“700명 이상 검수 작업장과 사무실, 모든 곳에서 휴대폰 번호 대신 네이버웍스로 통화해요”
도입 배경
체계적인 소통 및 업무 환경 구축을 위해 네이버웍스로 협업, 문서화, 결재 시스템을 일원화
활용 형태
게시판을 활용한 사내 공지, 친목 도모 활동과 더불어 다양한 결재 문서 양식을 직접 만들어 사용
도입 효과
체계적인 문서화를 통해 회사의 소중한 히스토리를 관리하고, 필요한 데이터를 손쉽게 검색 가능
Q. 회사 소개 부탁드립니다.
페이머스스튜디오 (Famous Studio)는 국내 1위 한정판 거래 플랫폼 KREAM의 검수 서비스를 담당하는 자회사입니다. 전문적인 검수 인력과 물류 고도화를 통해 최적의 검수 시스템을 제공하며, 지속적인 기술 개발과 인재 육성을 통해 서비스 품질을 더욱 향상시켜 나가고 있습니다. 검수 서비스 담당 부서와 R&D 부서, 고객 지원 부서, 재무, 회계, 인사 등 경영지원 부서로 구성되어 있고, 저는 재무회계팀 소속으로 네이버웍스 도입부터 운영까지 담당하고 있습니다.
Q. 네이버웍스 도입 계기는 무엇이었나요?
사내 협업 체계 마련이 가장 큰 이유였어요. 기존에는 메신저는 카카오톡이나 LINE을, 공지는 네이버 카페를 이용했는데, 전자 결재 승인 시스템이 없으니 사내 정보의 체계적인 문서화와 히스토리 관리가 어려웠어요. 사내 업무 소통, 공지, 결재 기능을 갖춘 도구를 검토하던 중 이 모든 기능을 합리적인 가격에 제공하는 네이버웍스를 선택하게 됐습니다.
Q. 도입 과정에서 어려움은 없었나요?
‘네이버웍스를 왜 써야 하는지’ 공감대 형성이 가장 중요했습니다. 익숙한 업무 방식 대신 새로운 방식에 적응해야 했거든요. 그래서 네이버웍스 헬프센터 링크를 넣고 관련된 활용 팁을 공유하는 공지 글을 게시판에 올리기 시작했습니다. 특히 ‘결재’ 프로세스를 낯설어 하는 분들이 많았는데, 자료를 올릴수록 빠르게 적응하시는 모습을 볼 수 있었습니다. 자연스럽게 게시판 사용률도 점점 높아져서 네이버웍스와 빠르게 가까워지는 데 큰 도움이 됐어요.
Q. 게시판 활용법을 조금 더 자세히 알려주신다면요?
중요한 공지를 누가 읽었는지 확인할 수 있어 리마인드 하기도 편리합니다. 직원 수가 700명이 넘어가면서 인사 발령 업무 관리가 어려웠는데 전사를 대상으로 투명하게 공지하고 있습니다. 사내에서만 폐쇄형으로 운영하는 구조이니 기존에 사용하던 네이버 카페에 비해 임직원 개인정보나 회사의 중요 정보 노출 위험 없이 자유롭게 소통할 수 있어 만족합니다. 동호회나 사내 판매 게시판도 운영하며 업무 외적으로도 직원 간 친목을 다지는 기회가 많아진 점은 덤이에요.
Q. 검수 작업장과 사무실 간 연락은 어떻게 하시나요?
저희는 개인 휴대폰 번호 대신 네이버웍스를 활용하여 모든 업무 통화를 처리하고 있습니다. 개인 번호로 걸려오는 통화에 부담을 느끼시는 분들이 계셔서 프로필에 개인 번호가 노출되지 않도록 설정하고 네이버웍스 통화를 권장했습니다. 다행히 많은 분들이 네이버웍스 통화를 편리하게 이용하고 계시는데요. 긴급한 상황이나 즉각적인 소통이 필요할 때 음성 통화를 활용하고, 간단한 내용은 메시지를 주고받고 있습니다.
