다.

 

이번 술술 읽히는 업무 해설집에서는 헷갈리기 쉬운 유사 컴포넌트들의 차이를 정리하고, 자동 계산처럼 실무에 바로 사용할 수 있는 기능들을 소개해 드릴게요. 그리고 이렇게 완성된 서식을 조직 내 구성원에게 어떻게 공유할 수 있는지도 함께 살펴보시죠.

 

그럼 지금부터 업무 해설집을 펼쳐볼까요?

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체크 포인트 1. 상황별로 어떤 텍스트 컴포넌트를 써야 할까요?

 

네이버웍스 결재에는 사용자가 직접 내용을 입력할 수 있는 텍스트 컴포넌트가 세 가지 형태로 제공됩니다.

 

1-1) 텍스트 vs 멀티 텍스트

‘텍스트’와 ‘멀티 텍스트’는 볼드 처리와 같은 텍스트 서식 기능 없이, 단순히 값을 입력하는 데 사용하는 기본 컴포넌트입니다.

 

두 컴포넌트 모두 최대1,000자까지 입력 가능하지만, 화면에 표시되는 방식에 차이가 있어요. ‘텍스트’는 항상 한 줄로 고정되어 간단한 항목 입력에 적합하고, ‘멀티 텍스트’는 입력창 높이를 여러 줄로 설정할 수 있어 긴 내용을 시각적으로 정리할 때 유용합니다.

 

 

1-2) 스마트 에디터

‘스마트 에디터’는 폰트 변경, 문단 정렬 등 텍스트 서식 편집 기능까지 지원합니다. 때문에 기안서 본문이나 기획안 내용처럼 여러 문단에 걸친 상세한 내용을 작성할 때 특히 유용하죠.

 

모바일에서는 스마트 에디터 기능이 제공되지 않으며, 멀티 텍스트로 변환되어 표시됩니다.

 

또한 관리자가 미리 작성한 글 양식을 기본값으로 설정하여, 기안자가 작성 전에 참고할 수 있는데요.

 

서식 공간 영역에 해당 컴포넌트를 드래그한 후 ‘서식 저장’을 클릭합니다. 그다음 서식 만들기 메뉴로 돌아가면, 방금 설정한 컴포넌트 이름과 함께 새로운 설정 옵션이 추가된 것을 확인할 수 있습니다.

 

 

우측의 ‘문서 작성 시, 기본으로 제공될 글 양식 작성’을 클릭하면, 하단에 ‘기안 내용’ 창이 열립니다. 해당 창에서는 ‘스마트 에디터’를 미리 작성해 둘 글 양식을 입력할 수 있습니다. 입력해야 할 내용이 많을 경우, 기안자가 참고할 수 있도록 작성 가이드를 함께 제공해 보세요.

 

이 외에도, 문서 목적에 따른 다양한 컴포넌트를 확인하고 싶다면 컴포넌트 상세 설명을 참고해 보세요. 보다 명확하고 실용적인 서식을 만드는 데 도움이 됩니다.

 

 

체크 포인트 2. 기본 컴포넌트 외에 웍스 결재 컴포넌트는 어떤 용도로 쓰이나요?

 

네이버웍스 결재에서는 기본 컴포넌트 외에도, 조직 정보나 회사 데이터를 자동으로 불러올 수 있는 ‘결재 컴포넌트’를 함께 제공합니다.
예를 들어 ‘사원 검색’과 ‘부서 검색’ 컴포넌트를 활용하면, 문서 작성 중 다른 구성원을 빠르고 정확하게 지정하거나 검색할 수 있죠.

 

물론 텍스트로 이름을 직접 입력할 수도 있지만, 결재 문서에서는 정확성이 무엇보다 중요합니다. 동명이인을 잘못 선택하거나, 조직 변경으로 부서 정보가 달라졌을 경우 등의 사소한 휴먼 에러를 방지할 수 있다는 점에서 유용한 컴포넌트입니다.

 

 

예를 들어 프로젝트 보고서에 팀원 이름을 기재해야 되는 상황을 가정해 볼게요. ‘사원 검색’ 컴포넌트를 서식 공간 영역에 드래그합니다. 만약 두 명 이상을 언급해야 할 경우에는, 우측 ‘상세 설정’에서 ‘복수 선택 기능’을 활성화해 여러 명의 팀원을 검색하고 선택할 수 있어요.

 

 

이 외에도 다양한 ‘결재 컴포넌트’를 활용해 결재 문서의 완성도와 정확도를 한층 더 높여보세요.

 

서식 명칭	용도	대표적인 상황 예시
사원 / 부서 검색	등록된 사원 및 부서 선택	협조자 지정, 프로젝트 참여 인력 기재 등
연관문서	결재 완료된 문서 또는 이관 문서를 연관 문서로 첨부	전 회차 품의서 첨부, 관련 보고서 연결 등
서명 / 회사 직인	서식에 작성자의 서명 및 회사 직인 표시	대외 발송용 공문, 계약서 초안 등

 

체크 포인트 3. 계산까지 자동으로 되는 결재 문서, 만들 수 있나요?

 

금액이 포함된 결재 문서는 작은 숫자 오류 하나도 결과에 큰 영향을 줄 수 있기 때문에 더욱 주의가 필요합니다. 이럴 땐 네이버웍스 결재의 ‘수식 테이블’ 컴포넌트를 활용해 입력값을 자동 계산하고, 실수를 방지할 수 있어요.

