기업 운영에 필수적인 결재 문서, 근태, 인사 등의 경영지원 데이터를 옮길 때, 아직도 번거롭게 수기로 입력하거나 복잡한 시스템을 사용하고 계신가요?
새롭게 네이버웍스 경영지원 서비스를 도입하셨거나, 기존에 사용하던 외부 데이터를 한 번에 가져오고 싶으신 분들을 위해 준비했습니다.
술술 읽히는 업무 해설집, 이번 에피소드에서는 ‘데이터 불러오기’ 기능을 통해 외부 데이터를 쉽고 빠르게 불러오는 방법을 자세히 알려드릴게요.
그럼 지금부터 업무 해설집을 펼쳐볼까요?
체크 포인트 1. 왜 과거 문서를 이관해야 할까요?
업무는 연속성을 가지므로 과거의 결재 이력은 중요한 자산입니다. 특히 주요 프로젝트 히스토리를 추적하고 법적으로증빙하는 등 다양한 상황에서 이전 문서를 즉시 조회할 수 있어야 합니다.
이러한 업무 연속성을 지원하기 위해 네이버웍스 결재에서는 ‘데이터 불러오기’ 기능을 제공하고 있습니다. 이 기능은 네이버웍스 도입 이전에 사용했던 다른 솔루션 또는 별도로 보관하던 과거 문서 데이터를 일괄적으로 네이버웍스 시스템으로 안전하게 이관하는 기능입니다.
‘데이터 불러오기’의 가치는 단순히 문서를 옮기는 것 그 이상입니다.
데이터 정확성과 신뢰성 확보
수백, 수천 건에 달하는 직원 정보, 연차, 급여 데이터 등을 일일이 입력할 필요 없이, 불러오기 템플릿을 통해 빠르고 정확하게 이관할 수 있어요. 이를 통해 데이터 불일치나 누락으로 인한 오류를 사전에 방지하고, 네이버웍스 초기 세팅 시간을 단축해 정확하면서도 신속한 시스템 전환을 지원합니다.
법적/회계적 대응력 강화
기업이 의무적으로 보관해야 하는 법적 증빙 자료, 회계 감사 자료 등을 네이버웍스라는 안전한 플랫폼에 통합하여 보관할 수 있습니다. 필요한 자료를 즉시 검색하고 출력할 수 있어, 감사나 법적 이슈가 있을 때 대응하기 쉽습니다.
데이터 검색 효율성 극대화
과거 문서와 현재 문서를 개별 시스템에서 따로 관리할 필요가 없습니다. 모든 결재 이력이 네이버웍스 결재 내에 통합되어, 하나의 시스템에서 수년 치 데이터를 즉시 조회할 수 있습니다. 이를 통해 업무 연속성을 유지하면서도 필요한 정보를 신속하게 찾을 수 있죠.
IT 인프라 비용 절감
기존 사용하던 아카이빙 서비스를 계속 구독하거나, 별도의 문서 보관용 환경을 운영할 필요가 없습니다. 데이터 이관 후에는 네이버웍스 하나로 관리가 가능해 IT 인프라 유지보수 비용과 관리 리소스를 효율적으로 절감할 수 있어요.
이처럼 ‘데이터 불러오기’ 기능은 단순한 효율화를 넘어, 기업의 핵심 경영 데이터를 한곳에 모아 보호하고 활용할 수 있는 강력한 기반을 제공합니다.
체크 포인트 2. 데이터 불러오기는 어떻게 진행되나요?
데이터불러오기는 크게 템플릿 다운로드, 데이터 입력, 파일 업로드의 3단계로 진행됩니다.
STEP 1. 템플릿 다운로드
먼저 [Admin > 결재 관리 > 설정 > 데이터 불러오기]에 접속한 뒤, ‘템플릿 파일 다운로드’ 버튼을 클릭하여 데이터 이관용 템플릿 파일(Excel)을 다운로드합니다. 해당 파일은 이관할 문서 데이터를 입력하는 데 사용됩니다.
STEP 2. 데이터 입력
다운로드한 템플릿 파일을 열어, 파일 내 가이드와 양식에 따라 이관할 문서의 상세 데이터를 입력합니다. 데이터 입력이 완료되면 파일을 저장해 주세요.
STEP 3. 파일 업로드
다시 [Admin > 결재 관리 > 설정 > 데이터 불러오기]로 돌아가 ‘파일 업로드’ 버튼을 클릭합니다. 업로드 팝업창에서 STEP 2에서 저장한 파일을 선택하여 업로드를 진행합니다.
필요한 경우, 결재 문서와 관련된 첨부 파일 업로드를 진행합니다. 업로드 완료 후 표시되는 알림의 내용을 확인하면 모든 과정이 완료됩니다.