Q. 그 외 추천하고 싶은 기능이 있나요?
저희는 외부와의 소통뿐만 아니라, 내부적으로도 메일을 주요한 소통 수단으로 활용하고 있습니다. 특히, 부서 간 업무처럼 공식적인 기록이 필요한 경우 메일을 통해 소통하며, 자동 분류 기능을 활용하여 자주 연락하는 상대방 별로 메일함을 분류하여 업무 효율을 높이고 있습니다. 또한, 네이버웍스 그룹 기능을 활용하여 직급, 업무 유닛, 법인카드 사용 여부 등 다양한 기준으로 그룹을 생성하고 있습니다. 이렇게 생성된 그룹별 메일 주소와 메신저 방을 통해 선택적인 공지 발송을 하며 업무 처리 편의성을 높이고 있습니다.
Q. 명함에 네이버웍스 QR을 새겨두셨네요?
외부에서 네이버웍스나 LINE을 사용하시는 분들이 저를 추가하셔서 언제든지 편하게 소통하실 수 있도록 새겨둔 QR코드에요. 덕분에 다른 메신저를 번갈아 가며 사용하는 불편함 없이 네이버웍스에서 모든 커뮤니케이션을 해결할 수 있습니다.
Q. 네이버웍스 도입 후 어떤 점들이 좋아졌나요?
네이버웍스 도입 이후 회사의 소중한 히스토리를 체계적으로 관리할 수 있게 되었습니다. 이전에는 찾기 어려웠던 데이터를 손쉽게 찾아 활용하면서 보다 합리적인 의사결정을 지원하고 있습니다. 특히, 고객 지원 업무의 효율성이 크게 향상되었습니다. 예를 들어 기존에는 고객지원 담당자가 고객 분들께 지급 현황을 안내하기 위해 매번 재무회계팀에 문의해야 하는 번거로움이 있었지만, 네이버웍스 결재 시스템을 통해 실시간으로 지급 정보를 확인할 수 있게 되면서 고객과의 소통이 한층 원활해졌습니다. “OO월 OO일 이체 완료됐나요?”라는 질문에 응대하던 시간을 더 중요한 일에 투자할 수 있게 됐습니다.
Q. 결재 서비스를 잘 사용 중인데, 추천해 주실 만한 기능이 있다면?
다양한 서식을 직접 만들어 사용할 수 있는 점이 편리해요. 에디터에서 필요한 요소를 모듈형으로 자유롭게 조합하여 지출 결의서부터 필요한 모든 문서 종류를 만들 수 있었습니다. 작업 도중 궁금한 점을 문의하면 네이버웍스 파트너사 아이비컴텍 담당자분께서 밀착 대응해 주셔서 원활하게 시스템을 정착시킬 수 있었어요.
특히 수식 항목을 직접 추가할 수 있는 기능은 재무회계팀에게 정말 유용합니다. 기존 ERP 시스템에서는 이러한 기능을 사용하려면 개발자의 도움이 필수였지만, 네이버웍스는 IT 지식이 부족한 사용자도 쉽게 활용할 수 있어 편리합니다.
Q. 마지막 한 말씀 주신다면.
기존에 분리되어 있던 네이버웍스와 워크플레이스 모바일 앱이 네이버웍스로 통합되면서 더욱 편리해져서 만족하고 있습니다. 결재 기능을 많이 사용하는 담당자로서 한 가지 의견 드리자면, 현재 제공되는 제목+본문 검색이나, 문서 상태, 서식명, 작성일 등을 기준으로 한 검색 기능도 유용하지만, 더욱 정교한 검색을 위해 다양한 조건을 복합적으로 설정할 수 있는 필터링 기능이 추가된다면 업무 효율성이 크게 향상될 것으로 기대합니다.