 

3-1) 테이블 vs 수식 테이블

네이버웍스 결재에는 ‘수식 테이블’ 외에도 기본 ‘테이블’ 컴포넌트를 제공하고 있는데요. 그렇다면 이 둘은 어떻게 다를까요?

 

‘테이블’ 컴포넌트는 정보를 표 형태로 정리해 보여주고 싶을 때 유용합니다. 인원 목록이나 항목 정리 등 일반적인 데이터 나열에 적합하죠. 또, 상세 설정 > 필드 열 방향 옵션을 활용하면 테이블을 가로형 또는 세로형으로 구성할 수 있어 다양한 형태로 활용 가능합니다.

 

 

반면, ‘수식 테이블’은 숫자 계산에 특화된 컴포넌트입니다. 사용자가 입력한 수치는 ‘계산 열 추가’ 기능을 통해 자동 계산되며, 합계 등의 결과값이 실시간으로 표시됩니다. 별도로 계산기를 사용할 필요 없이 입력 실수를 줄일 수 있고, 결재자는 정확한 수치를 한눈에 파악할 수 있죠.

 

 

3–2) 수식 테이블 사용법

 

두 가지 테이블 컴포넌트의 차이를 살펴봤으니, 이번엔 ‘수식 테이블’을 실제 결재 문서에 어떻게 적용하는지 알아보겠습니다.

 

예를 들어, 구매 신청서에서 단가 × 수량 = 총금액이 자동 계산되도록 설정해 볼게요. 먼저 서식을 생성한 후, 컴포넌트 영역에서 ‘수식 테이블’을 서식 공간에 드래그합니다.

 

 

오른쪽 설정 영역에서 ‘계산식 열 추가’를 클릭하면, ‘숫자’ 속성이 지정된 항목에서 계산식을 적용할 수 있습니다.

 

그다음 단가와 수량 필드를 각각 추가하고, 두 항목 모두 ‘숫자’ 속성으로 설정해 주세요. 이후 ‘합계’ 열을 추가하고 계산 방식에서 ‘곱하기’를 선택하면 단가 x 수량의 결과가 자동으로 계산되어 표시됩니다.

 

 

또한 ‘행 추가’ 기능을 활용하면 사용자가 테이블 내 항목을 직접 추가할 수 있어요. 물품처럼 계산 항목이 여러 개인 경우에 특히 유용하죠.

 

그리고 특정 열의 ‘소계’ 기능을 설정해두면, 해당 항목들의 전체 합계인 총합이 테이블 하단에 자동으로 계산되어 표시됩니다. 예를 들어 두 개의 물품을 입력하면, 각 항목의 ‘합계’를 더한 전체 ‘총합’이 하단에 자동 계산되어 표시되는 것이죠.

 

 

3-3) 수식 테이블, 더 똑똑하게 쓰는 법

 

지정 값 설정

앞서 단가 × 수량처럼 입력 항목 간의 계산을 예시로 살펴봤는데요. 그런데 수식 테이블에서는 사용자가 입력한 값뿐만 아니라, 할인률처럼 직접 지정한 숫자나 비율도 계산식에 넣을 수 있습니다.

 

예를 들어, 판매 단가라는 항목에 20% 할인을 적용한 할인가를 계산한다고 가정해 보겠습니다. ‘계산식 열 추가’를 클릭한 뒤, 첫 번째 항목으로 ‘판매 단가’를 선택합니다.

연산 방식은 ‘곱하기’를 지정하고, 다음 항목에서는 ‘직접 입력’을 선택해 할인율 20%를 반영한 0.8을 입력합니다. 이렇게 설정하면, 할인된 금액이 자동으로 계산되어 표시됩니다.

 

 

테이블 순서 및 너비 변경

테이블을 만들다 보면 열 추가 순서를 헷갈리거나, 필요한 열을 뒤늦게 추가하는 경우가 종종 생기곤 하는데요.

 

이럴 때 유용한 기능이 바로 ‘테이블 순서 – 너비’ 설정입니다. 이 기능을 이용하면 열의 순서를 드래그로 조정할 수 있고, 테이블의 너비도 자유롭게 설정할 수 있습니다. 처음부터 테이블을 다시 만들 필요 없이, 필요한 위치로 열을 옮겨가며 더 빠르고 유연하게 테이블을 완성해 보세요.

 

 

조건별 결재선

술술 읽히는 업무 해설집 episode 9.에서는 직급이나 부서에 따라 결재선을 개별 설정하는 방법을 살펴봤죠. 그런데 부서나 직책 같은 사용자 정보뿐만 아니라, 수식 테이블의 계산 결과를 기준으로도 조건별 결재선을 설정할 수 있다는 사실, 알고 계셨나요?

 

예를 들어, 구매 신청서에서 총 구매 금액이 1천만 원 이상이면 대표이사의 결재가 자동 추가되는 구조를 만들 수 있는데요. 설정 방법은 아래와 같습니다.

 

‘수식 테이블’의 결재선 연동 기능은 단순한 숫자 입력값이 아닌, ‘소계’로 산출된 총합 값에만 적용 가능합니다.

 

오른쪽 상세 설정 영역에서 ‘결재선 연동’을 ‘사용’으로 설정합니다. 그다음, 결재선 설정 메뉴로 이동해 ‘조건별 결재선’을 활성화합니다. 대상자 유형은 ‘수식 테이블’로 선택하고, ‘조건별 결재선 추가’를 클릭하면, 기준 열을 지정해 조건을 설정할 수 있어요.