업로드 실패 시 오류 원인을 해결한 후 다시 업로드해야 합니다.
체크 포인트 3. 데이터 불로오기 오류는 어떻게 대처해야 하나요?
데이터 이관 과정에서는 형식 불일치나 필수값 누락 등 다양한 이유로 오류가 발생할 수 있습니다. 아래 대표적인 오류 유형과 함께 어떤 방식으로 확인하고 수정하면 되는지 알아볼게요.
문자열/날짜 형식 오류
지정된 형식 외의 데이터를 인식하지 못할 때 발생하는 오류로, 데이터 입력 시 가장 흔하게 발생하는 유형입니다.
데이터 매칭 실패
템플릿에 입력된 값이 현재 운영 중인 시스템의 기준 정보와 일치하지 않아 발생하는 오류입니다.
필수 항목 누락
필수 항목을 비워두거나, 특정 조건에서 필요한 항목을 작성하지 않아 발생하는 오류입니다.
별책부록
코너 속의 코너, 술술 읽히는 업무 해설집 별책부록!
이번 별책부록에서는 데이터 불러오기를 통해 어떤 종류의 업무를 처리할 수 있는지 알아볼게요.
1. 인사 – 퇴직자 데이터 일괄 등록
과거에 퇴직한 퇴직자의 정보를 인사 서비스로 불러올 수 있습니다. [Admin > 인사 > 설정 > 데이터 불러오기]에 접속한 다음, 템플릿 파일을 다운로드해 데이터를 입력합니다. 데이터를 모두 입력했다면 파일을 업로드합니다. 퇴직자 정보를 등록한 결과는 [Admin > 인사 > 구성원 > 사원 관리]에서 퇴직자로 조회하여 확인할 수 있습니다.
[Admin > 인사 > 설정 > 발령 사용 관리]에서 발령 사용 여부를 ‘사용’으로 선택한 경우에만 퇴직자 정보 등록이 가능한 ‘데이터 불러오기’가 표시됩니다.
템플릿 파일에서 *가 표시된 항목은 필수로 입력해야 하는 항목입니다.
2. 결재 관리 – 과거 결재 문서 조회
지출결의서, 품의서와 같은 과거 결재 문서를 이관하여 히스토리를 보존할 수 있습니다. 데이터 불러오기가 완료된 문서는 [Admin > 결재 관리 > 문서함 > 이관 문서 관리]에서 확인하고 관리할 수 있으며, 구성원들은 [결재 > 이관 문서]에서 문서를 조회할 수 있습니다.
3. 근태 – 부재 내역 및 연차 조정 일수 등록
과거 부재 내역, 연차 조정 일수 등의 기초 근태 데이터를 일괄 등록하여 정확한 연차 관리를 시작할 수 있습니다. 근태 데이터를 불러오기 위해서는 먼저 연차 기준 관리를 설정해야 합니다. 연차 발생 기준 설정에 대한 자세한 내용은 연차 방식 관리를 참고해 주세요.
연차 방식 관리
연차 기준 설정이 완료되었다면, 이제 본격적으로 데이터를 불러올 수 있습니다. 근태 데이터 불러오기는 크게 두 가지, ‘과거 부재 내역 등록’과 ‘연차 조정 일수 등록’으로 나뉩니다.
과거 부재 내역 등록
올해 이전 연도에 사용했던 휴가, 출장, 경조 등의 모든 종류의 부재 내역을 일괄적으로 시스템에 이관할 수 있습니다. 이렇게 등록된 과거 부재 정보는 [내 업무]의 ‘나의 부재 일정’ 및 ‘부재 현황’에 반영되어, 근태 기록을 빠짐없이 관리할 수 있습니다.
연차 조정 일수 등록
다음으로, 연차 조정 일수 업로드 템플릿을 다운로드하여 올해 구성원들이 사용한 연차 일수나 조정 일수를 입력한 뒤 업로드하면, 이 내용이 각 구성원의 남은 휴가일에 반영됩니다.
술술 읽히는 업무 해설집 episode 17.에서는 ‘데이터 불러오기’ 기능을 통해 문서를 이관하는 방법에 대해 살펴보았습니다.
마지막으로 이것만은 꼭 기억해 주세요!
결재 담당자라면 꼭 알아야 하는 것
1. ‘데이터 불러오기’는 템플릿 다운로드, 데이터 입력, 파일 업로드의 3단계로 진행됩니다.
2. ‘데이터 불러오기’를 통해 과거 퇴직자 정보, 과거 결재 문서, 근태 및 급여 데이터를 시스템에 저장할 수 있습니다.
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