 

‘수식 테이블’뿐 아니라 ‘시간(단일/번위)’, ‘날짜(단일/범위)’, ‘숫자’, ‘통화’ 컴포넌트도 조건별 결재선 설정이 가능합니다. 

 

이처럼 조건별 결재선은 서식 내 입력된 수치 데이터에 따라 결재 라인을 자동으로 설정할 수 있어 실무에 매우 유용합니다. 수식 테이블에서 산출된 값에 따라 결재자 범위가 달라져야 하는 경우라면, 꼭 활용해 보세요.

 

체크 포인트 4. 제작한 서식은 구성원에게 어떻게 배포하나요?

 

지금까지 서식 제작에 유용한 컴포넌트와 기능을 살펴봤는데요. 이번에는 이렇게 만든 서식을 구성원들이 실제로 사용할 수 있도록 ‘배포’하는 방법을 알아보겠습니다.

 

‘서식 만들기’에서 저장한 서식은 결재 관리 > 서식 관리 목록에서 확인할 수 있습니다. 이때 서식의 기본 상태는 ‘사용 안 함’으로 설정되어 있어, 구성원들에게는 아직 노출되지 않습니다. 이는 서식이 완성되지 않았거나, 사내 검토가 필요한 경우를 고려한 기본값입니다.

 

 

구성원이 해당 서식을 사용하려면, 관리자가 해당 서식의 사용 여부를 ‘사용’으로 전환해 주어야 합니다. 이후 더 이상 사용하지 않는 서식도 동일한 방식으로 손쉽게 비활성화할 수 있습니다.

 

별책부록

 

코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록! 결재 서식을 만들다 보면 생각보다 자주 빠뜨리기 쉬운 항목들이 있습니다. 이번 별책부록에서는 그런 실수를 미리 방지할 수 있도록, 서식 제작 시 꼭 체크해야 할 실전 포인트를 한눈에 정리해 보았습니다.

 

이 부분들까지 함께 고려한다면, 더욱 완성도 높은 결재 서식을 완성할 수 있을 거예요.

 

‘필수 항목’ 지정하기

서식에는 반드시 입력해야 하는 항목도 있고, ‘파일 첨부’, ‘연관 문서’처럼 부연 설명을 위한 컴포넌트를 추가로 활용하는 경우도 있죠. 이럴 때는 각 컴포넌트를 필수 입력 항목으로 설정할지 여부를 직접 지정할 수 있습니다.

 

 

구성원이 실수로 필수 항목 입력을 누락해 결재가 반려되는 일이 없도록, 꼭 입력이 필요한 컴포넌트는 미리 필수 값으로 지정해 보세요.

 

부가 설명 추가하기

 

각 컴포넌트에는 이름뿐 아니라, 입력 전에 참고해야 할 내용을 설명으로 함께 표시할 수 있습니다. 작성 시 반드시 참고해야 할 내용이 있다면, 해당 컴포넌트에 설명을 덧붙여 안내해 보세요.

 

 

서식 전반에 대한 공통 안내가 필요한 경우에는, 기본 설정 메뉴로 돌아가 ‘서식 하단 설명 영역’을 활용해 전체 문서에 적용되는 메시지를 추가할 수도 있습니다.

 

‘서식 하단 설명’은 문서 하단에 고정되며, 구성원이 수정할 수 없습니다. 반면, ‘스마트 에디터’의 글 양식 (체크포인트 1 참고)은 컴포넌트 내에 표시되어, 구성원이 자유롭게 편집하거나 삭제할 수 있습니다.

 

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술술 읽히는 업무 해설집 episode 11.에서는 텍스트 및 테이블 유형의 컴포넌트 차이점부터 자동 계산, 서식 배포까지 실전 서식 제작에 꼭 필요한 기능을 차근히 살펴보았습니다.

 

다음 편에서는 서비스 별로 네이버웍스에서 기본으로 제공하는 결재 서식들을 소개합니다. 각 서식이 실제 어떤 상황에서 쓰이는지 사례 중심으로 구체적으로 살펴볼 예정이에요. 마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!

 

결재 담당자라면 꼭 참고해 볼 만한 결재 서식의 모든 것, 그 두 번째

 

1. 서식에 텍스트를 입력할 때는 내용의 길이나 목적에 따라 컴포넌트를 구분해 보세요. 간단한 단문은 ‘텍스트’, 여러 줄 입력에는 ‘멀티 텍스트’, 서식 편집이 필요한 경우에는 ‘스마트 에디터’가 적합합니다.
2. ‘기본 컴포넌트’ 외에도 결재에 특화된 ‘웍스 결재 컴포넌트’가 존재하며, 사원 및 부서 검색 컴포넌트를 사용하면 구성원의 이름이나 조직 정보를 정확하게 입력할 수 있습니다.
3. 금액 계산이 필요한 문서라면 ‘수식 테이블’ 컴포넌트를 활용해 보세요. 자동 계산 서식을 만들 수 있고, 테이블 값을 기준으로 조건별 결재선을 설정할 수 있습니다.
4. 구성원이 제작한 서식을 사용할 수 있도록 하려면, 결재 관리 서비스 > 서식 관리에서 해당 서식의 사용 여부를 ‘사용’으로 변경해야 합니다.

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지난 술술 읽히는 업무 해설집 시리즈가 궁금하다면 →

• 1편 : 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리
• 2편 : 연차의 모든 것 1. 연차는 며칠을 줘야 하나요?
• 3편 : 연차의 모든 것 2. 언제까지 쓸 수 있게 하나요?
• 4편 : 연차의 모든 것 3. 연차 촉진, 어떻게 해야 할까요?
• 5편 : 특별 휴가로 직원 만족도 끌어 올리기
• 6편 : 업무 효율을 높이는 유연근무제
• 7편 : 근로 시간 어떻게 관리해야 할까요? 출퇴근 예외 상황 모음집
• 8편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 개념편
• 9편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 실전편
• 10편 : 결재 서식의 모든 것 1. 우리 회사
  첫 결재 서식
  만들기 A to Z

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• 네이버웍스를 사용 중인 기업의 도입 계기와 효과가 궁금하다면 → 도입사례 인터뷰
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“이거 기안지로 올려야 하나요, 품의서로 해야 하나요?”

“처음부터 서식을 다 만들려니 막막한데… 참고할 만한 예시는 없을까요?”

 

결재 서류를 작성할 때마다 이런 고민, 한 번쯤 해보신 적 있지 않으신가요?

서식 종류는 많은데 어떤 걸 선택해야 할지 헷갈리고, 심지어 어떻게 만들어야 할지조차 막막할 때가 많죠.

 

이번 업무 해설집에서는 헷갈리기 쉬운 서식의 개념부터 서식을 생성하고 기초형 컴포넌트를 활용하는 방법까지 차근히 짚어보려 합니다.

 

그럼, 업무 해설집을 펼쳐볼까요?

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체크 포인트 1. 기안지랑 품의서는 무엇이 다른가요?

 

서식 종류의 구분

 

결재 문서를 쓸 때 가장 먼저 막히는 부분, 바로 서식의 종류입니다. 서식을 선택하는 순간부터 문서 흐름과 결재선이 결정되기 때문에, ‘기안지로 써야 할지, 품의서로 써야 할지’는 실무에서 매번 마주하게 되는 질문이죠.

 

그런데 결론부터 말하자면, 기안지와 품의서의 구분은 명확하지 않은 경우가 많습니다. 회사마다 쓰는 명칭도 다르고, 심지어 하나의 일을 기안지로도, 품의서로도 처리하는 곳도 있어요. 그래서 이럴 땐, 문서 제목이 아니라 ‘목적’을 기준으로 판단하는 것이 가장 정확합니다.

 

서식 명칭	목적	대표적인 상황 예시
기안지	‘이 일을 시작하고자 합니다’라는 알림 및 제안	사내 캠페인 및 신규 프로젝트 검토 요청 등
품의서	‘업무 진행 승인 부탁드립니다’라는 실행 허가 요청	물품 구매, 업체 제휴, 인력 채용 등
보고서	‘이렇게 처리했습니다’라는 결과 보고	출장 보고, 시범 운영 결과 정리 등

예를 들어, 외부 컨퍼런스를 기획하며 ‘행사 일정과 운영 방안은 다음과 같습니다’와 같이 전반적인 계획을 사전에 공유하려는 목적이라면, 기안지에 가깝습니다. 반면에, 실제 실행을 위해 장소 대관이나 외부 강연자 섭외 등 회사의 승인과 예산 집행이 필요하다면 품의서가 적절하죠.

 

이렇듯, 문서의 목적(제안, 승인, 보고)을 기준으로 정리하면 보다 쉽게 필요한 서식 선택할 수 있습니다.

 

 

체크 포인트 2. 처음 서식 작성할 땐, 무엇을 어떻게 채워야 할까요?

 

네이버웍스 결재에서는 서식 관리 메뉴를 통해 특정 목적에 맞는 결재 문서를 직접 작성할 수 있습니다. 필요한 정보를 어떤 방식으로 입력받을지 정한 뒤, 텍스트, 날짜, 파일 첨부 등 다양한 컴포넌트를 활용해 맞춤형 서식을 만들 수 있죠.

 

서식은 세 가지의 방식으로 생성할 수 있는데요. 네이버웍스 화면을 통해 어떻게 진행되는지 자세히 알아보겠습니다.

 

STEP 1. 서식 기본 설정하기

 

 

결재 관리 서비스 > 서식 관리 메뉴에서 ‘서식 만들기’ 버튼을 눌러 서식을 추가합니다. 그다음 ‘기본 설정’ 탭에서 서식 기본 정보를 입력합니다. 카테고리와 서식명을 제외한 나머지 항목은 결재선 구성 혹은 명칭 설정 방식에 따라 선택적으로 입력할 수 있습니다.

 

결재선에 대한 자세한 정보는 episode 8편 ‘헷갈리는 결재선 확실하게 이해하기‘ 에서 자세히 확인하실 수 있습니다.  

 

서식 만들기에서 ‘서식 하단 설명’을 설정하면, 문서 작성 시 꼭 필요한 안내 문구를 본문에 띄워 사용자 혼선을 줄일 수 있습니다.

 

 

STEP 2. 서식 생성하기

 

‘서식 만들기’ 탭에서 ‘서식 편집기’를 클릭합니다. 서식은 빈 서식에 모든 내용을 직접 구성하여 우리 회사만의 새로운 서식을 생성하거나, 이미 존재하는 다른 서식을 템플릿으로 활용하여 새로운 서식을 생성할 수 있습니다.

 

 

혹시 서식의 기본 틀을 참고해 결재 문서를 제작하고 싶으신가요?

 

이러한 경우, ‘웍스 결재 제공 템플릿’을 사용할 수 있습니다. 일반 기안지 등 웍스 결재에서 기본으로 제공하는 템플릿의 컴포넌트를 바탕으로, 회사 상황에 맞게 자유롭게 수정해 사용할 수 있는 것이죠.

 

또한 회사에서 이미 생성한 서식을 템플릿으로 사용하고 싶을 때도 있을 텐데요. 이럴 땐 ‘우리 회사 서식’ 목록에서 사용할 서식명을 클릭하여, 기존 문서를 참고해 새 서식을 만들 수 있습니다. 반대로 처음부터 빈 서식으로 시작하고자 하는 경우, ‘새로운 서식’ 버튼을 클릭하여 우리 회사에 맞는 문서를 직접 구성해 보세요.

 

 

 

STEP 3. 서식 내 컴포넌트 구성하기

 

네이버웍스 결재에서는 날짜를 포함한 다양한 컴포넌트를 제공하는데요. 서식 생성의 기본이 되는 기초 컴포넌트는 아래와 같습니다. 어떤 컴포넌트를 넣어야 할지 고민된다면, ‘웍스 결재 제공 템플릿’ 서식명에 마우스를 올려 포함된 컴포넌트를 살펴보는 것도 하나의 방법이에요.

 

컴포넌트	기능	예시
텍스트	내용 입력	요청 내용, 사유, 설명 등
테이블	항목별 정보 정리	비용 내역, 일정 계획, 물품 리스트 등
날짜	날짜 선택	요청일, 사용일, 프로젝트 기간 등
파일 첨부	문서 업로드	견적서, 회의자료, 계약서 등
숫자	수치 입력	금액, 인원 수, 예산 수량 등

 

서식을 생성한 후, 컴포넌트 영역에서 필요한 컴포넌트를 서식 공간 영역에 드래그해 배치한 다음 해당 서식을 수정합니다. 예시로 프로젝트 보고서 서식에서 프로젝트의 기간을 명시하도록 ‘날짜(범위)’ 컴포넌트를 추가해 보겠습니다.

 

 

 

컴포넌트를 드래그한 이후, 오른쪽 설정 영역에서 해당 컴포넌트의 속성을 입력할 수 있어요. ‘공통 설정’에서는 추가한 컴포넌트의 이름과 설명 문구를 수정할 수 있고, ‘상세 설정’에서는 컴포넌트 내부의 세부 옵션을 설정할 수 있습니다. 이번 예시의 경우, ‘이름’을 프로젝트 기간으로 바꾸고, ‘기본 날짜 설정’을 ‘설정 안 함’으로 변경해 보겠습니다.

 

 

기본 날짜 설정을 ‘설정 안 함’으로 선택하면 입력란이 공란으로 표시되고, ‘작성자 기안일’을 선택하면 문서를 작성하는 날짜가 기본값으로 자동 입력됩니다.

 

이렇게 자유롭게 서식을 수정한 후, 작성자 화면에서는 문서가 어떻게 보이는지 궁금하다면 우측 하단의 ‘미리 보기’를 클릭해 확인할 수 있어요.

 

 

 

별책부록

 

코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록! 이번 시간에는 기본 컴포넌트 사용 시, 유용하게 사용할 수 있는 상세 설정을 살펴보며 네이버웍스 결재 서식을 더 효과적으로 제작하기 위한 기능을 이해하는 시간을 가져보겠습니다.

 

Q. 매월 특정일에 작성해야 하는 문서인데, 고정된 날짜로 자동 설정되게 할 수 있나요?

 

 

날짜 컴포넌트 ‘상세 설정’에서 기본 날짜 설정 > 자동 규칙 설정을 선택하면, 구성원이 매번 직접 날짜를 선택하지 않아도 기본값이 자동으로 입력됩니다.

예를 들어 ‘매월 5일’로 설정해두면, 문서를 작성한 날짜를 기준으로 가장 가까운 5일이 자동으로 지정되는 것이죠. 이 외에도 매주, 매년 단위로 반복되는 규칙을 설정할 수 있어, 실수를 줄이고 문서 작성도 한결 더 수월하게 만들 수 있습니다.

 

예시와 같은 자동 규칙 설정 기능은 ‘날짜(단일)’ 컴포넌트에서만 적용 가능합니다.

 

Q. 결재 문서에 외부 링크를 같이 넣어야 하는데, 일반 텍스트로 넣으면 하이퍼링크가 안돼요. 어떻게 하나요?

 

 

 

 

‘테이블’ 및 ‘수식 테이블’ 컴포넌트에는 클릭 가능한 링크를 삽입할 수 있는 항목이 준비되어 있습니다. 반면에, 본문 영역에서 하이퍼링크 형식으로 텍스트에 링크를 삽입하고 싶다면 ‘스마트 에디터’ 를 활용할 수 있습니다.

 

삽입한 링크는 결재자나 참조자가 바로 클릭해 외부 사이트로 이동할 수 있어, 문서 안에서 필요한 정보를 빠르게 확인할 수 있어요.

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술술 읽히는 업무 해설집 episode 10.에서는 결재 서식의 모든 것, 그 첫 번째로 서식 종류부터, 자주 사용하는 기초형 컴포넌트까지 살펴보았습니다. 이번 편이 서식 설계의 출발점이었다면, 다음 편에서는 한층 더 실무에 가까운 고급 컴포넌트 활용법을 이어서 소개해 드릴게요. 마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!

 

결재 담당자라면 꼭 참고해 볼 만한 결재 서식의 모든 것, 그 첫 번째

 

1. 서식은 처음부터 직접 만들 수도 있고, ‘웍스 결재 제공 템플릿’이나 기존 ‘우리 회사 서식’을 참고해 제작할 수도 있습니다.
2. 서식 편집기의 ‘미리 보기’를 클릭하면, 서식 제작 후 작성자 입장에서 결재 문서를 미리 검토할 수 있습니다.
3. 컴포넌트는 서식 공간 영역으로 드래그해 배치하고 수정할 수 있습니다. 테이블, 날짜 등 기초형 컴포넌트도 ‘상세 설정 기능’을 활용하면, 더욱 우리 회사에 맞는 서식으로 구성할 수 있습니다.

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지난 술술 읽히는 업무 해설집 시리즈가 궁금하다면 →

• 1편 : 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리
• 2편 : 연차의 모든 것 1. 연차는 며칠을 줘야 하나요?
• 3편 : 연차의 모든 것 2. 언제까지 쓸 수 있게 하나요?
• 4편 : 연차의 모든 것 3. 연차 촉진, 어떻게 해야 할까요?
• 5편 : 특별 휴가로 직원 만족도 끌어 올리기
• 6편 : 업무 효율을 높이는 유연근무제
• 7편 : 근로 시간 어떻게 관리해야 할까요? 출퇴근 예외 상황 모음집
• 8편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 개념편
• 9편 : 헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 실전편
  

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• 네이버웍스를 사용 중인 기업의 도입 계기와 효과가 궁금하다면 → 도입사례 인터뷰
• 네이버웍스 도입 사례와 교육 콘텐츠를 영상으로 보려면 → 네이버웍스 유튜브
• 네이버웍스 가이드와 전문가의 도움이 필요하다면 → 네이버웍스 헬프센터

지난 ‘헷갈리는 결재선, 확실하게 이해하기 – 개념편‘에서 결재의 개념부터, 결재 유형, 결재 방식까지 하나씩 살펴보았는데요. 이제, 실전에 나설 차례입니다.

 

실제로 결재 문서를 작성하거나 결재선을 설정하다 보면 “퇴사한 부서장 때문에 결재가 멈췄어요!”, “우리 팀만 결재선을 다르게 설정하고 싶은데요?” 같은 상황을 한 번쯤은 마주하게 되는데요.

 

술술 읽히는 업무 해설집 이번 에피소드에서는 기본 결재선 설정부터 유효하지 않은 결재 관리까지 우리가 자주 겪는 상황에서 어떻게 스마트하게 결재선을 설정하고 관리할 수 있는지 실제 화면과 함께 하나하나 알려드릴게요.

 

“결재선, 이렇게 써야 진짜다!”

 

그럼 지금부터 업무 해설집을 펼쳐볼까요?

 

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체크 포인트 1. 자주 반복되는 결재 문서의 결재선은 어떻게 사용하나요?

 

자주 사용하는 문서일수록 결재선을 매번 다시 설정하는 과정이 번거롭게 느껴질 수 있는데요. 이럴 때 ‘기본 결재선’을 등록해두면, 매번 다시 설정할 필요 없이 문서 작성 시 자동으로 지정된 결재선을 불러와 편리하게 결재 문서를 처리할 수 있어요.

 

예를 들어 부재 일정 서식에서 이국철님과 김도훈님이 순차적으로 결재를 진행하도록 기본 결재선을 등록해보겠습니다.

 

[네이버웍스 결재 > 어드민 페이지 > 결재 서식 > 서식 관리] 화면

 

‘부재 일정’ 서식을 선택한 후 결재선 설정에서 ‘기본 결재선’ 설정을 켜고 ‘기본 결재선 추가’ 버튼을 클릭해 결재자를 원하는 순서로 지정할 수 있어요. 이 경우 ‘1단계: 이국철’, ‘2단계: 김도훈’ 순서로 등록하면 됩니다.

 

 

[네이버웍스 결재 > 문서 작성 > 부재 일정 서식]

 

이렇게 설정해두면, 구성원이 문서를 작성할 때 별도의 결재선 설정 없이 자동으로 이국철 → 김도훈 결재선이 적용된 상태로 화면이 나타나게 되어 내용을 입력하고 바로 상신할 수 있어요. 특히 팀 단위로 자주 사용하는 서식이 있는 경우 유용하게 사용할 수 있습니다.

 

 

체크 포인트 2. 연차 신청 시 직급에 따라 결재선을 다르게 적용할 수 있나요?

 

‘조건별 결재선’ 기능을 설정하면 직급이나 부서에 따라 결재선을 자동으로 다르게 설정할 수 있어요. 예를 들어, 연차 신청 시 부장급 직원은 이사와 대표이사의 결재까지 받도록 설정하고 싶다고 가정해 보겠습니다.

 

[네이버웍스 결재 > 어드민 페이지 > 결재 관리 > 서식 > 서식 관리] 화면

 

‘부재 일정’ 서식을 선택한 후 결재선 설정에서 ‘조건별 결재선’ 설정을 켭니다. 이후 ‘조건별 결재선 추가’ 버튼을 클릭해 새로운 조건을 등록합니다. 해당 조건에는 ‘직급’에서 ‘부장’을 설정하고 1단계 이사, 2단계 대표이사 순으로 결재선을 지정합니다.

 

이렇게 설정해두면 일반 직원이 부재 일정 서식을 작성할 경우 팀장 → 부장의 기본 결재선이 자동 적용되고, 부장 이상이 문서를 작성할 경우에는 이사 → 대표이사 순으로 조건별 결재선이 자동으로 적용됩니다.

 

이처럼 ‘조건별 결재선‘을 통해 ‘직급, 부서, 사용자 유형’ 등 다양한 기준에 따라 맞춤형 조건을 설정할 수 있어 더욱 빠르 결재 프로세스를 만들 수 있습니다.

 

 

체크 포인트 3. 서식별로 결재선을 설정해 두었는데, 특정 사유일 때 일부 결재자를 생략하고 싶어요. 가능한가요?

 

결재선 예외 관리 메뉴를 통해 설정된 기본 결재선에서 특정 결재자를 생략하거나 다른 사람으로 대체할 수 있어요.

 

[네이버웍스 결재 > 어드민 페이지 > 결재 관리 > 서식 > 결재선 예외 관리] 화면

 

 

결재선 예외 관리 메뉴에서 구성원이 부재 일정 서식을 상신할 때, 부재 항목이 ‘재택 근무’인 경우에는 팀장님의 결재를 생략하도록 설정해 볼까요?

 

[네이버웍스 결재 > 문서 작성 > 부재 일정 서식] 화면

 

관리자가 결재선 예외 관리를 설정하고 구성원이 부재 일정 서식을 작성하면 위와 같은 화면을 마주하게 돼요.

 

연차, 외근 등의 부재 항목을 선택할 경우 이국철 – 김도훈과 같은 기본 결재선이 설정되어 있는데요. 반면 부재 항목이 ‘재택 근무’일 경우, 이국철 결재자를 생략하고 김도훈만 결재를 진행하게 되는 것이죠.

 

 

체크 포인트 4. 구성원이 자주 사용하는 결재선을 직접 등록해두고 쓰게 할 수는 없을까요?

 

그럴 땐 ‘나의 결재선’ 기능을 활용할 수 있어요. ‘나의 결재선’은 구성원이 자주 사용하는 결재자 조합, 수신처, 공유자를 직접 등록해두고 결재 문서 작성 시 바로 불러올 수 있는 기능이에요.

 

[네이버웍스 결재 > 문서 작성 > 나의 결재선] 화면

 

 

만약 구성원이 여러 문서를 작성할 때마다 매번 동일한 결재자, 수신처, 공유 대상을 매번 입력하고 있다면, 나의 결재선 메뉴에서 ‘결재선 추가’, ‘수신 그룹 추가’, ‘ 공유 그룹 추가’를 통해 결재선을 설정해 둘 수 있습니다.

 

[네이버웍스 결재 > 문서 작성 > 급여 증명서 신청 서식] 화면

 

이렇게 미리 설정해둔 결재선은 결재 문서 작성 시 ‘나의 결재선 불러오기’를 클릭하여 한 번에 불러올 수 있습니다. 상황별로 여러 가지 조합을 만들어둘 수 있기 때문에, 다양한 문서 작성 시 더욱 빠르게 설정할 수 있죠.

 

그렇다면, 기본 결재선과 나의 결재선은 어떤 차이가 있을까요?

 

‘기본 결재선’은 관리자가 서식별로 미리 설정해두는 공식 결재 흐름이라 기본적으로 사용해야 하는 결재선이고, 필요할 때만 수정해야 해요.  반면 ‘나의 결재선’은 개인이 직접 등록하고 자유롭게 활용할 수 있는 나만의 즐겨찾기 결재선이에요.

 

 

체크 포인트 5. 결재 문서를 올렸는데, 결재자가 퇴직해서 문서가 멈춰버렸어요. 어떻게 해야 하나요?

 

[네이버웍스 결재 > 어드민 페이지 > 결재 관리 > 문서 권한 관리 > 유효하지 않은 결재 관리] 화면

 

문서의 결재자 및 수신처로 설정된 구성원이 삭제되었거나 퇴직한 경우, 유효하지 않은 결재 관리 메뉴를 통해 해당 문서가 멈추지 않도록 대체 결재자와 수신처를 지정할 수 있어요.

 

 

[네이버웍스 결재 관리 > 문서 권한 관리 > 유효하지 않은 결재 관리] 화면 

 

관리자는 유효하지 않은 결재 관리 메뉴에서 전체 결재 문서의 유효성 상태를 확인하고, ‘변경’을 클릭하여 변경할 결재자를 입력합니다. 이때 ‘결재자 일괄 변경’을 선택하면, 해당 결재자가 포함된 진행 문서의 결재선이 일괄적으로 변경돼요.

 

결재자 변경이 완료되었다면, 변경한 결재자에게 안내 메일이 발송됩니다. 조직 개편이나 인사 이동이 잦은 회사일수록, 이 기능을 활용해 결재 문서 정체를 최소화할 수 있게 됩니다.

 

 

별책부록

 

코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록! 이번 시간에는 네이버웍스 결재를 사용했을 때 더욱 시너지를 낼 수 있는 꿀팁이 있을지 결재 기획자님께 직접 들어봤습니다.

 

Q1. 다양한 산업군에서 네이버웍스 결재 서비스를 사용하고 있을 텐데요. 혹시 이런 산업군에서는 이렇게 결재 서비스를 활용하면 좋다! 하는 사용팁이 있다면 알려주세요.

 

제조업이나 물류업처럼 현장에서 일하시는 분들이 많은 산업에서는 결재자가 자리를 비우는 일이 잦고 그로 인해 결재가 지연되는 경우가 있는데요.

 

 

저희는 이런 환경에 맞춰 언제 어디서나 손쉽게 접근할 수 있는 모바일 환경에서의 사용성에 집중하고 있어요. 사용자는 모바일에서 바로 결재 문서를 작성할 수 있고, 손쉽게 결재할 수 있어요.

 

또 다른 특징은 경영지원 서비스와 유기적으로 연결된다는 점이에요. 예를 들어 부재 일정을 상신하고 이 문서가 승인되면 해당 부재 일정이 네이버웍스의 근태 서비스에 자동으로 반영돼요. 경영지원 담당자가 수기로 데이터를 다시 입력할 필요 없어 훨씬 효율적이죠. 이처럼 네이버웍스 결재는 다양한 경영지원 기능들 사이에서 업무 흐름을 자연스럽게 이어주는 ‘중간 다리’ 역할을 하고 있다고 생각해요.

 

 

 

Q2. 모바일로 손쉽게 구성원의 연차를 결재하면, 부재 내용이 바로 근태에 반영되니 간편하네요! 그렇다면 경영지원 서비스 말고도 네이버웍스 내 다른 서비스와 결재가 연계되어 사용될 수 있나요?

 

그럼요. 결재는 본질적으로 ‘업무의 흐름’ 속에 있는 기능이에요. 단독으로 사용되는 경우보다, 다른 서비스와 함께 쓰일 때 진짜 힘을 발휘하죠.

 

예를 들어 ‘부재 일정’ 결재 서식을 작성할 때 ‘캘린더에 등록’ 옵션을 선택하면, 그 일정이 자동으로 캘린더에 반영돼요. 이렇게 하면 다른 구성원들도 부재 일정을 미리 확인할 수 있어서, 따로 공지하지 않아도 자연스럽게 공유가 되는 거죠. 결재와 일정 공유가 따로 분리되지 않고 한 번에 처리된다는 점에서, 실무자들 입장에선 훨씬 간편하게 느끼실 거라고 생각합니다.

 

 

캘린더가 구성원의 부재 일정을 자연스럽게 공유해주는 도구라면, 결재 요청을 빠르게 ‘인지’하게 해주는 메일도 있는데요. 결재 대기 중인 문서가 있을 때, 업무가 바쁘다 보면 결재함을 일일이 확인하기 어렵잖아요. 메일로 알림이 오면 구성원 입장에선 놓치는 일이 줄어들 수 있죠.

 

특히 메일은 하루에도 여러 번 확인하는 채널이라, 결재 요청을 메일로 받아볼 수 있으면 훨씬 빠르게 인지하고 처리할 수 있어요. 문서 제목, 작성자, 내용 등 주요 정보가 함께 들어있어 바로 판단해서 승인하거나 보류할 수 있으니까요.

 

 

 

Q3. 아 그렇군요! 결국 결재는 단독으로 움직이기보다는 여러 업무 과정 사이를 이어주는 연결점 같은 역할을 하는 것이네요?

 

맞아요. 논의가 오간 다음 결정이 필요한 순간, 결재가 그 과정을 공식화하고 정리해주는 거죠. 그래서 캘린더나 메일처럼 앞뒤 맥락을 만들어주는 서비스들과 함께 쓸 때, 결재도 훨씬 더 자연스럽고 효율적으로 이어질 수 있다고 생각해요.

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술술 읽히는 업무 해설집 episode 9.에서는 결재선을 설정하고 관리할 수 있는 실전 팁에 대해 A부터 Z까지 자세히 알아보았습니다. 마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!

 

결재 담당자라면 꼭 알아야 하는 것

 

1. ‘기본 결재선’을 설정하면 문서 작성 시 자동으로 지정된 결재선을 불러와 편리하게 결재 문서를 처리할 수 있습니다.
2. ‘조건별 결재선’ 기능을 설정하면 직급이나 부서에 따라 결재선을 다르게 설정할 수 있습니다.
3. ‘결재선 예외 관리’를 설정하면 기본 결재선에서 특정 결재자를 생략하거나 다른 사람으로 변경할 수 있습니다.
4. ‘나의 결재선’을 설정하면  결재 문서 작성 시 구성원이 자주 사용하는 결재자, 수신처, 공유 대상을 손쉽게 불러올 수 있습니다.
5. 유효하지 않은 결재 관리를 통해 결재 대기 또는 결재 예정인 사원 및 부서가 유효하지 않은 경우 결재선을 변경할 수 있습니다.

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지난 술술 읽히는 업무 해설집 시리즈가 궁금하다면 →

• 1편 : 인사 담당자라면 꼭 알아야 하는 근로기준법 총정리
• 2편 : 연차의 모든 것 1. 연차는 며칠을 줘야 하나요?
• 3편 : 연차의 모든 것 2. 언제까지 쓸 수 있게 하나요?
• 4편 : 연차의 모든 것 3. 연차 촉진, 어떻게 해야 할까요?
• 5편 : 특별 휴가로 직원 만족도 끌어 올리기
• 6편 : 업무 효율을 높이는 유연근무제
• 7편 : 근로 시간 어떻게 관리해야 할까요? 출퇴근 예외 상황 모음집
• 8편 :
  헷갈리는 결재선, 확실히 이해하기 – 개념편

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